Notion, ein in San Francisco ansässiges Startup, hat sich zum Ziel gesetzt, Dutzende von Apps und Diensten für Sie zu ersetzen. Auf ihrer Homepage behauptet Notion, Notizen-Apps wie Evernote und OneNote, Projektmanagement-Tools , Finanz-Apps und Aufgabenverwaltungssoftware zu ersetzen. Getreu ihrem Anspruch hat Notion sinnvolle Ergänzungen hinzugefügt, um die zentralisierte Erfahrung fehlerfrei zu machen. Apropos Aufgabenverwaltung: Sie können stattdessen ganz einfach dedizierte To-Do-Apps wie Todoist, TickTick oder die To-Do-Liste von Microsoft To-Do und Notion ersetzen.
Im Gegensatz zu dedizierten Aufgabenverwaltungs-Apps verlässt sich Notion auf Vorlagen, um den bevorstehenden Plan für die Woche zu erstellen. Das Unternehmen hat außerdem ein Erinnerungs-Add-on hinzugefügt, um Benachrichtigungen auf Mobilgeräten zu senden. Es ist jedoch auch nicht frei von Problemen. Sehen wir uns die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Notion im Detail an.
Verwenden Sie die To-Do-Liste von Notion, um Aufgaben zu verwalten
Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben in Notion zu verwalten. Sie können entweder bei Null anfangen oder sich bei der Aufgabenerledigung von einer der integrierten Aufgabenverwaltungsvorlagen helfen lassen. Im folgenden Beispiel erstellen wir ein Aufgabenverwaltungssystem mit einer Notion-Vorlage. Folgen Sie den unteren Schritten.
1. Öffnen Sie Notion und melden Sie sich mit Ihren Kontoanmeldeinformationen an.
2. Erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich, fügen Sie ein relevantes Titelbild und Emoji ein und geben Sie ihm einen relevanten Namen.
3. Verwenden Sie den Abschnitt „Vorlagen“ und suchen Sie im Menü „Persönlich“ nach der Vorlage „Wöchentliche Agenda“. Es ist eine meiner Lieblingsvorlagen, um Aufgaben während einer hektischen Woche zu verwalten, und ich empfehle jedem Notion-Anfänger, es auszuprobieren.
4. Sie werden jeden Wochentag und eine Archivierungsoption bemerken.
Nachdem Sie die Vorlage importiert haben, ist es an der Zeit, Aufgaben und Details hinzuzufügen und zu lernen, wie Sie Erinnerungen verwenden, um über eine Aufgabe benachrichtigt zu werden.
Aufgaben in Notion hinzufügen
Lass mich deutlich sein. Sie können in jedem Bereich von Notion Aufgaben hinzufügen. Hier implementieren wir Aufgaben in der importierten Vorlage.
Unter Wochentagen finden Sie das +-Symbol. Klicken Sie darauf, um die Art der hinzuzufügenden Elemente zu öffnen. Wählen Sie To-Do aus dem Popup-Menü. Ebenso können Sie der Vorlage beliebig viele Aufgaben für einen Tag hinzufügen.
Leider gibt es in Notion keine Möglichkeit, weitere Details oder Unteraufgaben hinzuzufügen oder Dateien an eine bestimmte Aufgabe anzuhängen. Wir haben auch dafür eine Problemumgehung (siehe späterer Abschnitt). Es gibt jedoch eine Möglichkeit, Erinnerungen zu Aufgaben hinzuzufügen. Lassen Sie uns das verstehen.
Erinnerungen zu einer Aufgabe in Notion hinzufügen
Nachdem Sie Aufgaben in Notion hinzugefügt haben, sehen wir uns an, wie Sie die Erinnerungsfunktion verwenden. Gehen Sie die folgenden Schritte durch.
1. Gehen Sie zu einer Aufgabe, an die Sie erinnert werden möchten.
2. Verwenden Sie den Befehl „/“ und geben Sie Reminder ein. Notion zeigt die Datums- oder Erinnerungsoption an . Klick es an.
3. Sie können entweder Heute oder Morgen auswählen . Wählen Sie die entsprechende Option aus und Sie werden sehen, dass sie einer Aufgabe hinzugefügt wird.
4. Um das Fälligkeitsdatum und die Fälligkeitszeit zu ändern, klicken Sie auf die aktuelle Datumsoption und es öffnet sich das Popup-Menü, um das Datum und die Zeit zu ändern. Bei langen Aufgaben können Sie auch ein Enddatum zuweisen.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle Aufgaben und Sie erhalten ein robustes Aufgabenverwaltungssystem in Notion.
Verwenden Sie Aufgabenkarten, um Aufgaben zu verwalten
Aufgrund seiner Flexibilität ermöglicht Ihnen Notion auch, Ihre To-Do-Liste im Kanban-Stil zu verwalten. Erstellen Sie einfach ein Trello-ähnliches Board auf einer Notion-Seite und beginnen Sie mit der Erstellung von Karten unter Aktivitäten.
Diese Aufgabenkarten bieten einen großen Vorteil gegenüber einer einfachen To-do-Liste. Sie können beispielsweise auf eine beliebige Karte klicken und zusätzliche Details wie Kommentare, E-Mail, Telefon und Notizen hinzufügen. Die Möglichkeiten sind hier endlos. Es liegt an Ihnen, wie Sie eine bestimmte Aufgabe in Notion erstellen und verwalten möchten.
Einschränkungen bei der Aufgabenverwaltung von Notion
Wie ich bereits erwähnt habe, sind auch die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Notion nicht frei von Problemen . Power-User werden feststellen, dass es an mehreren Fronten fehlt. Lassen Sie mich auf sie näher eingehen.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die To-Do-Liste von Notion
Sie können Ihren grundlegenden Zeitplan für die Aufgabenverwaltung einfach durch Notion ersetzen. Power-User können jedoch feststellen, dass es an mehreren Fronten fehlt. Wenn Sie mit den oben genannten Einschränkungen einverstanden sind, entwickeln Sie ein Aufgabenverwaltungssystem in Notion.
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