Cách sử dụng mẫu Asana cho bất kỳ dự án nào

Một điều bạn nên học về Asana là cách sử dụng các dự án để tăng năng suất cho nhóm của bạn. Với quản lý dự án Asana, bạn có thể tránh các bảng tính lỗi thời, các chuỗi email dài dòng và các cuộc họp kéo dài lặp lại cùng một thông tin.

Nếu nhóm của bạn chủ yếu thực hiện nhiều công việc lặp đi lặp lại, bạn không cần phải tạo lại các nhiệm vụ và dự án đó trong Asana mọi lúc. Bạn có thể sử dụng các mẫu Asana để tiết kiệm thời gian, không chỉ bây giờ mà còn cho các thiết kế dự án tiếp theo.

Hãy cùng xem cách sử dụng các mẫu Asana cho bất kỳ dự án nào mà nhóm của bạn đang thực hiện.

Mẫu dự án Asana là gì?

Thay vì bắt đầu từ đầu khi tạo bảng kanban trong Asana, một thiết kế mẫu đã bao gồm tất cả các phần cơ bản mà các nhóm thường xuyên sử dụng. Thay vì lập kế hoạch cho một dự án từ đầu, các mẫu dự án Asana cung cấp cho bạn các khối xây dựng cần thiết để bắt đầu.

Bản mẫu về cơ bản là một bản hack quản lý dự án plug-and-play cho phép bạn chuẩn hóa các quy trình và bắt đầu chạy với mọi dự án mới. Nếu bạn cần thực hiện các thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của mình, bạn cũng có thể làm như vậy.

Bạn có thể sử dụng, tạo và lưu các mẫu dự án Asana tùy chỉnh hoặc tích hợp sẵn cho nhiều quy trình khác nhau. Tất cả các ví dụ là các dự án có thời hạn chặt chẽ (chẳng hạn như ra mắt), các quy trình đang diễn ra (chẳng hạn như giới thiệu những người mới tuyển dụng) và theo dõi thông tin.

Người dùng có tài khoản miễn phí có thể truy cập các mẫu miễn phí, nhưng các gói Premium cung cấp nhiều tùy chọn hơn phù hợp với các ngành cụ thể. Các ví dụ về mẫu Asana bao gồm mẫu kế hoạch bán hàng, mẫu quản lý đại lý, mẫu lịch nội dung, danh sách kiểm tra tuyển dụng mới và hơn thế nữa.

Cách sử dụng mẫu Asana cho bất kỳ dự án nào

Hình ảnh: Asana

Asana cũng sắp xếp các mẫu theo chức năng của nhóm, chẳng hạn như thiết kế, CNTT, sản phẩm, thành công của khách hàng, hoạt động và nguồn nhân lực. Nếu bạn là người quản lý dự án không muốn mất thời gian tìm kiếm bảng kanban, chỉ cần duyệt qua thư viện, chọn mô tả nhóm của bạn và lấy mẫu kế hoạch dự án phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bây giờ chúng ta hãy kiểm tra cách sử dụng các mẫu quản lý dự án Asana.

Cách sử dụng các mẫu dự án Asana

Sau đây là các bước để sử dụng mẫu:

Ở góc trên cùng bên trái của ứng dụng Asana, nhấp vào nút + màu cam .
Chọn Dự án từ trình đơn thả xuống.
Tiếp theo, chọn Sử dụng Mẫu từ màn hình khởi động Dự án.
Bạn sẽ được chào đón bằng danh sách các mẫu do Asana tạo, hầu hết được điều chỉnh cho phù hợp với mục đích bạn đã chỉ định mà bạn sẽ sử dụng Asana khi đăng ký. Bạn có thể thay đổi danh mục mẫu mà bạn đang xem bằng cách nhấp vào nút thả xuống bên cạnh Nhập ở góc trên bên phải của màn hình.
Bạn có thể xem trước các mẫu để biết chúng trông như thế nào và chúng sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho nhóm của bạn.
Để bắt đầu một dự án mới bằng cách sử dụng mẫu, hãy nhấp vào Sử dụng mẫu .
Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ có cơ hội tùy chỉnh tên dự án và thay đổi quyền. Nhấp vào Tạo dự án khi bạn đã cá nhân hóa mọi thứ theo sở thích của mình.
Hãy xem các tác vụ ĐỌC TÔI và SAO CHÉP TÔI để biết hướng dẫn và đề xuất.

Bạn sẽ có thể tùy chỉnh một dự án được tạo từ một mẫu để đáp ứng nhu cầu của nhóm của bạn. Để điều chỉnh dự án cho phù hợp với quy trình làm việc của bạn, bạn có thể thay đổi, thêm hoặc xóa bất kỳ thứ gì trong mẫu.

Nếu nâng cấp lên Asana Premium, bạn sẽ có thể thêm nhiều trường tùy chỉnh hơn vào các dự án được tạo từ mẫu, cho phép bạn theo dõi thông tin quan trọng nhất đối với nhóm của mình.

