Een verzamelpostvak maken in Office 365

Als u niet bekend bent met de term catch-all mailbox , is dit een e-mailadres waar u e-mails kunt ontvangen die zijn verzonden naar ongeldige e-mailadressen met uw domeinnaam.

Om het praktischer te maken, gaat u ervan uit dat uw e-mailadres [email protected] is en dat uw klant om de een of andere reden een e-mail stuurt naar [email protected] . Bij een dergelijke fout zou de e-mail teruggestuurd worden naar de afzender. Maar met een geconfigureerde verzamelpostbus kunnen dergelijke berichten worden afgeleverd in een speciale inbox waartoe u toegang hebt.

Laten we eens kijken hoe u een verzamelpostvak kunt maken in Office 365.

Office 365 en de optie "Alles opvangen"

Bij veel Office 365-klanten is de Catch-All-mailbox een virale functie, voornamelijk omdat het het verlies van bedrijfsgerelateerde informatie voorkomt wanneer typfouten op e-mailadressen worden gemaakt. Helaas wordt Microsoft niet rechtstreeks ondersteund, vermoedelijk omdat het mazen kan veroorzaken in spam-e-mails die Office 365-mailsystemen overbelasten.

Maar er is een manier om dit voorbehoud te omzeilen, en we zijn van plan u hierover te informeren. Houd er echter rekening mee dat catch-all mailboxen alleen werken voor e-mails die vanaf externe domeinen worden verzonden. Dat gezegd hebbende, hier zijn de stapsgewijze instructies om een ​​verzamelpostvak te maken.

Configuratie van een verzamelpostbus

Om de catch-all mailboxconfiguratie in de Exchange Online-omgeving te implementeren, stellen we drie eenvoudige functies voor:

• De dynamische distributiegroep
• Een gedeelde mailbox
• Een Exchange Online Transport Regel

Ten slotte heeft u een nieuwe transportregel nodig voor Exchange Online. Deze regel is verantwoordelijk voor het implementeren van de voorwaarden waarop de catch-all-mailbox werkt.

Stap 1: Een dynamische distributiegroep maken

De eerste stap omvat het creëren van een dynamische distributiegroep. Deze distributiegroep vermeldt alle Office 365-e-mailadressen van uw organisatie om e-mails van externe domeinen te ontvangen. Volg de onderstaande stappen om een ​​dynamische distributiegroep te maken.

1. Ga naar de Office 365 Portal > Alles tonen > Exchange . Als u op Exchange klikt, wordt u doorgestuurd naar het Exchange Administration Panel.

   

2. Selecteer Ontvangers > Groepen in het deelvenster Uitwisseling .
3. Zodra u dit hebt gedaan, zoekt u een + -teken in een vervolgkeuzemenu Nieuwe Office 365-groep en selecteert u Dynamische distributiegroep.

   

4. Ga dan naar Ontvangers > Groepen > Dynamische distributiegroep . Als u dit doet, zou er een nieuw veld moeten worden geopend waarin u enkele details moet invoeren. De verplichte informatie is de weergavenaam en de alias en leden . U kunt dezelfde naam gebruiken voor de eerste twee.
5. Om leden toe te voegen, selecteert u Alle typen ontvangers en klikt u op Opslaan .

Nu hebt u officieel uw dynamische distributiegroep gemaakt; nu moet u een gedeelde mailbox instellen.

Stap 2: Een gedeelde mailbox instellen

De tweede stap bij het opzetten is een gedeelde mailbox. Omdat een organisatie veel ontvangers heeft, is er een gedeelde ruimte nodig waar ze de e-mails kunnen bekijken die via de verzamelpostbus binnenkomen. Deze ruimte wordt een gedeelde mailbox genoemd. Ga als volgt te werk om het in te stellen:

1. Ga naar Office 365 Portal > Groepen > Gedeelde mailboxen > + om een ​​nieuwe gedeelde mailbox te maken.

   

2. Ga dan naar Office 365 Portal > Groepen > Gedeelde mailboxen en voeg een gedeelde mailbox toe. Voeg hier uw domeinnaam en e-mailadres van de beheerders toe en klik op Toevoegen .
3. Klik op het tabblad dat verschijnt op Volgende stappen en selecteer Leden aan deze mailbox toevoegen . Klik erop en voeg gebruikers toe die in de gedeelde mailbox komen. Gebruik hier uw dynamische groepen.

   

4. Nadat je alle leden hebt toegevoegd, klik je op Opslaan en daar heb je het. Je mailbox is helemaal klaar. Wat overblijft tussen jou en je verzamelpostbus is de Exchange Online Transport Rule .

