Как общаться в Google Docs и зачем это нужно

Google Docs — очень популярный текстовый процессор. Это навсегда изменило то, как люди пишут, делают заметки и совместно работают над одним документом. Microsoft Word всегда был там, но в очень ограниченном виде. К тому же он никогда не был бесплатным. Google предлагает свой офисный пакет приложений бесплатно. Что еще? Созданные вами документы даже не засчитываются в 15 ГБ бесплатного хранилища, которое вы получаете на Google Диске. Сладкий. Где Google Docs действительно сияет, так это в части совместной работы. Люди все чаще используют функцию чата для общения прямо в Документах вместо использования стороннего приложения для чата, такого как Skype или Hangouts, или других приложений для бизнес-чата, таких как Slack.

Почему? Хороший вопрос. Давайте посмотрим, почему люди, и особенно подростки , все чаще используют Google Docs для общения с другими людьми, и как вы можете сделать это продуктивно, быстро и легко.

Давайте начнем.

Читайте также:  Автоматическая расшифровка видео/аудио YouTube с помощью Google Docs

Зачем использовать Google Docs Chat для чата

Представьте это. Вы работаете над школьным или офисным проектом внутри документа. Тебе нужна помощь. Вы просите своего коллегу или друга присоединиться к Google Docs. Для этого вы быстро отправляете ему/ей приглашение по электронной почте, и теперь он онлайн. Вы оба теперь работаете над одним и тем же документом, но ваша цепочка мыслей не совпадает. Вместо того, чтобы использовать Slack или какое-либо другое приложение для чата, которое вам придется открывать в новом окне, вы можете общаться в Google Docs, чтобы общаться на той же вкладке.

Это экономит время и позволяет пользователям работать быстрее и продуктивнее, не выходя из документа. Еще проще привлечь внимание к разным частям документа. Вы можете выбрать слова или фразы и добавить к ним комментарий, чтобы другие могли его прочитать. Комментарии вместе с живым чатом делают Google Docs одним из лучших приложений для общения и совместной работы.

Чат Google Документов

Откройте документ Google, если он еще не открыт. Неважно, сколько пользователей совместно работают над документом, вы можете отправить сообщение чата всем одновременно. Документы Google можно использовать для открытого группового общения, что делает его очень мощным.

Чтобы начать чат, просто нажмите на имя любого человека, чтобы открыть новое окно чата.

Теперь вы можете общаться с человеком в прямом эфире, вообще не выходя из документа. Как видите, это может реально сэкономить время и уменьшить потребность в другом специальном приложении для чата или обмена сообщениями.

Вот несколько вещей, которые вам нужно знать о функции чата Документов Google.

• Вы можете увидеть опцию чата только тогда, когда в документе активно более одного человека. В противном случае функция чата останется невидимой.
• Вы можете общаться в режиме реального времени, однако вы не можете отправлять или прикреплять файлы с помощью этой функции. Думаю, Google хочет, чтобы вы использовали для этого Диск. Я думаю, было бы здорово, если бы вы могли прикреплять файлы с помощью функции чата, которые можно было бы использовать через серверы Диска. Таким образом, вы по-прежнему являетесь частью экосистемы Google. Возможно, эта функция будет добавлена ​​в будущем.
• Даже если вы закроете окно чата, вы все равно продолжите получать сообщения в фоновом режиме от других пользователей, которые все еще участвуют. Вы увидите их все, когда в следующий раз откроете окно чата.
• Вы увидите красную точку возле всплывающего окна чата вверху, если есть непрочитанные сообщения. Эта красная точка будет отображаться, даже если документ открыт, но окно чата закрыто.
• Вы останетесь частью чата, пока являетесь частью самого документа. Google рассматривает их как одно целое. Таким образом, в тот момент, когда вы примете приглашение в документ Google, вы будете добавлены в чат, если он открыт.
• Если документ Google общедоступен, все, кто получил приглашение по электронной почте, могут просматривать и участвовать в чате. Обратите внимание, что анонимные животные (пользователи), которые могут просматривать документ, потому что они получили общедоступную ссылку на документ, но не были лично приглашены по электронной почте, не увидят окно чата или сообщения в нем.
• Если вы выйдете из системы или закроете Google Doc, вы перестанете получать сообщения чата. Все те сообщения, которые были отправлены, когда вы вышли из системы, не будут видны вам, когда вы снова войдете в систему. Это означает, что сообщения чата нигде не сохраняются, но все равно происходят в режиме реального времени.
• Невозможно экспортировать сеансы чата или сохранять сообщения чата для будущих ссылок. Единственный способ сохранить их — сделать снимки экрана, что может быть, мягко говоря, громоздким. или вы можете выбрать окно чата, нажать Ctrl+A на клавиатуре, чтобы выбрать все текстовые сообщения и скопировать их. Затем вы можете сохранить его где угодно, например, в файле блокнота или что-то в этом роде.
• Чат в Google Docs также доступен для мобильных пользователей сервиса. Никаких дополнительных действий здесь не требуется.
• Функция чата доступна только для пользователей старше 13 лет. Google определит это из вашего Gmail или профиля Google.
• Если вы не видите окно чата, возможно, администратор либо удалил вас из документа, либо вообще отключил функцию чата в настройках. На данный момент это возможно только для пользователей G Suite.
• Это функция группового чата, которая означает, что вы не можете общаться с отдельными соавторами в отдельных окнах чата.