Liên quan: Các lựa chọn thay thế Asana miễn phí tốt nhất để quản lý dự án

Cách tạo Mẫu tùy chỉnh trong Asana

Có thể nhóm của bạn có quy trình công việc cụ thể mà bạn muốn nắm bắt trong một mẫu. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn có thể chuyển đổi các dự án đã hoàn thành trước đó thành các mẫu trong khi vẫn giữ một số chi tiết, chẳng hạn như nhiệm vụ dự án, các mốc quan trọng và các giai đoạn của dự án.

Đây là cách để làm điều đó:

Tạo một dự án mới (hoặc sao chép một dự án bạn đã có) để nắm bắt một chuỗi nhiệm vụ mà nhóm của bạn hoàn thành thường xuyên. Đảm bảo rằng bạn có tất cả các chi tiết nhiệm vụ đã sẵn sàng để thực hiện.
Nhấp vào Chi tiết , sau đó nhấp vào trình đơn thả xuống tiêu đề dự án và chọn Chuyển đổi thành Mẫu . Đảm bảo không xóa hoặc lưu trữ dự án.
Lặp lại quy trình cho nhiều bố cục dự án như bạn muốn.

Để sử dụng một trong các mẫu tùy chỉnh của bạn, chỉ cần quay lại nút + ở thanh trên cùng và tạo một dự án mới. Nhấp vào tab Mẫu trong màn hình dự án mới và các mẫu tùy chỉnh của bạn sẽ được sắp xếp theo nhóm trong một tab có tên tổ chức của bạn.

Các mẫu này có thể được cập nhật khi quy trình của bạn được cải thiện và bạn có được kinh nghiệm từ các dự án trước đó.

Liên quan: Các tích hợp Asana tốt nhất mà bạn nên xem

Làm việc thông minh với các dự án Asana

Các mẫu dự án giúp bạn theo dõi nhiều công việc hơn trong Asana dễ dàng hơn bằng cách cung cấp quy trình công việc có cấu trúc đơn giản để tạo và tùy chỉnh cho nhóm của bạn.

Có nhiều cách sáng tạo hơn để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và làm rõ các mục tiêu và quy trình cho nhóm của bạn trong Asana. Để có thêm ý tưởng, hãy đọc hướng dẫn chuyên sâu của chúng tôi về cách sử dụng Asana để hoàn thành nhiều công việc hơn.

Tags: #năng suất #quản lý dự án #công cụ cộng tác #quản lý tác vụ

Cách tạo biểu đồ đường trong Excel

Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ như một phương tiện để chiếu dữ liệu. Mỗi biểu đồ có những đặc điểm riêng, vì vậy sẽ có ý nghĩa hơn khi dữ liệu được hiển thị với biểu đồ phù hợp.

Tìm hiểu LinkedIn là gì? Cách tận dụng tối đa

Đã có một xu hướng tăng lên ở những người làm việc tại nhà hoặc học tập từ xa. Điều này đã dẫn đến sự phát triển đáng kể trong các nền tảng học tập trực tuyến và các khóa học mà họ cung cấp.

Cách sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Excel

Theo dõi các thay đổi trên bảng tính Excel của bạn giúp người khác cập nhật hoặc xem xét tệp của bạn dễ dàng hơn. Nó cũng có ích khi bạn muốn theo dõi tất cả những thay đổi được thực hiện với nó. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy lệnh thay đổi theo dõi trong tab Xem lại của các phiên bản cũ hơn của Microsoft Excel. Tuy nhiên, bạn và nhóm của bạn có thể gặp khó khăn khi thiết lập chúng trên các phiên bản mới hơn.

Cách lưu email dưới dạng PDF trong Outlook

Bạn cần lưu email Outlook dưới dạng PDF nhưng không biết làm thế nào? Nó không hiển nhiên như bạn nghĩ, nhưng nó vẫn dễ thực hiện một khi bạn biết cách.

Google Workspace và Google Spaces: Sự khác biệt là gì?

Google đã đạt được những bước tiến quan trọng liên quan đến cộng tác tại nơi làm việc, không chỉ trong các công cụ tìm kiếm. Công ty có một số ứng dụng và tính năng mà các nhóm có thể sử dụng để nâng cao quy trình làm việc của họ, nhiều ứng dụng trong số đó dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác.

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì? Làm thế nào để sử dụng nó

Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn đã sử dụng các hàm LOOKUP khá thường xuyên. Nếu bạn không quen thuộc, hàm LOOKUP được sử dụng để tìm kiếm qua một hàng hoặc cột để tìm một giá trị cụ thể trong một hàng hoặc cột khác.

5 cách thay thế để nói “Hy vọng bạn làm tốt” trong email

Mỗi ngày, hàng tỷ email được gửi và nhận. Bắt đầu email của bạn đúng cách có thể giúp thông điệp của bạn nổi bật và có thể thiết lập một giai điệu tốt cho email của bạn.

LinkedIn ra mắt thị trường dịch vụ, nhưng nó có thể cạnh tranh với Fiverr và Upwork không?

