Tworzenie etykiet adresowych to trudne zadanie, ale tylko wtedy, gdy używasz niewłaściwych narzędzi. Większość z nas używa Dokumentów Google do pisania, edytowania i współpracy online, ale czy wiesz, że możesz ich używać również do projektowania i tworzenia etykiet adresowych? Dokumenty Google mogą być używane do tworzenia wszelkiego rodzaju szablonów, które można następnie modyfikować i ponownie wykorzystywać w zależności od sytuacji.
W rzeczywistości zdasz sobie sprawę, że tworzenie etykiet adresowych w Dokumentach Google jest znacznie łatwiejsze niż robienie tego w trybie offline , gdzie możesz potrzebować pomocy innych pracowników biura. Dzięki Dokumentom Google i jednemu fajnemu dodatkowi stanie się to praca dla jednej kobiety i mężczyzny.
Zaczynajmy.
Rozmieść kontakty w arkuszu kalkulacyjnym
Gdzie są wszystkie twoje kontakty? Musisz utworzyć nowy arkusz kalkulacyjny i wprowadzić kontakty w kolumnie. Niezależnie od tego, czy używasz Kontaktów Google/Gmail, czy Outlooka, zawsze istnieje sposób na wyeksportowanie kontaktów w pliku CSV. To usunie ciężką pracę z pracy. Większość aplikacji CRM ma również tę funkcję. Następnie możesz w razie potrzeby dodawać lub usuwać kontakty z arkusza kalkulacyjnego.
Upewnij się, że arkusz kalkulacyjny jest w odpowiedniej kolejności. Oznacza to, że każda nazwa kontaktu znajduje się w osobnym wierszu z innymi szczegółami, takimi jak adres, numery w kolejnych komórkach. Przejrzyj wpisy, aby usunąć błędy i poprawić je w razie potrzeby.
Dodatek do etykiet Dokumentów Google
Możesz otworzyć/utworzyć nowy dokument Dokumentów Google, wpisując docs.new w pasku adresu przeglądarki. Kliknij Pobierz dodatki w zakładce Dodatki, aby otworzyć nowe wyskakujące okno.
Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć i zainstalować dodatek Avery Label Merge.
Ten dodatek wymaga dostępu do Twojego Dysku Google, aby pobrać dane z arkusza kalkulacyjnego. Kliknij Zezwól , gdy zostaniesz poproszony o pozwolenie, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie.
Kliknij ponownie kartę Dodatki i wybierz Start w menu dodatków Avery, aby rozpocząć proces. Wyskakujące okienko pojawi się z prawego paska bocznego.
Kliknij przycisk Wybierz arkusz kalkulacyjny u góry, aby wybrać arkusz kalkulacyjny Arkuszy Google, do którego wyeksportowałeś kontakty do tworzenia etykiet adresowych. Inne opcje obejmują wybieranie nazw bezpośrednio poniżej z menu rozwijanego. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać nowe wiersze. Avery rozumie, że proces może być trudny do zrozumienia, dlatego napisał przewodnik, który zauważysz w otwartym dokumencie Dokumentów Google.
Pamiętaj, że w wersji bezpłatnej lub próbnej istnieją pewne ograniczenia. Te informacje są dostępne w prawym dolnym rogu ekranu. Obecnie jest ograniczona do 20 scaleń, z maksymalnie 50 etykietami na scalenie. Wystarczająco dobry, aby wypróbować dodatek i sprawdzić, czy działa poprawnie lub zgodnie z przeznaczeniem. Wersja pro kosztuje 30 USD rocznie lub 80 USD za dożywotnią licencję.
Kliknij przycisk Filtruj wiersze, aby dodać nową kolumnę na końcu arkusza kalkulacyjnego. Teraz wystarczy wpisać x w dowolnej komórce z rzędu, aby całkowicie odfiltrować cały wiersz / kontakt. Przydatne do pomijania kontaktów z etykiet, których inaczej nie chcesz usuwać ręcznie.
Tak będzie wyglądać w arkuszu kalkulacyjnym w akcji.
Tak to będzie wyglądać w Dokumentach Google, w których zarządzasz kontaktami w arkuszu kalkulacyjnym.
Na podstawie podanych przez Ciebie informacji pole etykiety pojawi się na końcu w dokumencie Dokumentów Google. Musiałeś to zauważyć również na powyższych zrzutach ekranu. Wartości zmienią się w zależności od opcji wybranych w dodatkowej drukarce etykiet Avery.
Możesz zmienić format czcionki tutaj, w polu widocznym na powyższym zrzucie ekranu, a zostanie on odzwierciedlony w etykiecie utworzonej w Dokumentach Google. Jeśli chcesz, możesz również scalić obrazy, kody QR i kody kreskowe . Kliknij przycisk Scal, aby rozpocząć proces.
Oryginalny arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany o datę i godzinę ostatniego scalenia. Dodatek w Dokumentach Google wyświetli dwa linki do pobrania nowo utworzonych etykiet adresowych w formacie Dokumentów i PDF, które można pobrać i zapisać na pulpicie.
Byłem leniwy i dlatego pisałem alfabety zamiast nazw własnych, ale tak wyglądałyby etykiety adresowe, gdybym również poprawnie wpisał nazwy i obrazy.
Wszystko będzie zależeć od tego, jak sformatujesz etykietę z tekstem, obrazami i tak dalej.
Podsumowanie: tworzenie etykiet adresowych w Dokumentach Google
Tworzenie etykiet adresowych jest łatwe, ale nie bezpłatne dzięki dodatkowi Avery Label Merge. Darmowa wersja jest bardzo ograniczona i nie nadaje się dla korporacji, a nawet średnich firm. Proponuję przetestować wersję próbną, aby sprawdzić, czy funkcje odpowiadają Twoim potrzebom, a jeśli tak, śmiało.