¿Qué es Shadow IT y cómo se pueden gestionar las amenazas a la seguridad?

Los avances en la tecnología de la información (TI) han creado lugares de trabajo más productivos. Y con los gustos de la computación en la nube, el acceso a herramientas de trabajo digitales nunca ha sido tan fácil.

Los empleados pueden acceder al software que los hace más eficientes en sus trabajos. Los empleados eficientes hacen organizaciones eficientes, ¿verdad? Pero también hay implicaciones de ciberseguridad.

Entonces, ¿qué significa Shadow IT? ¿Cuáles son los pros y los contras de esto? ¿Y cómo puede gestionar eficazmente la amenaza que podría representar para su empresa?

¿Qué es Shadow IT?

Shadow IT es el uso de dispositivos, herramientas, sistemas, aplicaciones, software y otros servicios tecnológicos, especialmente por parte de los empleados, sin la aprobación del departamento de TI.

La mayoría de los empleados que utilizan la TI en la sombra no significan ningún daño, pero desean mejorar su eficiencia. Sin embargo, su motivo es cuestionable porque el departamento de TI no está al tanto de lo que están haciendo.

¿Shadow IT es bueno o malo?

Existe una discusión sobre el uso de la TI en la sombra en el lugar de trabajo. Mientras que algunas personas argumentan que es bueno, otras argumentan lo contrario.

Para ser justos, la TI en la sombra se produce principalmente como consecuencia de buenas intenciones. Una organización se beneficia cuando sus empleados adoptan herramientas para ser eficientes en sus trabajos.

Por otro lado, las herramientas utilizadas podrían exponer sus datos en la nube a amenazas cibernéticas.

Dado que estas herramientas no son visibles para el departamento de TI, es posible que los ataques a ellas no se detecten con la suficiente antelación, lo que provocaría daños en la organización.

Por qué la TI en la sombra es común en el lugar de trabajo

Independientemente de las críticas contra la TI en la sombra, prevalece en muchas organizaciones.

Las innovaciones tecnológicas hacen que sea difícil ignorar la TI en la sombra. Se espera que los empleados se desempeñen de manera excelente en el creciente panorama empresarial, por lo que, naturalmente, recurren a otro software para mejorar su desempeño.

El proceso de investigación y aprobación de herramientas en algunas organizaciones es largo y tedioso. Los empleados prefieren usar las herramientas que necesitan en secreto en lugar de pasar por el agotador proceso.

¿Cuáles son las ventajas de Shadow IT?

La implementación de la TI en la sombra en los entornos de trabajo puede ser beneficiosa para una organización de varias maneras. Si sus empleados se disparan en sus deberes, su negocio también se dispara.

Así es como la TI en la sombra puede ser beneficiosa para su empresa.

1. Incrementar la eficiencia de los empleados

Las herramientas que proporciona a sus empleados están destinadas a mejorar su trabajo. Se pone aún mejor cuando los empleados seleccionan estas herramientas ellos mismos.

Es posible que sus empleados no se sientan cómodos con lo que les proporciona, pero de todos modos tienen que usarlos. Pueden terminar luchando con el uso de esas herramientas y eso es contraproducente. Lo contrario ocurre cuando trabajan con las herramientas que ellos mismos seleccionaron. Dado que están familiarizados con ellos, su productividad debería estar en su punto más alto.

2. Reducir la carga de trabajo del departamento de TI

Un departamento de TI típico está muy ocupado. En un lugar de trabajo moderno que funciona con computación en la nube, los sistemas de trabajo deben ser funcionales y es responsabilidad del departamento de TI mantenerlos en funcionamiento. Hacer que el equipo de TI busque y apruebe todas las herramientas de flujo de trabajo es un trabajo adicional a su carga de trabajo ya reducida.

Cuando los empleados buscan y usan algunas herramientas para mejorar su trabajo, están reduciendo la carga de trabajo del equipo de TI, especialmente cuando son efectivas y no tienen efectos negativos.

3. Impulsar la innovación

Esperar a que el departamento de TI proporcione todas las tecnologías utilizadas para el trabajo podría ralentizar el rendimiento. Algunas herramientas existentes en el terreno pueden estar desactualizadas y el equipo de TI podría tardar demasiado en reemplazarlas.

Los empleados pueden estar al tanto de las herramientas que pueden mejorar sus trabajos. Cuando tomen la iniciativa de implementar esas herramientas en sus funciones, impulsarán la innovación en la organización, generando crecimiento y desarrollo, una victoria para la organización.

¿Cuáles son las desventajas de Shadow IT?

