Ce este Shadow IT și cum poți gestiona amenințările de securitate?

Progresele în tehnologia informației (IT) au creat locuri de muncă mai productive. Iar cu elemente precum cloud computing, accesul la instrumentele digitale de lucru nu a fost niciodată mai ușor.

Angajații pot accesa software care îi face mai eficienți în locurile de muncă. Angajații eficienți fac organizații eficiente, nu? Dar există și implicații pentru securitatea cibernetică.

Deci, ce înseamnă shadow IT? Care sunt avantajele și dezavantajele acestuia? Și cum poți gestiona eficient amenințarea pe care o poate reprezenta pentru compania ta?

Ce este Shadow IT?

Shadow IT este utilizarea dispozitivelor, instrumentelor, sistemelor, aplicațiilor, software-ului și a altor servicii tehnologice, în special de către angajați, fără aprobarea departamentului IT.

Majoritatea angajaților care folosesc shadow IT nu înseamnă rău, dar doresc să-și sporească eficiența. Cu toate acestea, motivul lor este discutabil, deoarece departamentul IT nu este conștient de ceea ce fac.

Shadow IT este bun sau rău?

Există o dispută cu privire la utilizarea IT-ului umbră la locul de muncă. În timp ce unii oameni susțin că este bine, alții argumentează contrariul.

Pentru dreptate, shadow IT vine în mare parte ca o consecință a bunelor intenții. O organizație beneficiază atunci când angajații săi adoptă instrumente pentru a fi eficienți în locurile lor de muncă.

Pe de altă parte, instrumentele utilizate ar putea expune datele tale din cloud la amenințări cibernetice.

Deoarece astfel de instrumente nu sunt vizibile pentru departamentul IT, este posibil ca atacurile asupra acestora să nu fie detectate suficient de devreme, provocând daune organizației.

De ce Shadow IT este comun la locul de muncă

Indiferent de criticile împotriva IT-ului din umbră, este răspândită în multe organizații.

Inovațiile tehnologice fac dificilă ignorarea IT-ului umbră. Se așteaptă ca angajații să aibă performanțe excelente în peisajul afacerilor în creștere, așa că, firește, apelează la alte software pentru a-și îmbunătăți performanța.

Procesul de verificare și aprobare a instrumentelor în unele organizații este lung și plictisitor. Angajații preferă să folosească instrumentele de care au nevoie în secret, decât să treacă prin procesul obositor.

Care sunt avantajele Shadow IT?

Implementarea shadow IT în mediile de lucru poate fi benefică pentru o organizație în diferite moduri. Dacă angajații tăi cresc în sarcinile lor, afacerea ta crește și ea.

Iată cum shadow IT poate fi benefic pentru compania dumneavoastră.

1. Creșteți eficiența angajaților

Instrumentele pe care le oferiți angajaților dvs. sunt menite să le îmbunătățească munca. Devine și mai bine atunci când angajații aleg ei înșiși aceste instrumente.

Este posibil ca angajații tăi să nu fie confortabili cu ceea ce le oferiți, dar trebuie să le folosească oricum. Ei pot ajunge să se lupte cu utilizarea acelor instrumente și asta este contraproductiv. Reversul este cazul când lucrează cu instrumentele pe care le-au selectat ei înșiși. Deoarece sunt familiarizați cu ele, productivitatea lor ar trebui să fie la un nivel maxim.

2. Reduceți volumul de muncă al departamentului IT

Un departament IT tipic este foarte ocupat. Într-un loc de muncă modern care funcționează pe cloud computing, sistemele de lucru trebuie să fie funcționale și este responsabilitatea departamentului IT să le mențină în funcțiune. Faptul ca echipa IT să caute și să aprobe fiecare instrument de flux de lucru este o muncă suplimentară față de volumul lor de lucru deja restrâns.

Atunci când angajații caută și folosesc unele instrumente pentru a-și îmbunătăți munca, ei reduc volumul de muncă al echipei IT, mai ales atunci când sunt eficienți și nu au efecte negative.

3. Stimulați inovația

Așteptarea ca departamentul IT să furnizeze fiecare tehnologie folosită pentru lucru ar putea încetini performanța. Unele instrumente existente pe teren pot fi depășite, iar echipa IT ar putea dura prea mult să le înlocuiască.

Angajații pot fi la curent cu instrumente care le pot îmbunătăți locurile de muncă. Atunci când iau inițiativa de a implementa aceste instrumente în sarcinile lor, ei vor stimula inovația în organizație, aducând creștere și dezvoltare - o victorie pentru organizație.

Care sunt dezavantajele Shadow IT?

Ocolirea departamentului IT este lipsită de etică. Atunci când angajații fac asta, ar putea expune organizația dvs. la mai multe riscuri și atacuri cibernetice. Ca urmare, IT-ul umbră poate fi dăunător afacerii dvs. în mai multe moduri.

