Jak korzystać ze śledzenia zmian w programie Microsoft Excel

Śledzenie zmian w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel ułatwia innym osobom aktualizowanie lub przeglądanie pliku. Przydaje się również, gdy chcesz śledzić wszystkie wprowadzone w nim zmiany. Polecenie śledzenia zmian jest łatwe do znalezienia na karcie Recenzja w starszych wersjach programu Microsoft Excel. Jednak Ty i Twój zespół możecie mieć trudności z ich skonfigurowaniem w nowszych wersjach.

Jak więc udostępnić funkcję śledzenia zmian w nowszych wersjach programu Microsoft Excel? Oto przewodnik, który Ci pomoże.

​Włączanie funkcji śledzenia zmian w programie Microsoft Excel

Funkcja śledzenia zmian jest domyślnie wyłączona w programie Microsoft Excel. Oznacza to, że pierwszym krokiem do śledzenia zmian będzie włączenie tej funkcji. Oto jak to robisz.

1. Przejdź do karty Recenzja > Śledź zmiany > Wyróżnij zmiany > Śledź zmiany podczas edycji .

   

2. W menu rozwijanym Śledź zmiany wybierz opcję Wyróżnij zmiany .

   

3. Gdy otworzy się okno dialogowe Zaznacz zmiany , wybierz Śledź zmiany podczas edycji .

Śledzenie zmian podczas edycji pomaga łatwo określić sytuacje, w których skoroszyt może być udostępniany. Dlatego zobaczysz opcje „ Kto ” i „ Kiedy ”. Na potrzeby tego poradnika użyjemy ustawień domyślnych, a więc:

1. Zaznacz pole wyboru Kiedy , ustaw je na Wszystkie, a następnie przejdź do pola wyboru Kto i ustaw je na Wszyscy .
2. Następnie zaznacz pole wyboru Wyróżnij zmiany na ekranie .
3. Następnie w końcu kliknij OK .

Masz to. Śledzenie zmian w programie Microsoft Excel jest teraz włączone. Oznacza to, że wszelkie zmiany wprowadzone w skoroszycie zostaną wyróżnione. Warto również zauważyć, że zmiany można śledzić tylko w zapisanym pliku.

Powiązane: Jak zablokować komórki w programie Excel

Wprowadzanie zmian w programie Microsoft Excel

Teraz, gdy włączyliśmy śledzenie zmian, możesz zacząć wprowadzać zmiany w dowolnej komórce lub grupie komórek programu Microsoft Excel. Na przykład w poniższym projekcie makiety wprowadziliśmy zmiany w komórce C4 z „Rozwój oprogramowania” na „IT”.

Tak więc, gdy kursor najedzie na zmienioną komórkę, pojawi się komunikat. Ten komunikat wskazuje, jaka zmiana została dokonana, kto ją wprowadził i kiedy została dokonana.

Skoroszyt z włączoną funkcją śledzenia zawsze będzie zawierał niebieskie obramowanie i mały niebieski trójkąt w lewym górnym rogu edytowanej komórki. Jeśli masz wielu recenzentów, program Microsoft Excel przypisuje każdemu z nich inny kolor śledzenia.

W takim przypadku śledzone skoroszyty nie mogą być chronione, ponieważ przyznano dostęp wielu osobom. Istnieją inne opcje, do których możesz nie mieć dostępu po włączeniu funkcji śledzenia zmian . Pamiętaj, że musisz opublikować skoroszyt w udostępnionej lokalizacji, aby uzyskać edycje od innych.

Powiązane: Jak sprawdzać pisownię i gramatykę w programie Excel

Uzyskiwanie listy śledzonych zmian w osobnym arkuszu

Możesz także wyświetlić historię śledzonych zmian w osobnym arkuszu. Ta lista zawiera wszystkie zmiany wprowadzone w arkuszu. Obejmuje to zawartość poprzedniej komórki (stara wartość), bieżącą zawartość komórki i nową wartość.

Oto jak uzyskać listę śledzonych zmian.

1. Na karcie Recenzja > Śledź zmiany > Wyróżnij zmiany .
2. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Podświetl zmiany . Zaznacz pole obok etykiety Lista zmian w nowym arkuszu i kliknij OK .