Pasar por alto el departamento de TI no es ético. Cuando los empleados hacen eso, podrían exponer a su organización a varios riesgos y ataques cibernéticos. Como resultado de esto, la TI en la sombra puede ser perjudicial para su negocio de varias maneras.

1. Incumplimiento

Las organizaciones se guían por leyes y reglamentos para mantener el orden en sus industrias. Estas regulaciones se extienden al uso de sistemas y la gestión de datos.

Los sistemas que utiliza su empresa pueden marcar o estropear su adhesión a los estándares que debe respetar. El uso de herramientas no autorizadas por parte de sus empleados podría poner a su empresa en el lado equivocado de la ley y podría ser sancionado por infracción.

2. Falta de visibilidad y control

El departamento de TI está destinado a vigilar todo lo que se utiliza en una organización. Se les priva de la oportunidad de ejecutar este deber de manera efectiva al adoptar una estrategia de seguridad proactiva cuando algunos sistemas se les ocultan debido a la TI en la sombra.

La falta de visibilidad hace que el equipo de TI no pueda detectar amenazas de ciberseguridad.

3. Fugas de datos

Un equipo de TI competente puede determinar las implicaciones de seguridad de la tecnología. Algunos programas pueden ser eficaces pero tienen requisitos de seguridad complejos. Los empleados que utilizan estos sistemas pueden carecer de los conocimientos necesarios para configurarlos de forma eficaz, exponiendo así sus datos.

Los sistemas en la sombra de TI pueden requerir actualizaciones y mantenimiento regulares para funcionar correctamente. Es posible que los empleados no tengan la experiencia o el tiempo para hacer esto y, por lo tanto, exponen los sistemas de la empresa a infracciones.

Cómo gestionar los riesgos de TI en la sombra

Erradicar completamente la TI en la sombra en su organización podría ser una tarea difícil. Para estar seguro, debe aprender a administrarlo, ya que sus empleados podrían estar complaciéndolo a sus espaldas.

Puede abordar el problema y encontrar puntos en común con los siguientes métodos.

1. Eduque a sus empleados

Es más probable que los empleados no utilicen la TI en la sombra cuando conocen las razones por las que es malo. Es posible que algunos de ellos ni siquiera sean conscientes de los peligros, ya que están utilizando las herramientas para mejorar sus trabajos. En lugar de criticarlos fuertemente, debe educarlos sobre los peligros para su organización.

Cultive una cultura de ciberseguridad saludable en toda su organización para que todos comprendan la necesidad de mantener prácticas de ciberseguridad saludables en todo momento, incluso cuando nadie esté mirando.

2. Capacite a sus empleados con las herramientas que necesitan

En lugar de imponer herramientas a sus empleados, establezca una comunicación abierta con ellos sobre las herramientas que necesitan para ser eficientes en sus trabajos y tomar las medidas necesarias.

Cuando hay una comunicación abierta, los empleados estarán encantados de informarle sobre cualquier cosa que pueda mejorar sus trabajos en lugar de utilizarlos sin su conocimiento.

3. Simplificar los procesos de verificación y aprobación

Después de haber ganado la confianza de sus empleados para comunicarle sus necesidades de TI, cree una estructura para implementar el proceso.

Optimice el proceso de investigación para que el departamento de TI no tarde una eternidad en aprobar las herramientas recomendadas. De lo contrario, sus empleados volverán a sus antiguas formas de utilizar los sistemas a sus espaldas.

4. Priorice sus activos

Los ciberatacantes no pierden el tiempo en activos que no tienen ningún valor para ellos. Apuntan a los más valiosos.

Administre sus recursos de manera efectiva priorizando sus activos digitales más valiosos . No se abrume centrándose en herramientas de TI en la sombra que son inofensivas, especialmente aquellas que no están conectadas directamente a Internet, cuando se supone que debe concentrarse en sus mayores activos.

5. Utilice herramientas avanzadas para administrar su infraestructura de TI en la sombra

Shadow IT representa una amenaza cuando las herramientas no se detectan. Una vez que pueda detectar las herramientas y mantenerlas bajo vigilancia, tendrá poco de qué preocuparse. Puede vigilar su infraestructura mediante el uso de herramientas avanzadas de ciberseguridad para monitorear sus sistemas.

Convierta la TI en la sombra a su favor

Siempre que haya empleados en una organización, habrá TI en la sombra. Y eso se debe a que, naturalmente, los empleados buscarían formas de facilitar su trabajo, especialmente cuando no tienen intenciones maliciosas de hacerlo.

Si puede hacer que traigan esas herramientas a través de la puerta principal, puede disfrutar de los beneficios de la TI en la sombra sin tenerla en las sombras.