Hoe u de beste productiviteitstechnieken in Trello gebruikt

Trello is een veelzijdige app voor taakbeheer. Met zijn aangepaste functies kunt u het met elke productiviteitsmethode gebruiken. Hoewel het is opgezet als een Kanban-bord, kun je het op elke gewenste manier instellen.

In dit artikel leert u hoe u de meest bekende productiviteitsmethoden in Trello kunt gebruiken.

1. Kanban-bord

Een kanbanbord is een efficiënte manier om de workflow te beheren. Je verdeelt je taken in drie lijsten: To-Do, Doing en Done! De lijst Klaar is ook een motivator en laat je alles zien wat je tot nu toe hebt bereikt.

Deze lay-out is de standaardindeling van Trello, dus hij is eenvoudig in te stellen. Selecteer bij het maken van een nieuwe lijst de Kanban Board-sjabloon. De functies vullen deze strategie ook aan. U kunt op kaarten klikken en ze tussen lijsten slepen, ze een kleurcode geven en de voortgang bijhouden met checklists!

Deze functies zijn allemaal beginnersvriendelijk - je kunt ze gemarkeerd zien in de bovenstaande schermafbeelding! Als je Trello nog niet eerder hebt gebruikt en een tutorial nodig hebt, bekijk dan onze Trello-tips voor beginners om aan de slag te gaan!

2. Eisenhower-matrix

Deze methode wordt toegeschreven aan Dwight D. Eisenhower. Het is geweldig voor het stellen van prioriteiten en werkt goed voor iedereen met een lange en oneindige takenlijst.

De matrix heeft vier sectoren. De eerste is Do It Now voor taken die u snel moet doen vanwege deadlines of andere gevolgen. De tweede is Do It Later voor taken die niet dringend zijn. De laatste twee zijn Delegate It voor taken die buiten je stuurhut vallen, en Don't Do It voor taken die niet urgent of belangrijk zijn.

Deze sectoren vertalen zich mooi naar Trello-lijsten! Als u de 2 × 2-lay-out wilt, kunt u een handige Trello-extensie gebruiken met de naam List Layouts of deze Trello-sjabloon . Trello benadrukt naderende deadlines voor jou. Dit maakt het eenvoudig om te zien wanneer een taak moet worden verplaatst van Do It Later naar Do It Now . Je kunt ook andere mensen aan je bord toevoegen als bijdragers. Op die manier is het delegeren van een taak net zo eenvoudig als het aan hen toewijzen met behulp van de optie Leden .

3. Ivy Lee-methode

Ivy Lee pleit ervoor om je takenlijst te beperken tot 6 taken. Dit helpt u te voorkomen dat u overweldigd raakt door een lange lijst of uw aandacht te veel verspreidt. Het werkt als volgt: maak elke dag zes taakkaarten en werk aan die kaarten. Archiveer aan het eind van de dag voltooide taken. Voeg de volgende dag nieuwe taken toe, tot een maximum van zes. Het idee is dat je nooit meer dan zes taken tegelijk op je bord hebt.

Gerelateerd: Hoe u uw Trello-borden opruimt en opruimt: eenvoudige tips

Je kunt ook List Limits toevoegen , een gratis en handige Trello Power-Up die oplicht als je meer dan zes taken aan je lijst toevoegt! Je zou ook de Time Blocking- methode kunnen toepassen . Dit betekent de dag verdelen in ochtend-, middag- en avondlijsten en de zes taken daartussen verdelen.

4. Kikker-eten

Mark Twain zei ooit: "Eet elke ochtend als eerste een kikker, en de rest van de dag zal er niets ergers met je gebeuren". Deze oefening om het ergste eerst gedaan te krijgen is geen complete techniek, maar het verbetert andere methoden!

Er zijn twee manieren om het eten van kikkers in Trello in te zetten: met een label en met een sticker. De sticker valt meer op, dus dat raden we aan. Voeg elke dag een kikkersticker naar keuze toe aan één taak, en dat is jouw kikker! Maak het eerst af.

Etiketten zijn minder opvallend, maar u kunt ze automatiseren. Gebruik de Butler-functie om een ​​taak automatisch een kikker te laten worden als je deze te lang ongedaan laat. Volg de onderstaande stappen voor die methode:

Open het menu van het bord en selecteer het submenu Meer en klik vervolgens op Labels . Maak een "FROG"-label. Wij raden hiervoor de kleur groen aan. Open vervolgens het menu Automatisering en selecteer het submenu Regels .

