Wat is schaduw-IT en hoe kunt u beveiligingsbedreigingen beheren?

Vooruitgang in informatietechnologie (IT) heeft productievere werkplekken gecreëerd. En dankzij cloudcomputing is toegang tot digitale werktools nog nooit zo eenvoudig geweest.

Werknemers hebben toegang tot software die hen efficiënter maakt in hun werk. Efficiënte medewerkers maken efficiënte organisaties, toch? Maar er zijn ook gevolgen voor cyberbeveiliging.

Dus wat betekent schaduw-IT? Wat zijn de voor- en nadelen ervan? En hoe kunt u effectief omgaan met de bedreiging die het voor uw bedrijf kan vormen?

Wat is schaduw-IT?

Schaduw-IT is het gebruik van apparaten, tools, systemen, apps, software en andere technische diensten, met name door werknemers, zonder de goedkeuring van de IT-afdeling.

De meerderheid van de werknemers die schaduw-IT gebruiken, kan geen kwaad, maar wil hun efficiëntie verhogen. Hun motief is echter twijfelachtig omdat de IT-afdeling niet weet wat ze doen.

Is Shadow IT goed of slecht?

Er is een discussie over het gebruik van schaduw-IT op de werkplek. Terwijl sommige mensen beweren dat het goed is, beweren anderen anders.

In alle eerlijkheid komt schaduw-IT meestal voort uit goede bedoelingen. Een organisatie heeft er baat bij als haar medewerkers tools gebruiken om efficiënt te zijn in hun werk.

Aan de andere kant kunnen de gebruikte tools uw gegevens in de cloud blootstellen aan cyberdreigingen.

Aangezien dergelijke tools niet zichtbaar zijn voor de IT-afdeling, worden aanvallen erop mogelijk niet vroeg genoeg ontdekt, waardoor de organisatie schade berokkent.

Waarom schaduw-IT gebruikelijk is op de werkplek

Ongeacht de kritiek op schaduw-IT, het is wijdverbreid in veel organisaties.

Technologische innovaties maken het moeilijk om schaduw-IT te negeren. Van medewerkers wordt verwacht dat ze uitstekend presteren in het groeiende zakelijke landschap, dus ze wenden zich natuurlijk tot andere software om hun prestaties te verbeteren.

Het proces van het doorlichten en goedkeuren van tools in sommige organisaties is lang en vervelend. Werknemers gebruiken de tools die ze nodig hebben liever in het geheim dan dat ze het vermoeiende proces doorlopen.

Wat zijn de voordelen van schaduw-IT?

Het inzetten van schaduw-IT in werkomgevingen kan op verschillende manieren voordelig zijn voor een organisatie. Als uw medewerkers floreren in hun taken, floreert uw bedrijf ook.

Hier leest u hoe schaduw-IT nuttig kan zijn voor uw bedrijf.

1. Verhoog de efficiëntie van werknemers

De tools die u uw medewerkers ter beschikking stelt, zijn bedoeld om hun werk te verbeteren. Het wordt nog beter als medewerkers deze tools zelf uitkiezen.

Uw medewerkers voelen zich misschien niet op hun gemak met wat u voor hen geeft, maar ze moeten ze toch gebruiken. Ze kunnen uiteindelijk worstelen met het gebruik van die tools en dat is contraproductief. Het omgekeerde is het geval wanneer ze werken met de tools die ze zelf hebben geselecteerd. Omdat ze er bekend mee zijn, zou hun productiviteit op een historisch hoog niveau moeten liggen.

2. Verminder de werkdruk van de IT-afdeling

Een typische IT-afdeling heeft het erg druk. In een moderne werkplek die draait op cloud computing, moeten werksystemen functioneel zijn en het is de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling om ze draaiende te houden. Het IT-team elke workflowtool laten zoeken en goedkeuren is extra werk naast hun toch al krappe werklast.

Wanneer werknemers tools zoeken en gebruiken om hun werk te verbeteren, verminderen ze de werklast van het IT-team, vooral wanneer ze effectief zijn en geen negatieve effecten hebben.

3. Stimuleer innovatie

Wachten op de IT-afdeling om elke technologie te leveren die voor het werk wordt gebruikt, kan de prestaties vertragen. Sommige bestaande tools ter plaatse kunnen verouderd zijn en het IT-team kan er te lang over doen om ze te vervangen.

Werknemers kunnen kennis maken met tools die hun werk kunnen verbeteren. Wanneer ze het initiatief nemen om die tools in hun taken te implementeren, zullen ze innovatie in de organisatie stimuleren en groei en ontwikkeling tot stand brengen - een overwinning voor de organisatie.

Wat zijn de nadelen van schaduw-IT?

Het omzeilen van de IT-afdeling is onethisch. Wanneer medewerkers dat doen, kunnen ze uw organisatie blootstellen aan verschillende risico's en cyberaanvallen. Als gevolg hiervan kan schaduw-IT op verschillende manieren schadelijk zijn voor uw bedrijf.