1. Neconformitate

Organizațiile sunt ghidate de legi și reglementări pentru a menține ordinea în industriile lor. Aceste reglementări se extind la utilizarea sistemelor și gestionarea datelor.

Sistemele pe care le folosește afacerea dvs. pot face sau vă pot afecta respectarea standardelor pe care trebuie să le respectați. Utilizarea de instrumente neautorizate de către angajații dvs. vă poate pune afacerea pe partea greșită a legii și puteți fi sancționat pentru încălcare

2. Lipsa de vizibilitate și control

Departamentul IT este menit să urmărească tot ceea ce este folosit într-o organizație. Aceștia sunt lipsiți de oportunitatea de a îndeplini această îndatorire în mod eficient prin adoptarea unei strategii de securitate proactivă atunci când unele sisteme sunt ascunse de ei din cauza shadow IT-ului.

Lipsa vizibilității face ca echipa IT să nu poată detecta amenințările de securitate cibernetică.

3. Scurgeri de date

O echipă IT competentă poate determina implicațiile de securitate ale tehnologiei. Unele programe ar putea fi eficiente, dar au cerințe complexe de securitate. Angajații care folosesc aceste sisteme pot să nu aibă cunoștințele necesare pentru a le configura în mod eficient, expunând astfel datele dumneavoastră.

Sistemele din shadow IT pot necesita actualizări regulate și întreținere pentru a funcționa corect. Este posibil ca angajații să nu aibă experiența sau timpul necesar pentru a face acestea și, prin urmare, expun sistemele companiei la încălcări.

Cum să gestionați riscurile Shadow IT

Eradicarea completă a IT-ului umbră din organizația dvs. ar putea fi o problemă grea. Pentru a fi în siguranță, ar trebui să înveți cum să o gestionezi, deoarece angajații tăi s-ar putea răsfăța cu ea la spatele tău.

Puteți rezolva problema și puteți găsi un teren comun cu următoarele metode.

1. Educați-vă angajații

Este mai probabil ca angajații să nu folosească shadow IT atunci când sunt conștienți de motivele pentru care este rău. Unii dintre ei ar putea să nu fie conștienți de pericole, deoarece folosesc instrumentele pentru a-și îmbunătăți locurile de muncă. Mai degrabă decât să-i arăți greu, ar trebui să-i educi cu privire la pericolele pentru organizația ta.

Cultivați o cultură sănătoasă a securității cibernetice în organizația dvs., astfel încât toată lumea să înțeleagă necesitatea de a susține practicile sănătoase de securitate cibernetică în orice moment, chiar și atunci când nimeni nu vă urmărește.

2. Dă putere angajaților tăi cu instrumentele de care au nevoie

În loc să impuneți instrumente angajaților dvs., stabiliți o comunicare deschisă cu aceștia despre instrumentele de care au nevoie pentru a fi eficienți la locul de muncă și pentru a lua măsuri.

Când există o comunicare deschisă, angajații vor fi bucuroși să vă informeze despre orice le poate îmbunătăți locurile de muncă în loc să le folosească fără știrea dvs.

3. Simplificați procesele de verificare și aprobare

După ce a câștigat încrederea angajaților dvs. pentru a vă comunica nevoile lor IT, creați o structură pentru a implementa procesul.

Eficientizați procesul de verificare, astfel încât departamentul IT să nu dureze o veșnicie să aprobe instrumentele recomandate. În caz contrar, angajații tăi vor reveni la vechile moduri de a folosi sistemele la spatele tău.

4. Prioritizează-ți activele

Atacatorii cibernetici nu își pierd timpul cu bunuri care nu au nicio valoare pentru ei. Ei vizează cei mai valoroși.

Gestionați-vă resursele în mod eficient, acordând prioritate celor mai valoroase active digitale . Nu te copleși concentrându-te pe instrumentele IT umbră care sunt inofensive, în special pe cele care nu sunt conectate direct la internet, atunci când ar trebui să te concentrezi pe cele mai mari active ale tale.

5. Utilizați instrumente avansate pentru a vă gestiona infrastructura IT Shadow

Shadow IT reprezintă o amenințare atunci când instrumentele sunt nedetectate. Odată ce puteți detecta instrumentele și le țineți sub supraveghere, nu aveți de ce să vă faceți griji. Puteți urmări infrastructura dvs. utilizând instrumente avansate de securitate cibernetică pentru a vă monitoriza sistemele.

Transformă Shadow IT în avantajul tău

Atâta timp cât există angajați într-o organizație, va exista shadow IT. Și asta pentru că angajații ar căuta în mod natural modalități de a-și ușura munca, mai ales atunci când nu au nicio intenție rău intenționată de a face acest lucru.

Dacă îi puteți face să aducă acele instrumente prin ușa din față, vă puteți bucura de beneficiile shadow IT fără a o avea efectiv în umbră.