Maak een nieuwe regel met de volgende Date trekker: Wanneer de Due Date Onvolledige is gemarkeerd in een kaart Due in minder dan 7 dagen . Houd er rekening mee dat u desgewenst een ander aantal dagen kunt selecteren. Vervolgens vertellen we het bord wat het moet doen als het een dergelijke kaart detecteert.

We gaan in totaal twee acties toevoegen. Begin met een actie Toevoegen/Verwijderen : voeg het groene FROG-label toe aan de kaart , zoals hierboven weergegeven.

Voeg de volgende sorteeractie toe : Sorteer de lijst op label: KIKKER oplopend . Dit zorgt ervoor dat taken met dreigende deadlines in kikkers veranderen en bovenaan de lijst komen te staan. Voltooi de regel en deze blijft deze voorwaarde handhaven totdat u deze verwijdert of uitschakelt.

5. SLIMME doelen

SMART Goals is een manier om ervoor te zorgen dat u uw taken daadwerkelijk kunt uitvoeren. Het staat voor S -specific, M easurable, A ctionable, R easonable en T imely. Het voorkomt dat je vage doelen creëert waardoor je gefrustreerd raakt. Je kunt deze filosofie toepassen op Trello door een checklist op te slaan.

Maak een kaart en noem deze "SMART List" of iets dergelijks. Voeg een checklist met dezelfde naam toe met alle SMART-criteria.

• Specifiek . [Voeg specifieke parameters toe]
• Meetbaar . [Kwantificeer het doel]
• Bruikbaar . [Schrijf de stappen op, begin elke stap met een werkwoord]
• Redelijk . [Zorg ervoor dat het mogelijk is om de taak uit te voeren zoals beschreven]
• Tijdig . [Stel een deadline in met de functie Datums]

Bewaar de kaart en leg hem opzij, maar archiveer hem niet. Wanneer u in de toekomst een checklist aan het maken bent, kunt u de kopieeritems selecteren uit... dropdown om de SMART List te importeren!

6. Inbox-methode

Deze methode werkt het beste in een e-mailclient, maar je kunt hem toepassen op elke situatie waarin nieuwe taken opduiken. Deze methode maakt gebruik van vier lijsten. De eerste is Do Now , voor taken die u in twee minuten of minder kunt voltooien.

De volgende lijst is Delegeren voor taken die u aan anderen moet overdragen. Als je je bord deelt, kun je het toegewezen teamlid toevoegen door Toewijzen te selecteren in het kaartmenu. Als het bord privé is, overweeg dan om een ​​power-up toe te voegen, zoals SendBoard's Email for Trello . Hiermee kunt u kaarten maken vanuit uw favoriete e-mailclient of e-mails verzenden vanuit Trello!

U hebt ook een agendalijst met taken nodig met een bijgevoegde datum. U kunt snel een eenvoudige regel toevoegen vanuit de lijst! Klik op de lijst menu-opties en selecteer Als een kaart wordt toegevoegd aan de lijst ... om te beginnen met het toevoegen van een regel. Kies Lijst sorteren als het actietype en sorteer op vervaldatum , oplopend .

Maak ten slotte Al het andere voor taken die geen vervaldatum hebben. U kunt het ook gebruiken voor bronnen, sjablonen en projectideeën die nog niet uitvoerbaar zijn. Al het andere kan behoorlijk rommelig worden, dus stel een paar regels op om het georganiseerd te houden.

Maak eerst een label met de naam "Resource". Open het lijstmenu en selecteer Een aangepaste regel maken... . Selecteer de trigger Wanneer het Resource-label aan een kaart wordt toegevoegd en de actie Sorteer de lijst op label Resource oplopend .

Dit zorgt ervoor dat middelen die u vaak wilt gebruiken altijd bovenaan staan. U kunt ook een sjabloonlabel maken en dezelfde methode gebruiken om de sjablonen onderaan de lijst uit het zicht te houden.

De andere regel heeft de trigger Wanneer een vervaldatum is ingesteld op een kaart in de lijst "ALLES ANDERS ." Geef het de actie, "verplaats de kaart naar de top van de lijst KALENDER ". Zo vergeet je niet om een ​​tijdgevoelige taak aan de agenda toe te voegen.

Verbeter uw productiviteit in Trello

De stijl van elke persoon is anders, dus experimenteer om de manier te vinden die voor jou werkt! Je kunt verschillende stijlen mixen en matchen. U kunt bijvoorbeeld de Frog-Eating- en Ivy Lee-methode aan bijna elke stijl toevoegen. Je zou ook het idee van een "Alles" -lijst kunnen nemen en deze in je Kanban-bord kunnen opnemen.

Met de juiste methode en power-ups kun je van je Trello-bord een productiviteitskrachtpatser maken!