Dane importowane ze źródeł zewnętrznych mogą wymagać pewnego wyczyszczenia. Za pomocą ograniczników możesz podzielić takie dane na różne komórki, aby lepiej je uporządkować i zwiększyć znaczenie.
Ogranicznik oddziela każdą część danych w tym ciągu. Ogranicznikiem może być dowolny znak, taki jak przecinek, spacja, tabulator lub średnik. Jednak dzielenie danych na ich komórki w programie Excel nie jest takie proste. Przyjrzyjmy się więc, jak manipulować danymi za pomocą ograniczników w arkuszu kalkulacyjnym.
Wybierz swoje dane
Zanim zaczniesz, musisz wybrać wszystkie dane, których chcesz użyć. Oto jak to zrobić:
- Otwórz nowy arkusz Excela. Wprowadź przykładowe dane do pierwszej kolumny arkusza.
- Wpisz listę nazwisk kilku śpiewaków i spróbuj podzielić te imiona na imiona i nazwiska w osobnych komórkach.
- Wybierz dane, które chcesz oddzielić za pomocą myszy lub klawiszy Ctrl i Strzałka w dół.
Korzystanie z opcji tekstu do kolumn
Po wybraniu danych możesz podzielić imiona i nazwiska na imiona i nazwiska. Zobaczmy jak!
- Kliknij opcję Dane na wstążce programu Excel.
- Kliknij ikonę Tekst do kolumn w sekcji Narzędzia danych na Wstążce.
- Po wybraniu Tekst do kolumn The konwersji tekstu na kolumny kreatora otworzy się na ekranie. Kreator pomoże Ci podzielić tekst w trzech krokach.
- Wybierz opcję Rozdzielone i naciśnij przycisk Dalej .
- Na następnym ekranie wybierz Spację jako ogranicznik i usuń zaznaczenie innych ograniczników.
- Po zakończeniu naciśnij przycisk Dalej . Okno podglądu danych pokaże, jak Excel podzieli dane.
- Możesz wybrać miejsce docelowe, w którym chcesz zapisać dane wyjściowe. MS Excel przyjmuje pierwszą komórkę wybranych danych jako Miejsce docelowe . Jednak w przypadku wypełnionego arkusza należy pamiętać o zaznaczeniu komórki Miejsce docelowe . W przeciwnym razie Excel nadpisze oryginalne dane. Pamiętaj, że jeśli Twoje dane ulegną zmianie, konieczne będzie ponowne odgraniczenie tekstu.
-
- Po zakończeniu kliknij opcję Zakończ . Excel podzieli dane na dwie kolumny z imionami i nazwiskami.
Separator pomaga ustawić punkt, w którym można podzielić dowolny tekst. „Spacja” to tylko jeden typ prostego ogranicznika. W przypadku imienia, drugiego imienia i nazwiska dane można podzielić na trzy kolumny.
Podobnie inne typy ograniczników mogą pomóc w dzieleniu danych, które mogą nie mieć spacji. Przyjrzyjmy się im w następnej sekcji.
Powiązane: Jak połączyć dwie kolumny w programie Microsoft Excel (szybka i łatwa metoda)
Rodzaje ograniczników
Inne ograniczniki oprócz ogranicznika spacji, których można używać w ciągach danych, to przecinek , średnik , tabulator i inne . Ogranicznik spacji widzieliśmy już, gdy nauczyliśmy się korzystać z opcji Tekst do kolumn. Tutaj zobaczymy, jak pracować z ogranicznikami przecinek , średnik i inne .
Przecinek
Załóżmy, że mamy listę danych pięciu znajomych i kraju, w którym mieszkają. Możemy podzielić ich nazwiska i kraj na różne kolumny za pomocą separatora przecinków.
- Wybierz wszystkie dane i kliknij opcję Dane u góry ekranu.
- Kliknij opcję Tekst do kolumn z grupy Narzędzia danych w górnej części arkusza programu Excel. Na ekranie pojawi się okno kreatora.
- Wybierz opcję Rozdzielone i naciśnij przycisk Dalej .
- Tym razem wybierz przecinek jako ogranicznik i kliknij podaną opcję Dalej .
- Okno podglądu danych pokazuje, jak program Excel podzieli dane. Możesz wybrać miejsce docelowe, w którym chcesz zapisać dane wyjściowe.