Читайте также:  10 лучших инструментов управления проектами для малого бизнеса

Как вы можете видеть на скриншоте выше, чат исчез в тот момент, когда мой коллега вышел из сети и вернулся. Это одно из неотъемлемых ограничений чата в Документах Google.

Использование функции преобразования речи в текст в Документах Google для чата

Еще одна функция чата Google Docs — преобразование речи в текст. Вы можете использовать свой голос для отправки сообщений и общения. Это может сэкономить время, если ваши руки заняты чем-то другим. Например, заниматься исследованиями. Вот несколько вещей, о которых следует помнить, прежде чем мы увидим, как включить эту функцию и использовать ее.

• Преобразование речи в текст доступно только для пользователей ноутбуков или настольных компьютеров. Хотя смартфоны поддерживают эту функцию, и даже Google Assistant принимает голосовые команды, почему-то чат в Google Docs на мобильных устройствах пропускает эту функцию.
• Для использования этой функции вам понадобится работающий микрофон.

Как включить голосовой ввод?

Откройте Документы Google в любом браузере по вашему выбору. Я предпочитаю Хром. Откройте документ, в котором хотите пообщаться. Прежде чем начать чат, убедитесь, что в сети есть хотя бы один соавтор. В противном случае он не будет работать, как было сказано ранее. Теперь выберите «Инструменты» в меню выше и нажмите «Голосовой ввод».

Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+S, чтобы включить или отключить его. Теперь вы должны увидеть значок микрофона слева. Теперь вы нажмете на нее, прежде чем говорить.

Вы можете установить предпочитаемый язык, используя раскрывающееся меню над значком микрофона. Это преобразует вашу речь, используя правильный диалект, поскольку между, скажем, английским языком США и английским языком Великобритании есть небольшие различия. Всплывающее окно микрофона можно переместить в любое место на экране, если вы считаете, что оно мешает документу.

Заметили пунктирную линию под новым предложением? Это означает, что предложение было набрано с помощью голосового набора, чтобы отличить его от текста, набранного с помощью клавиатуры. Вы заметили отсутствие знаков препинания? Их вам тоже придется произнести. Например, скажите «запятая», если хотите ее вставить.

Вот некоторые распространенные команды пунктуации, которые вы можете использовать. Список не является исчерпывающим.

• запятая
• вопросительный знак
• новый пункт
• полная остановка
• новая линия

Этого должно быть достаточно, чтобы вы начали. Вы можете вызвать «помощь по голосовому набору», произнеся ту же команду.

Читайте также:  Google Диск против Dropbox против OneDrive против iCloud: что подходит именно вам

Функция чата Документов Google

Функция чата Google Docs является случайной, что видно из ряда функций, отсутствующих в ростере. Нет возможности прикреплять файлы, экспортировать разговоры, а если вы покинете окно чата, вы не увидите прошлые сообщения. Тем не менее, это имеет большое значение для тех, кто работает над одним документом. Чат в режиме реального времени во время совместной работы может исключить вероятность ошибок из уравнения. Единственное, что меня раздражает, это то, что я не могу обмениваться файлами, хотя Документы являются частью экосистемы Диска.