1. Niet-naleving

Organisaties laten zich leiden door wet- en regelgeving om de orde in hun branche te handhaven. Deze regelgeving strekt zich uit tot het gebruik van systemen en het beheer van gegevens.

De systemen die uw bedrijf gebruikt, kunnen uw naleving van de normen die u moet handhaven, maken of bederven. Het gebruik van ongeautoriseerde tools door uw werknemers kan uw bedrijf aan de verkeerde kant van de wet plaatsen en u kunt bestraft worden voor overtreding

2. Gebrek aan zichtbaarheid en controle

De IT-afdeling is bedoeld om een ​​oogje te houden op alles wat in een organisatie wordt gebruikt. Ze worden de mogelijkheid ontnomen om deze taak effectief uit te voeren door een proactieve beveiligingsstrategie te hanteren wanneer sommige systemen vanwege schaduw-IT voor hen verborgen zijn.

Door een gebrek aan zichtbaarheid kan het IT-team cyberbeveiligingsbedreigingen niet detecteren.

3. Datalekken

Een competent IT-team kan de beveiligingsimplicaties van technologie bepalen. Sommige software kan effectief zijn, maar heeft complexe beveiligingsvereisten. Werknemers die deze systemen gebruiken, beschikken mogelijk niet over de kennis om ze effectief te configureren, waardoor uw gegevens vrijkomen.

Systemen in schaduw-IT hebben mogelijk regelmatige updates en onderhoud nodig om goed te kunnen functioneren. Werknemers hebben mogelijk niet de expertise of tijd om dit te doen, en stellen zo bedrijfssystemen bloot aan inbreuken.

Schaduw-IT-risico's beheren

Het volledig uitroeien van schaduw-IT in uw organisatie kan een hele opgave zijn. Voor de zekerheid moet u leren hoe u ermee om kunt gaan, aangezien uw werknemers er achter uw rug om mee kunnen doen.

U kunt het probleem aanpakken en overeenstemming vinden met de volgende methoden.

1. Leid uw werknemers op

Werknemers zullen eerder geen gebruik maken van schaduw-IT als ze zich bewust zijn van de redenen waarom het slecht is. Sommigen van hen zijn zich misschien niet eens bewust van de gevaren, omdat ze de tools gebruiken om hun werk te verbeteren. In plaats van zwaar op hen af ​​te rekenen, moet u hen voorlichten over de gevaren voor uw organisatie.

Cultiveer een gezonde cyberbeveiligingscultuur in uw hele organisatie, zodat iedereen de noodzaak begrijpt om te allen tijde gezonde cyberbeveiligingspraktijken te handhaven, zelfs als niemand toekijkt.

2. Geef uw werknemers de tools die ze nodig hebben

In plaats van uw medewerkers tools op te leggen, moet u met hen open communiceren over de tools die ze nodig hebben om efficiënt te zijn in hun werk en voorzieningen te treffen.

Bij open communicatie informeren medewerkers u graag over alles wat hun werk kan verbeteren in plaats van ze zonder uw medeweten te gebruiken.

3. Vereenvoudig de controle- en goedkeuringsprocessen

Nadat u het vertrouwen van uw medewerkers heeft gewonnen om hun IT-behoeften aan u te communiceren, creëert u een structuur om het proces te implementeren.

Stroomlijn het controleproces, zodat de IT-afdeling er niet eeuwig over doet om aanbevolen tools goed te keuren. Anders vallen uw medewerkers achter uw rug om in hun oude manier om de systemen te gebruiken.

4. Geef prioriteit aan uw activa

Cyberaanvallers verspillen hun tijd niet aan activa die voor hen geen waarde hebben. Ze richten zich op de meest waardevolle.

Beheer uw middelen effectief door prioriteit te geven aan uw meest waardevolle digitale activa . Overweldig jezelf niet door je te concentreren op schaduw-IT-tools die onschadelijk zijn, vooral degenen die niet rechtstreeks met internet zijn verbonden, terwijl je je zou moeten concentreren op je grootste activa.

5. Gebruik geavanceerde tools om uw schaduw-IT-infrastructuur te beheren

Schaduw-IT vormt een bedreiging wanneer de tools onopgemerkt blijven. Als u de tools eenmaal kunt detecteren en in de gaten kunt houden, hoeft u zich daar geen zorgen meer over te maken. U kunt uw infrastructuur in de gaten houden door geavanceerde cyberbeveiligingstools te gebruiken om uw systemen te bewaken.

Zet Shadow IT in uw voordeel

Zolang er medewerkers in een organisatie zijn, is er schaduw-IT. En dat komt omdat werknemers van nature naar manieren zoeken om hun werk gemakkelijker te maken, vooral als ze geen kwade bedoelingen hebben om dit te doen.

Als je ervoor kunt zorgen dat ze die tools door de voordeur brengen, kun je genieten van de voordelen van schaduw-IT zonder het daadwerkelijk in de schaduw te hebben