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Outlookでメールをアーカイブする方法
メールをアーカイブすることは、受信トレイを整理するための最良の方法の1つです。Outlookでこれを実行したい場合は、幸運です。Outlook forWebとOutlookfor Desktopはどちらも、電子メールを簡単にアーカイブできます。
このガイドでは、コンピューター上のMicrosoftOutlookで電子メールをアーカイブするためのすべての最良の方法について説明します。
Outlookのアーカイブとは何ですか？
Outlookと電子メールのコンテキストでは、アーカイブは基本的に、メインの受信トレイから分離しておくために選択したすべての電子メールです。
Outlook for Webでは、電子メールをアーカイブするということは、電子メールをメインの受信トレイフォルダーからアーカイブフォルダーに移動することを意味します。
Outlook for Desktopでは、電子メールのアーカイブとは、基本的に、電子メールをメインのOutlookPSTファイルから新しいPSTファイルに移動することを意味します。このPSTファイル内を移動して、アーカイブされたすべての電子メールにいつでもアクセスできます。
Outlookを使い始めたばかりの場合は、Outlook for Webとデスクトップを比較して、どちらがニーズに合っているかを確認してください。
すべての電子メールアカウントにOutlookアーカイブを使用できますか？
Outlookでアーカイブ機能を使用できない場合が2つあります。
まず、Exchange Serverの電子メールアカウントを持っていて、組織でMicrosoft Exchange Server Online Archiveを使用している場合、ネイティブのOutlookアーカイブ機能を使用することはできません。
次に、ネットワーク管理者がアーカイブ機能を無効にしている場合は、電子メールをアーカイブすることもできません。
どちらの場合も、組織のネットワーク管理者に相談してください。
Outlook forWebで電子メールをアーカイブする方法
Outlook for Webでの電子メールのアーカイブは、デスクトップアプリで行うよりも簡単です。いくつかのオプションをクリックするだけで、選択したメールがアーカイブされます。
方法は次のとおりです。
- 頭の上Outlook.comやメールアカウントにログインします。
- メールが保存されている左側のフォルダをクリックします。
- 右ペインからアーカイブするメールを選択します。
- 上部のメニューバーにある[アーカイブ]というオプションをクリックします。
- メールを誤ってアーカイブした場合は、下部にある[元に戻す]をクリックして操作を元に戻します。
左側の[アーカイブ]をクリックすると、アーカイブされたすべてのメールを表示できます。
アーカイブされた電子メールをメインフォルダーに戻したい場合は、アーカイブフォルダーでその電子メールを見つけ、電子メールをクリックし、上部にある[移動]をクリックして、電子メールを移動する場所を選択します。
関連：Gmailですべての古いメールをアーカイブして受信トレイをゼロにする方法
Outlookで電子メールを自動的にアーカイブする方法
Outlook for Desktopでは、電子メールを自動または手動でアーカイブできます。このセクションでは、Outlook forDesktopで自動アーカイブ機能を使用する方法について説明します。
AutoArchiveは、Outlookアプリでメールを自動的にアーカイブするのに役立つ機能の名前です。この機能は、事前定義された時間が経過した後、メインフォルダからアーカイブに電子メールを送信します。
この機能ではさまざまなオプションを構成できます。次の手順では、その方法について説明します。
- コンピューターでOutlookを開きます。
- 上部の[ファイル]をクリックし、左側のサイドバーから[オプション]を選択します。
- 左側の[詳細]オプションをクリックします。
- 検索古いアイテムの整理を右ペインにクリックし、古いアイテムの整理設定]ボタンを。
- ティックラン古いアイテムの整理、すべての上部にあるオプションと機能があなたのOutlookで実行する必要があるときに指定します。
- でアーカイブするためのデフォルトフォルダの設定項目をアーカイブする必要があるときセクションを選択します。基本的に、Outlookコンテンツの年齢を指定します。
- [参照]をクリックして、アーカイブファイルの保存先フォルダーを選択します。これを行う必要があるのは、デフォルトのOutlookPSTディレクトリが気に入らない場合のみです。
- 最後に、下部にある[ OK]をクリックして、変更を保存します。
Outlookによる電子メールの自動アーカイブを停止したい場合は、自動アーカイブ機能を無効にすることができます。
これをする：
- コンピューターでOutlookを開きます。
- 上部の[ファイル]をクリックし、左側の[オプション]を選択します。
- 左側の[詳細]オプションをクリックします。
- 右側のペインで[自動アーカイブ設定]をクリックします。
- 上部にある[自動アーカイブの実行]オプションのチェックを外します。
- 下部にある[ OK]をクリックします。
Outlookで電子メールを手動でアーカイブする方法
電子メールのアーカイブをより細かく制御するために、実際にはOutlookで手動で電子メールをアーカイブできます。これにより、必要に応じてメインのメールをアーカイブに送信できます。
この方法を使用するには：
- コンピューターでOutlookを開きます。
- 左上隅にある[ファイル]をクリックします。
- 左側の[情報]タブを選択します。
- [ツール]の下矢印アイコンをクリックして、[古いアイテムのクリーンアップ]を選択します。
- 手動の電子メールアーカイブを構成するためのダイアログボックスが表示されます。
- 上部には、アーカイブに何を含めるかを決定できる2つのオプションがあります。使用したいものを選択してください。
- アーカイブに追加するフォルダを選択します。
- カレンダーオプションを使用して、アイテムの年齢を選択します。
- [参照]をクリックして、Outlookアーカイブファイルを保存するフォルダーを選択します。
- ヒットOK底には、Outlookの電子メールアーカイブの作成を開始します。
アーカイブが作成されると、結果のPSTファイルを任意の場所に移動できます。
Outlookでアーカイブされた電子メールを表示する方法
Outlook for Desktopでアーカイブされた電子メールにアクセスするのは、Outlook forWebでアクセスするのと同じくらい簡単です。アーカイブファイルをOutlookにロードするだけで、アーカイブされたすべての電子メールが表示されます。
PST電子メールアーカイブファイルをコンピューターのOutlookにインポートする方法は次のとおりです。
- Outlookを起動します。
- 上部の[ファイル]メニューをクリックします。
- 左側のサイドバーで[開く＆エクスポート]を選択します。
- PSTデータファイルをプログラムにインポートするときに、右側のウィンドウで[ Outlookデータファイルを開く]をクリックします。
- アーカイブファイルが置かれているフォルダーに移動し、ファイルをクリックして、下部にある[開く]をクリックします。
- ファイルがプログラムに読み込まれ、アーカイブされたすべての電子メールを表示できるようになります。
複数のファイルがある場合は、OutlookPSTファイルをマージできます。
メールをアーカイブしてOutlookを整理する
受信トレイ内の電子メールの数を見るだけで圧倒されたと感じた場合は、それらの電子メールをアーカイブして削除するときが来ました。上記の方法を使用して、重要度の低いメールをアーカイブに移動します。これにより、すぐに注意が必要なメールに取り組むことができます。
電子メールの問題は、プロにとってさえ、それらを管理することは容易ではないということです。ただし、電子メールの管理の負担を大幅に軽減する方法を学ぶためのヒントとコツがいくつかあります。
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