Stap 3: De Exchange Online-transportregel maken

Nu heb je je gedeelde mailbox met de dynamische lijst van mensen die je erop wilt hebben; het is tijd om regels te maken voor uw allesomvattende met behulp van de volgende stappen.

1. Ga naar het navigatiemenu en selecteer Alles tonen > Exchange > E-mailstroom > Geaccepteerde domeinen .
2. Ze koos Office 365 Portal > Alles tonen > Exchange > E-mailstroom > Geaccepteerd domein > Interne relais.
3. Zorg ervoor dat u Interne relais selecteert onder uw domeinen. Dit is een cruciale stap omdat uw transportregel hierdoor werkt. Sla deze stap dus niet over.

   

4. Ga dan terug naar het navigatiepaneel en klik op E-mailstroom > Regels > + > Maak een nieuwe regel en noem je nieuwe regel Catch-all . Nu moet u toepassingscriteria maken.
5. Ga naar als de afzender zich bevindt en selecteer Buiten de organisatie.

   

6. Kies ten slotte Doe het volgende > Stuur het bericht om naar en kies CatchAll. Hiermee is het je officieel gelukt om je catch-all mailbox aan te maken.

   

Hoe de Exchange Online-omgeving werkt (autoritair versus intern relais)

Telkens wanneer een openbare domeinnaam wordt geregistreerd in Office 365, wordt het domein beschouwd als een geaccepteerd domein . De Exchange Online-server beschouwt zichzelf als de enige autoriteit op de geregistreerde publieke domeinnaam.

Dus als u een e-mail probeert te verzenden vanuit het geregistreerde publieke domein, gaat de Exchange Online Server door de Global Address List (GAL) op zoek naar het adres van de ontvanger. Als het adres bestaat, wordt het bericht op zijn bestemming afgeleverd. Als het echter detecteert dat het adres niet bestaat op de GAL, ontvangt de afzender een bericht dat de ontvanger niet bestaat.

Om dit probleem op te lossen, moet u de geregistreerde domeinnaam wijzigen van de standaard Authoritative naar Internal Relay. In dit geval, als uw afzender een e-mail stuurt naar een niet-bestaande ontvanger, weet Exchange Online het bericht door te sturen naar 'andere e-mailinfrastructuur' in plaats van een foutmelding naar de afzender te sturen. Als u meer dan één publieke domeinnaam voor uw organisatie heeft geregistreerd, moet u elke domeininstelling afzonderlijk wijzigen van Authoritative naar internal relay.

Zoals we eerder vermeldden, ondersteunt Exchange Online standaard de catch-all mailbox-functie niet. Dit betekent dat u de methode moet gebruiken die we voor u hebben beschreven. Er zijn ook andere methoden, zoals code. Maar niet iedereen kent hun programmeertalen, dus we denken dat het gemakkelijker voor je is om je aan de meer eenvoudige dingen te houden.

Is er een nadeel aan het gebruik van een verzamelpostbus?

Er kunnen een paar risico's zijn bij het gebruik van een allesomvattende mailbox op Office 365. De meest voor de hand liggende van deze risico's is dat deze mailbox potentiële phishing-aanvallen op het e-mailsysteem en de eraan gekoppelde accounts kan toelaten .

Externe bronnen kunnen bijvoorbeeld bekende accountnamen binnen een organisatie targeten en e-mails met kwaadaardige bedoelingen naar die inboxen sturen. Aangezien e-mails automatisch naar die accounts worden geleid in plaats van te worden weggegooid, zou dit een aanzienlijk beveiligingsrisico vormen, waardoor gevoelige informatie buiten de organisatie wordt verzonden zonder medeweten van de accounteigenaar.

Mis uw e-mails niet meer

We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om een ​​allesomvattende mailbox voor uw organisatie te configureren. Deze mailboxen zijn de reddingsboten van verkeerd gespelde of verkeerd getypte e-mailadressen. Met dank aan hen kunt u afscheid nemen van het missen van belangrijke e-mails vanwege kleine fouten die zijn gemaakt op e-mailadressen die bij uw domein zijn geregistreerd.

Zoals elke reddingsboot die kan kapseizen uit een gat dat te veel water doorlaat, kunnen catch-all-brievenbussen ook naar het zuiden gaan vanwege de vele spamberichten die ze binnenlaten. Overweeg dus uw opties en bereid u voor voordat u besluit een opvangbak op te zetten. alle mailboxen voor uw organisatie.