Những người làm nghề tự do hiện có thể tìm thấy các dự án công việc trên LinkedIn. Mạng xã hội nghề nghiệp phổ biến đang mở ra cơ hội cho các chuyên gia tìm việc trên nền tảng của nó, không chỉ đơn thuần là cung cấp cho họ các công cụ để quảng cáo kỹ năng và kinh nghiệm của họ.

9 cách sửa lỗi OneNote Mở tệp ở chế độ chỉ đọc

OneNote là ứng dụng ghi chú thích hợp cho người dùng Windows. Với các bản cập nhật mới, giờ đây nó có nhiều tính năng và có giao diện được cải thiện. Tuy nhiên, nó không phải là không có lỗi. Thông thường, bạn có thể thấy đồng bộ hóa không đúng trong ứng dụng, tệp hoàn toàn không mở hoặc tệp được mở ở chế độ chỉ đọc.

Grammarly so với Microsoft Editor: Công cụ kiểm tra ngữ pháp nào tốt nhất?

Trong nhiều năm, Grammarly đã thống trị thị trường biên tập ngữ pháp. Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà bạn có thể nhận được với tư cách là một nhà văn. Tuy nhiên, Microsoft đã tìm kiếm cơ hội và phát hành Microsoft Editor như một giải pháp thay thế cho người dùng Office 365.

9 công cụ quản lý danh mục dự án tốt nhất bạn nên thử

Khi bạn có quá nhiều dự án, việc sắp xếp ngăn nắp và thông báo có thể khó khăn. Công cụ quản lý danh mục dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xem xét từng dự án riêng biệt. Nó làm cho quá trình sửa đổi dễ dàng bằng cách hiển thị tất cả các bản ghi quan trọng ở một nơi.

9 cách sáng tạo để sử dụng ClickUp mà bạn chưa biết

Ứng dụng quản lý nhiệm vụ, dự án và nhóm này có một số tính năng thú vị mà bạn có thể áp dụng trong cuộc sống của mình để tận hưởng sự tiện lợi. Các trường hợp sử dụng cá nhân đặc biệt của nó làm tăng giá trị cho đăng ký ClickUp của bạn. Từ công thức nấu ăn cho đến các bài đăng trên mạng xã hội, bạn có thể áp dụng ClickUp trong nhiều không gian.

Cách tìm đối tác có trách nhiệm giải trình miễn phí với Focusmate

Ngày càng có nhiều người làm việc tại nhà. Thoạt nghe có vẻ tuyệt vời: bạn có thể mặc áo choàng tắm, dành nhiều thời gian hơn cho bọn trẻ và giữ giờ giấc cho riêng mình. Nhưng nó cũng có những mặt hạn chế.

Cách duy trì hiệu quả bằng ứng dụng Flora

Có rất nhiều ứng dụng trên thị trường giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Một số là miễn phí, trong khi những người khác phải trả phí. Bất chấp tất cả những điều này, bạn có thể không thu được nhiều từ chúng. Một số chỉ là quá kỹ thuật, trong khi những người khác quá đơn giản.

Cách tính tuổi từ ngày sinh

Cho biết tuổi của bạn tính bằng năm? Nó có vẻ đơn giản, nhưng nó có thể khiến bạn mất cảnh giác. Tương tự, việc đưa ra tuổi chính xác của bạn kể từ ngày sinh của bạn thậm chí còn cần phải suy tính trước nhiều hơn.

Basecamp là gì và nó hoạt động như thế nào?

Thế giới kinh doanh đã thay đổi đáng kể trong thế kỷ 21, và giờ đây, không còn xa lạ khi thấy các đội trải rộng ở một số địa điểm. Ngoài ra, các công ty thường có một số dự án đang di chuyển — điều này khiến việc theo dõi mọi thứ trở nên khó khăn.

Cách lưu trữ email trong Outlook

Lưu trữ email là một trong những cách tốt nhất để giữ cho hộp thư đến của bạn được kín đáo. Nếu bạn muốn thực hiện việc này trong Outlook, bạn đang gặp may. Cả Outlook cho web và Outlook cho máy tính để bàn đều cho phép bạn lưu trữ email của mình một cách dễ dàng.

Cách chuyển nhanh tập tin sang Kindle của bạn qua email

Ngày nay, hầu như bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị thông minh nào để mở và đọc các tệp cũng như sách điện tử. Tuy nhiên, không có gì đánh bại được thiết bị Kindle trở thành thiết bị lý tưởng để đọc sách điện tử.

Cách tạo biểu tượng sát thủ: 9 mẹo thiết kế cần thiết

Một logo phải phù hợp và hấp dẫn vì nó giúp thiết lập mối liên hệ giữa thương hiệu và khách hàng. Nó thường là trung tâm của một chiến lược thương hiệu đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng thiết kế và khả năng thực thi thành thạo. Các doanh nghiệp sẵn sàng chi trả hậu hĩnh cho một logo hiệu quả. Do đó, thiết kế logo đã trở thành một lựa chọn hợp đồng biểu diễn tự do sinh lợi hoặc phụ.