Cách lưu trữ email trong Outlook

Cách lưu trữ email trong Outlook

Lưu trữ email là một trong những cách tốt nhất để giữ cho hộp thư đến của bạn được kín đáo. Nếu bạn muốn thực hiện việc này trong Outlook, bạn đang gặp may. Cả Outlook cho web và Outlook cho máy tính để bàn đều cho phép bạn lưu trữ email của mình một cách dễ dàng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả các cách tốt nhất để lưu trữ email của bạn trong Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.

Kho lưu trữ trong Outlook là gì?

Trong ngữ cảnh của Outlook và email, kho lưu trữ về cơ bản là tất cả các email mà bạn đã chọn để tách biệt với hộp thư đến chính của mình.

Trên Outlook cho web, lưu trữ email có nghĩa là chuyển email từ thư mục hộp thư đến chính sang thư mục Lưu trữ.

Trong Outlook cho máy tính để bàn, lưu trữ email về cơ bản có nghĩa là di chuyển email của bạn từ tệp Outlook PST chính sang tệp PST mới. Bạn có thể di chuyển xung quanh tệp PST này và truy cập vào tất cả các email đã lưu trữ của bạn trong đó, bất kỳ lúc nào bạn muốn.

Nếu bạn mới bắt đầu với Outlook, hãy so sánh Outlook cho web với máy tính để bàn và xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bạn có thể sử dụng kho lưu trữ Outlook cho tất cả tài khoản email của mình không?

Có hai trường hợp bạn không thể sử dụng tính năng Lưu trữ trong Outlook.

Trước tiên, nếu bạn có tài khoản email Exchange Server và tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange Server Online Archive, thì bạn không thể sử dụng tính năng lưu trữ Outlook gốc.

Thứ hai, nếu quản trị viên mạng của bạn đã tắt tính năng lưu trữ, thì bạn cũng không thể lưu trữ email của mình.

Trong cả hai trường hợp này, hãy nói chuyện với quản trị viên mạng của tổ chức bạn để được trợ giúp.

Cách lưu trữ email trong Outlook cho Web

Lưu trữ email trên Outlook cho web dễ dàng hơn so với lưu trữ trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Chỉ cần nhấp vào một vài tùy chọn và các email đã chọn của bạn sẽ được lưu trữ.

Đây là cách bạn làm điều đó:

  1. Trụ sở để Outlook.com và đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
  2. Nhấp vào thư mục bên trái nơi chứa các email của bạn.
  3. Chọn email bạn muốn lưu trữ từ ngăn bên phải.
  4. Nhấp vào tùy chọn cho biết Lưu trữ trong thanh menu trên cùng.
  5. Nếu bạn lưu trữ nhầm một email, hãy nhấp vào Hoàn tác ở dưới cùng để đảo ngược hành động của bạn.

Cách lưu trữ email trong Outlook

Bạn có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình bằng cách nhấp vào Lưu trữ ở bên trái.

Nếu bạn muốn di chuyển email đã lưu trữ trở lại thư mục chính, hãy tìm email đó trong thư mục Lưu trữ , nhấp vào email, nhấp vào Chuyển đến ở trên cùng và chọn nơi bạn muốn chuyển email.

Liên quan: Cách Lưu trữ Tất cả Email Cũ trong Gmail và Tiếp cận Hộp thư đến Số 0

Cách tự động lưu trữ email trong Outlook

Trong Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể lưu trữ email tự động hoặc thủ công. Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng tính năng lưu trữ tự động trong Outlook dành cho máy tính để bàn.

Tự động lưu trữ là tên của tính năng giúp tự động lưu trữ email của bạn trong ứng dụng Outlook. Tính năng này sẽ gửi email của bạn từ các thư mục chính vào kho lưu trữ sau một khoảng thời gian xác định trước đã trôi qua.

Bạn có thể định cấu hình các tùy chọn khác nhau trong tính năng này và các bước sau mô tả cách bạn thực hiện điều đó:

  1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.
  2. Bấm Tệp ở trên cùng, sau đó chọn Tùy chọn từ thanh bên trái.
  3. Nhấp vào tùy chọn Nâng cao ở bên trái.
  4. Tìm AutoArchive trên ngăn bên phải và nhấp vào nút AutoArchive Settings .
  5. Đánh dấu vào Run AutoArchive mọi tùy chọn ở trên cùng và chỉ định thời điểm tính năng này sẽ chạy trong Outlook của bạn.
  6. Trong phần Cài đặt thư mục mặc định để lưu trữ , hãy chọn thời điểm lưu trữ một mục. Về cơ bản, bạn đang chỉ định độ tuổi của nội dung Outlook của mình.
  7. Nhấp vào Duyệt và chọn thư mục đích cho tệp lưu trữ của bạn. Bạn chỉ cần làm điều này nếu bạn không thích thư mục Outlook PST mặc định.
  8. Cuối cùng, nhấn OK ở dưới cùng để lưu các thay đổi của bạn.

Cách lưu trữ email trong Outlook

Nếu bạn muốn ngăn Outlook tự động lưu trữ email của mình, bạn có thể tắt tính năng Tự động lưu trữ.

Để làm điều này:

  1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.
  2. Nhấp vào Tệp ở trên cùng và chọn Tùy chọn ở bên trái.
  3. Nhấp vào tùy chọn Nâng cao ở bên trái.
  4. Nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ trên ngăn bên phải.
  5. Bỏ chọn Run AutoArchive mọi tùy chọn ở trên cùng.
  6. Nhấp vào OK ở dưới cùng.

Cách lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công

Để có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lưu trữ email, bạn thực sự có thể lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công. Điều này cho phép bạn gửi các email chính của mình vào kho lưu trữ khi cần thiết.

Để sử dụng phương pháp này:

  1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.
  2. Nhấp vào Tệp ở góc trên cùng bên trái.
  3. Chọn tab Thông tin ở bên trái.
  4. Nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống cho Công cụ và chọn Dọn dẹp Mục Cũ .
  5. Một hộp thoại xuất hiện cho phép bạn định cấu hình kho lưu trữ email thủ công của mình.
  6. Ở trên cùng, bạn có hai tùy chọn cho phép bạn quyết định những gì sẽ đưa vào kho lưu trữ của mình. Chọn một trong những bạn muốn sử dụng.
  7. Chọn các thư mục bạn muốn thêm vào kho lưu trữ của mình.
  8. Chọn độ tuổi của các mặt hàng của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn lịch.
  9. Bấm Duyệt và chọn thư mục mà bạn muốn lưu tệp lưu trữ Outlook của mình.
  10. Nhấn OK ở dưới cùng để bắt đầu tạo kho lưu trữ email trong Outlook.

Cách lưu trữ email trong Outlook

Khi tệp lưu trữ được tạo, bạn có thể di chuyển tệp PST kết quả đến bất kỳ đâu bạn muốn.

Cách xem các email đã lưu trữ trong Outlook

Truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Outlook cho máy tính để bàn cũng dễ dàng như trong Outlook cho web. Bạn chỉ cần tải tệp lưu trữ của mình vào Outlook và bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình.

Dưới đây là cách nhập tệp lưu trữ email PST vào Outlook trên máy tính của bạn:

  1. Khởi chạy Outlook .
  2. Nhấp vào menu Tệp ở trên cùng.
  3. Chọn Mở & Xuất ở thanh bên trái.
  4. Trên ngăn bên phải, bấm Mở Tệp Dữ liệu Outlook khi bạn đang nhập tệp dữ liệu PST vào chương trình.
  5. Điều hướng đến thư mục chứa tệp lưu trữ của bạn, nhấp vào tệp và nhấn Mở ở dưới cùng.
  6. Tệp của bạn sẽ tải trong chương trình và sau đó bạn sẽ có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình.

Cách lưu trữ email trong Outlook

Bạn có thể hợp nhất các tệp Outlook PST của mình nếu bạn có nhiều tệp.

Khai báo Outlook bằng cách lưu trữ email

Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi chỉ nhìn vào số lượng email trong hộp thư đến của mình, thì đã đến lúc loại bỏ một số email đó bằng cách lưu trữ chúng. Sử dụng các phương pháp ở trên để chuyển các email ít quan trọng hơn vào kho lưu trữ, vì vậy bạn có thể làm việc với những email cần chú ý ngay lập tức.

Vấn đề với email là việc quản lý chúng không hề dễ dàng, ngay cả đối với những người chuyên nghiệp. Tuy nhiên, có một số mẹo và thủ thuật mà bạn có thể học để làm cho việc quản lý email bớt áp đảo hơn nhiều.


Cách tạo biểu đồ đường trong Excel

Cách tạo biểu đồ đường trong Excel

Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ như một phương tiện để chiếu dữ liệu. Mỗi biểu đồ có những đặc điểm riêng, vì vậy sẽ có ý nghĩa hơn khi dữ liệu được hiển thị với biểu đồ phù hợp.

Tìm hiểu LinkedIn là gì? Cách tận dụng tối đa

Tìm hiểu LinkedIn là gì? Cách tận dụng tối đa

Đã có một xu hướng tăng lên ở những người làm việc tại nhà hoặc học tập từ xa. Điều này đã dẫn đến sự phát triển đáng kể trong các nền tảng học tập trực tuyến và các khóa học mà họ cung cấp.

Cách sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Excel

Cách sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Excel

Theo dõi các thay đổi trên bảng tính Excel của bạn giúp người khác cập nhật hoặc xem xét tệp của bạn dễ dàng hơn. Nó cũng có ích khi bạn muốn theo dõi tất cả những thay đổi được thực hiện với nó. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy lệnh thay đổi theo dõi trong tab Xem lại của các phiên bản cũ hơn của Microsoft Excel. Tuy nhiên, bạn và nhóm của bạn có thể gặp khó khăn khi thiết lập chúng trên các phiên bản mới hơn.

Cách lưu email dưới dạng PDF trong Outlook

Cách lưu email dưới dạng PDF trong Outlook

Bạn cần lưu email Outlook dưới dạng PDF nhưng không biết làm thế nào? Nó không hiển nhiên như bạn nghĩ, nhưng nó vẫn dễ thực hiện một khi bạn biết cách.

Google Workspace và Google Spaces: Sự khác biệt là gì?

Google Workspace và Google Spaces: Sự khác biệt là gì?

Google đã đạt được những bước tiến quan trọng liên quan đến cộng tác tại nơi làm việc, không chỉ trong các công cụ tìm kiếm. Công ty có một số ứng dụng và tính năng mà các nhóm có thể sử dụng để nâng cao quy trình làm việc của họ, nhiều ứng dụng trong số đó dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác.

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì? Làm thế nào để sử dụng nó

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì? Làm thế nào để sử dụng nó

Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn đã sử dụng các hàm LOOKUP khá thường xuyên. Nếu bạn không quen thuộc, hàm LOOKUP được sử dụng để tìm kiếm qua một hàng hoặc cột để tìm một giá trị cụ thể trong một hàng hoặc cột khác.

5 cách thay thế để nói “Hy vọng bạn làm tốt” trong email

5 cách thay thế để nói “Hy vọng bạn làm tốt” trong email

Mỗi ngày, hàng tỷ email được gửi và nhận. Bắt đầu email của bạn đúng cách có thể giúp thông điệp của bạn nổi bật và có thể thiết lập một giai điệu tốt cho email của bạn.

LinkedIn ra mắt thị trường dịch vụ, nhưng nó có thể cạnh tranh với Fiverr và Upwork không?

LinkedIn ra mắt thị trường dịch vụ, nhưng nó có thể cạnh tranh với Fiverr và Upwork không?

Những người làm nghề tự do hiện có thể tìm thấy các dự án công việc trên LinkedIn. Mạng xã hội nghề nghiệp phổ biến đang mở ra cơ hội cho các chuyên gia tìm việc trên nền tảng của nó, không chỉ đơn thuần là cung cấp cho họ các công cụ để quảng cáo kỹ năng và kinh nghiệm của họ.

9 cách sửa lỗi OneNote Mở tệp ở chế độ chỉ đọc

9 cách sửa lỗi OneNote Mở tệp ở chế độ chỉ đọc

OneNote là ứng dụng ghi chú thích hợp cho người dùng Windows. Với các bản cập nhật mới, giờ đây nó có nhiều tính năng và có giao diện được cải thiện. Tuy nhiên, nó không phải là không có lỗi. Thông thường, bạn có thể thấy đồng bộ hóa không đúng trong ứng dụng, tệp hoàn toàn không mở hoặc tệp được mở ở chế độ chỉ đọc.

Grammarly so với Microsoft Editor: Công cụ kiểm tra ngữ pháp nào tốt nhất?

Grammarly so với Microsoft Editor: Công cụ kiểm tra ngữ pháp nào tốt nhất?

Trong nhiều năm, Grammarly đã thống trị thị trường biên tập ngữ pháp. Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà bạn có thể nhận được với tư cách là một nhà văn. Tuy nhiên, Microsoft đã tìm kiếm cơ hội và phát hành Microsoft Editor như một giải pháp thay thế cho người dùng Office 365.

9 công cụ quản lý danh mục dự án tốt nhất bạn nên thử

9 công cụ quản lý danh mục dự án tốt nhất bạn nên thử

Khi bạn có quá nhiều dự án, việc sắp xếp ngăn nắp và thông báo có thể khó khăn. Công cụ quản lý danh mục dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xem xét từng dự án riêng biệt. Nó làm cho quá trình sửa đổi dễ dàng bằng cách hiển thị tất cả các bản ghi quan trọng ở một nơi.

9 cách sáng tạo để sử dụng ClickUp mà bạn chưa biết

9 cách sáng tạo để sử dụng ClickUp mà bạn chưa biết

Ứng dụng quản lý nhiệm vụ, dự án và nhóm này có một số tính năng thú vị mà bạn có thể áp dụng trong cuộc sống của mình để tận hưởng sự tiện lợi. Các trường hợp sử dụng cá nhân đặc biệt của nó làm tăng giá trị cho đăng ký ClickUp của bạn. Từ công thức nấu ăn cho đến các bài đăng trên mạng xã hội, bạn có thể áp dụng ClickUp trong nhiều không gian.

Cách tìm đối tác có trách nhiệm giải trình miễn phí với Focusmate

Cách tìm đối tác có trách nhiệm giải trình miễn phí với Focusmate

Ngày càng có nhiều người làm việc tại nhà. Thoạt nghe có vẻ tuyệt vời: bạn có thể mặc áo choàng tắm, dành nhiều thời gian hơn cho bọn trẻ và giữ giờ giấc cho riêng mình. Nhưng nó cũng có những mặt hạn chế.

Cách duy trì hiệu quả bằng ứng dụng Flora

Cách duy trì hiệu quả bằng ứng dụng Flora

Có rất nhiều ứng dụng trên thị trường giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Một số là miễn phí, trong khi những người khác phải trả phí. Bất chấp tất cả những điều này, bạn có thể không thu được nhiều từ chúng. Một số chỉ là quá kỹ thuật, trong khi những người khác quá đơn giản.

Cách tính tuổi từ ngày sinh

Cách tính tuổi từ ngày sinh

Cho biết tuổi của bạn tính bằng năm? Nó có vẻ đơn giản, nhưng nó có thể khiến bạn mất cảnh giác. Tương tự, việc đưa ra tuổi chính xác của bạn kể từ ngày sinh của bạn thậm chí còn cần phải suy tính trước nhiều hơn.

Cách sử dụng mẫu Asana cho bất kỳ dự án nào

Cách sử dụng mẫu Asana cho bất kỳ dự án nào

Một điều bạn nên học về Asana là cách sử dụng các dự án để tăng năng suất cho nhóm của bạn. Với quản lý dự án Asana, bạn có thể tránh các bảng tính lỗi thời, các chuỗi email dài dòng và các cuộc họp kéo dài lặp lại cùng một thông tin.

Basecamp là gì và nó hoạt động như thế nào?

Basecamp là gì và nó hoạt động như thế nào?

Thế giới kinh doanh đã thay đổi đáng kể trong thế kỷ 21, và giờ đây, không còn xa lạ khi thấy các đội trải rộng ở một số địa điểm. Ngoài ra, các công ty thường có một số dự án đang di chuyển — điều này khiến việc theo dõi mọi thứ trở nên khó khăn.

Cách chuyển nhanh tập tin sang Kindle của bạn qua email

Cách chuyển nhanh tập tin sang Kindle của bạn qua email

Ngày nay, hầu như bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị thông minh nào để mở và đọc các tệp cũng như sách điện tử. Tuy nhiên, không có gì đánh bại được thiết bị Kindle trở thành thiết bị lý tưởng để đọc sách điện tử.

Cách tạo biểu tượng sát thủ: 9 mẹo thiết kế cần thiết

Cách tạo biểu tượng sát thủ: 9 mẹo thiết kế cần thiết

Một logo phải phù hợp và hấp dẫn vì nó giúp thiết lập mối liên hệ giữa thương hiệu và khách hàng. Nó thường là trung tâm của một chiến lược thương hiệu đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng thiết kế và khả năng thực thi thành thạo. Các doanh nghiệp sẵn sàng chi trả hậu hĩnh cho một logo hiệu quả. Do đó, thiết kế logo đã trở thành một lựa chọn hợp đồng biểu diễn tự do sinh lợi hoặc phụ.

Cách tạo biểu đồ đường trong Excel

Cách tạo biểu đồ đường trong Excel

Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ như một phương tiện để chiếu dữ liệu. Mỗi biểu đồ có những đặc điểm riêng, vì vậy sẽ có ý nghĩa hơn khi dữ liệu được hiển thị với biểu đồ phù hợp.

Tìm hiểu LinkedIn là gì? Cách tận dụng tối đa

Tìm hiểu LinkedIn là gì? Cách tận dụng tối đa

Đã có một xu hướng tăng lên ở những người làm việc tại nhà hoặc học tập từ xa. Điều này đã dẫn đến sự phát triển đáng kể trong các nền tảng học tập trực tuyến và các khóa học mà họ cung cấp.

Cách sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Excel

Cách sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Excel

Theo dõi các thay đổi trên bảng tính Excel của bạn giúp người khác cập nhật hoặc xem xét tệp của bạn dễ dàng hơn. Nó cũng có ích khi bạn muốn theo dõi tất cả những thay đổi được thực hiện với nó. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy lệnh thay đổi theo dõi trong tab Xem lại của các phiên bản cũ hơn của Microsoft Excel. Tuy nhiên, bạn và nhóm của bạn có thể gặp khó khăn khi thiết lập chúng trên các phiên bản mới hơn.

Cách lưu email dưới dạng PDF trong Outlook

Cách lưu email dưới dạng PDF trong Outlook

Bạn cần lưu email Outlook dưới dạng PDF nhưng không biết làm thế nào? Nó không hiển nhiên như bạn nghĩ, nhưng nó vẫn dễ thực hiện một khi bạn biết cách.

Google Workspace và Google Spaces: Sự khác biệt là gì?

Google Workspace và Google Spaces: Sự khác biệt là gì?

Google đã đạt được những bước tiến quan trọng liên quan đến cộng tác tại nơi làm việc, không chỉ trong các công cụ tìm kiếm. Công ty có một số ứng dụng và tính năng mà các nhóm có thể sử dụng để nâng cao quy trình làm việc của họ, nhiều ứng dụng trong số đó dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác.

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì? Làm thế nào để sử dụng nó

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì? Làm thế nào để sử dụng nó

Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn đã sử dụng các hàm LOOKUP khá thường xuyên. Nếu bạn không quen thuộc, hàm LOOKUP được sử dụng để tìm kiếm qua một hàng hoặc cột để tìm một giá trị cụ thể trong một hàng hoặc cột khác.

5 cách thay thế để nói “Hy vọng bạn làm tốt” trong email

5 cách thay thế để nói “Hy vọng bạn làm tốt” trong email

Mỗi ngày, hàng tỷ email được gửi và nhận. Bắt đầu email của bạn đúng cách có thể giúp thông điệp của bạn nổi bật và có thể thiết lập một giai điệu tốt cho email của bạn.

LinkedIn ra mắt thị trường dịch vụ, nhưng nó có thể cạnh tranh với Fiverr và Upwork không?

LinkedIn ra mắt thị trường dịch vụ, nhưng nó có thể cạnh tranh với Fiverr và Upwork không?

Những người làm nghề tự do hiện có thể tìm thấy các dự án công việc trên LinkedIn. Mạng xã hội nghề nghiệp phổ biến đang mở ra cơ hội cho các chuyên gia tìm việc trên nền tảng của nó, không chỉ đơn thuần là cung cấp cho họ các công cụ để quảng cáo kỹ năng và kinh nghiệm của họ.

Grammarly so với Microsoft Editor: Công cụ kiểm tra ngữ pháp nào tốt nhất?

Grammarly so với Microsoft Editor: Công cụ kiểm tra ngữ pháp nào tốt nhất?

Trong nhiều năm, Grammarly đã thống trị thị trường biên tập ngữ pháp. Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà bạn có thể nhận được với tư cách là một nhà văn. Tuy nhiên, Microsoft đã tìm kiếm cơ hội và phát hành Microsoft Editor như một giải pháp thay thế cho người dùng Office 365.

9 công cụ quản lý danh mục dự án tốt nhất bạn nên thử

9 công cụ quản lý danh mục dự án tốt nhất bạn nên thử

Khi bạn có quá nhiều dự án, việc sắp xếp ngăn nắp và thông báo có thể khó khăn. Công cụ quản lý danh mục dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xem xét từng dự án riêng biệt. Nó làm cho quá trình sửa đổi dễ dàng bằng cách hiển thị tất cả các bản ghi quan trọng ở một nơi.