   

​Wyświetl i zaakceptuj zmiany

Włączenie funkcji śledzenia to jeden z kroków do śledzenia pliku. Oprócz włączenia tej funkcji musisz również przejrzeć wprowadzone zmiany. Przeglądanie zmian ułatwia przeglądanie mnóstwa zmian wprowadzonych przez inne osoby pracujące nad tym samym skoroszytem.

Im łatwiej jest określić wprowadzone zmiany, tym większe prawdopodobieństwo, że zidentyfikujesz, które ze zmian warto zachować, a które możesz usunąć. Aby zaakceptować zmiany w programie Microsoft Excel, wykonaj następujące czynności.

1. Przejdź do karty Recenzja > Śledź zmiany > Zaakceptuj lub odrzuć zmiany .
2. Kliknij Śledź zmiany w grupie Zmiany i wybierz Zaakceptuj/Odrzuć zmiany .

   

W oknie dialogowym Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia należy określić opcje Kiedy , Kto i Gdzie . Oto jak się do tego zabrać:

1. W przypadku opcji Kiedy możesz wybrać wszystkie zmiany, które nie zostały przejrzane, lub określić datę.
2. W polu wyboru Kto możesz wybrać konkretną osobę i przejrzeć wprowadzone przez nią zmiany.

   

3. W polu wyboru Gdzie możesz zaakceptować lub odrzucić zmiany w całym skoroszycie. Alternatywnie wybierz komórki, których zmiany chcesz przejrzeć i kliknij OK.

   

4. Kliknięcie OK otworzy okno dialogowe Akceptuj lub Odrzuć zmiany .
5. W oknie dialogowym Zaakceptuj lub odrzuć zmiany możesz kliknąć Zaakceptuj zmiany pojedynczo lub Zaakceptuj wszystkie, aby zaakceptować wszystkie zmiany jednocześnie.

Jeśli odrzucisz zmianę, powróci ona do pierwotnej wartości. Ważne jest również, aby wiedzieć, że nie możesz cofnąć zmiany, kiedy ją zaakceptujesz.

Wyłączanie śledzenia zmian w programie Microsoft Excel

Po zakończeniu pracy możesz wyłączyć funkcję śledzenia zmian w programie Microsoft Excel. Spowoduje to usunięcie wszelkich istniejących niebieskich pól w komórkach i zatrzyma śledzenie dalszych zmian.

Oto kroki, aby wyłączyć śledzenie zmian w programie Microsoft Excel:

1. Przejdź do karty Recenzja > Śledź zmiany > Wyróżnij zmiany .
2. W opcji grupy Zmiany kliknij Śledź zmiany i wybierz Zaznacz zmiany .
3. W oknie dialogowym Wyróżnij zmiany usuń zaznaczenie opcji — Śledź zmiany podczas edycji . To także udostępnia Twój skoroszyt.
4. Kliknij OK .

   

5. Po kliknięciu OK zobaczysz monit, jak pokazano poniżej. Kliknij Tak .

   

Czy funkcja śledzenia zmian może działać w arkuszach programu Microsoft Excel z tabelami?

W obecnej postaci nie można używać śledzenia zmian w arkuszach kalkulacyjnych zawierających tabele. Aby śledzić zmiany w takich arkuszach kalkulacyjnych, musisz przekonwertować je na zakresy, wybierając tabelę, klikając kartę Projekt , a następnie klikając opcję Konwertuj na zakres .

W przypadku bardziej złożonych projektów możesz przejrzeć te szablony arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, aby ułatwić proces śledzenia. Jeśli po tym wszystkim nadal zmagasz się ze śledzeniem zmian, być może używasz programu Excel do uruchamiania projektu, do którego nie jest on dobrze przystosowany. Oto lista niektórych rzeczy, których należy unikać w programie Excel .

Dlaczego musisz włączyć śledzenie zmian?

Chociaż możesz wygodnie pracować nad swoim plikiem bez włączania tej funkcji, znacznie ułatwia to pracę, szczególnie podczas pracy w zespole.

Śledzenie zmian umożliwia wstawianie notatki za każdym razem, gdy w komórkach występują jakiekolwiek zmiany. Automatycznie rejestruje wszystkie zmiany zachodzące w arkuszu i przechowuje je, abyś mógł się do nich później odnieść. To powiedziawszy, ciesz się tą bezproblemową strategią śledzenia zmian w arkuszach programu Microsoft Excel.