- Po zakończeniu kliknij przycisk Zakończ , aby podzielić dane na kolumny.
Średnik
Oto mały zestaw danych z numerami rejestracyjnymi uczniów wraz z ich wiekiem. Możesz podzielić numery rejestracyjne uczniów i ich wiek na różne kolumny za pomocą ograniczników średników .
W drugim kroku kreatora wybierz średnik jako ogranicznik.
Jak widać na poniższym ekranie, ogranicznik dzieli numer rejestracyjny ucznia i wiek ucznia na osobne kolumny.
Inne
Opcja Tekst do kolumn pozwala również wybrać ogranicznik, aby podzielić dowolny ciąg tekstowy za pomocą ogranicznika Inne . Na przykład możesz użyć go do podzielenia adresów e-mail na nazwy użytkowników i nazwy domen oddzielone znakiem @ .
Dla naszej próbki mamy listę identyfikatorów e-mail. Możesz podzielić nazwy użytkowników i nazwy domen na różne kolumny za pomocą opcji Inne ograniczniki.
Tutaj ponownie musisz wybrać opcję Inne jako ogranicznik na drugiej stronie kreatora konfiguracji.
- Wybierz Inne jako parametr ogranicznika.
- Usuń zaznaczenie pozostałych ograniczników.
- Wprowadź znak @ w polu obok opcji Inne .
- Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej .
- Użyj okna Podgląd danych, aby zobaczyć, jak program Excel podzieli dane.
- Wybierz miejsce docelowe, aby zapisać dane wyjściowe i kliknij przycisk Zakończ . Spowoduje to podzielenie adresu e-mail na nazwy użytkowników i nazwy domen w osobnych komórkach.
Skonfiguruj tekst do kolumn, aby ułatwić konwersje
Możesz dostosować funkcję Tekst do kolumn zgodnie z danymi, które chcesz podzielić.
Kwalifikator tekstu
Możesz poinformować program Excel, gdzie ciąg tekstu zaczyna się i kończy symbolem kwalifikatora tekstu . Kwalifikator tekstu traktuje dane między dwoma kwalifikatorami tekstu jako jedną wartość, niezależnie od jakichkolwiek ograniczników w kwalifikatorach tekstu. Więc jeśli wartość komórki jest „Neil Armstrong”, 12 , i podać apostrof jako kwalifikator tekstu i przecinek jako separator, następnie Excel będzie traktować Neil Armstrong jako jednej wartości i 12 jako inną wartość. Excel zignoruje przecinek między „Neil” i „Armstrong”.
Jeśli w danych nie określono kwalifikatora tekstu , wszystkie wartości zostaną podzielone na różne komórki z przecinkiem jako ogranicznikiem.
Używając kwalifikatora tekstu, możesz powiedzieć Excelowi, które symbole oznaczają początek i koniec informacji, które chcesz zaimportować do Excela.
Podgląd danych
Pole podglądu danych pokazuje ostateczny wynik, który zostanie podzielony na różne kolumny w arkuszu.
Możesz użyć tego pola, aby zweryfikować wyniki przed zakończeniem konwersji tekstu.
Traktuj kolejne ograniczniki jako jeden
Ta opcja jest korzystna, jeśli dane zawierają ogranicznik składający się z więcej niż jednego znaku lub jeśli dane zawierają wiele ograniczników. Na przykład, jeśli wartość komórki to Neil; Armstrong ,; 12 , możesz traktować kolejne ograniczniki jako jeden.
Jeśli nie zaznaczysz tej opcji, MS Excel uzna średnik i przecinek jako dwa różne ograniczniki i podzieli komórki na pięć kolumn.
W ten sposób ta funkcja zaoszczędzi ci wielu kłopotów, gdy obecnych jest wiele ograniczników.
Kwalifikatory tekstu są niezbędne, gdy chcesz analizować dane, które są kłopotliwe lub złożone. Ograniczniki pomagają nam oddzielić dane od jednej komórki.
Po zaimportowaniu danych i uporządkowaniu ich za pomocą ograniczników możesz podzielić dane na osobne arkusze .
Organizowanie danych w Excelu
Organizowanie danych w MS Excel to podstawowa umiejętność. W analityce danych pierwszym krokiem do zrozumienia danych jest ich uporządkowanie. A podzielenie danych na oddzielne komórki jest pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu.