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如何在 Outlook 中存檔電子郵件
歸檔電子郵件是保持收件箱整潔的最佳方法之一。如果您想在 Outlook 中執行此操作，那麼您很幸運。Outlook 網頁版和 Outlook 桌面版都可以讓你輕鬆存檔電子郵件。
在本指南中，我們將介紹在計算機上的 Microsoft Outlook 中存檔電子郵件的所有最佳方法。
什麼是 Outlook 中的存檔？
在 Outlook 和電子郵件的上下文中，存檔基本上是您選擇與主收件箱分開的所有電子郵件。
在 Outlook for web 上，歸檔電子郵件意味著將電子郵件從主收件箱文件夾移動到存檔文件夾。
在 Outlook 桌面版中，歸檔電子郵件基本上意味著將電子郵件從主 Outlook PST 文件移動到新的 PST 文件。您可以在此 PST 文件中移動，並隨時訪問其中的所有存檔電子郵件。
如果您剛開始使用 Outlook，請將Outlook 網頁版與桌面版進行比較，看看哪一個適合您的需求。
您可以為所有電子郵件帳戶使用 Outlook 存檔嗎？
有兩種情況無法使用 Outlook 中的存檔功能。
首先，如果您有 Exchange Server 電子郵件帳戶並且您的組織使用 Microsoft Exchange Server Online Archive，則您無法使用本機 Outlook 存檔功能。
其次，如果您的網絡管理員禁用了存檔功能，那麼您也無法存檔您的電子郵件。
在這兩種情況下，請與您組織的網絡管理員聯繫以獲得幫助。
如何在 Outlook for Web 中存檔電子郵件
在 Outlook for web 上存檔電子郵件比在桌面應用程序中更容易。只需單擊幾個選項，您選擇的電子郵件就會被存檔。
這是你如何做到的：
- 前往Outlook.com並登錄您的電子郵件帳戶。
- 單擊左側電子郵件所在的文件夾。
- 從右側窗格中選擇您要存檔的電子郵件。
- 單擊頂部菜單欄中的“存檔”選項。
- 如果您錯誤地存檔了電子郵件，請單擊底部的撤消以撤消您的操作。
您可以點擊查看您的所有歸檔的電子郵件歸檔左側。
如果您想將存檔的電子郵件移回主文件夾，請在存檔文件夾中找到該電子郵件，單擊該電子郵件，單擊頂部的移至，然後選擇要將電子郵件移動到的位置。
相關：如何在 Gmail 中存檔所有舊電子郵件並達到收件箱零
如何在 Outlook 中自動存檔電子郵件
在 Outlook 桌面版中，您可以自動或手動存檔電子郵件。在本節中，我們將介紹如何使用 Outlook 桌面版中的自動存檔功能。
AutoArchive 是幫助在 Outlook 應用程序中自動存檔電子郵件的功能的名稱。此功能會在經過預定義的時間後將您的電子郵件從主文件夾發送到存檔。
您可以在此功能中配置各種選項，以下步驟描述瞭如何執行此操作：
- 在您的計算機上打開Outlook。
- 單擊頂部的文件，然後從左側邊欄中選擇選項。
- 單擊左側的高級選項。
- 在右側窗格中找到AutoArchive，然後單擊AutoArchive Settings按鈕。
- 勾選頂部的運行自動存檔每個選項並指定該功能應在您的 Outlook 中運行的時間。
- 在存檔的默認文件夾設置部分，選擇何時存檔項目。基本上，您正在指定 Outlook 內容的年齡。
- 單擊瀏覽並選擇存檔文件的目標文件夾。如果您不喜歡默認的 Outlook PST 目錄，則只需執行此操作。
- 最後，點擊底部的確定以保存您的更改。
如果您想阻止 Outlook 自動存檔您的電子郵件，您可以禁用自動存檔功能。
去做這個：
- 在您的計算機上打開Outlook。
- 單擊頂部的文件，然後選擇左側的選項。
- 單擊左側的高級選項。
- 單擊右側窗格中的自動存檔設置。
- 取消勾選頂部的運行自動存檔每個選項。
- 點擊底部的確定。
如何手動存檔 Outlook 中的電子郵件
為了更好地控制電子郵件存檔，您實際上可以在 Outlook 中手動存檔電子郵件。這使您可以在需要時將主要電子郵件發送到存檔。
要使用此方法：
- 在您的計算機上打開Outlook。
- 點擊文件的左上角。
- 選擇左側的信息選項卡。
- 單擊工具的向下箭頭圖標，然後選擇清理舊項目。
- 將出現一個對話框，讓您配置手動電子郵件存檔。
- 在頂部，您有兩個選項可讓您決定要包含在存檔中的內容。選擇您要使用的那個。
- 選擇您要添加到存檔中的文件夾。
- 使用日曆選項選擇您的物品的年齡。
- 單擊瀏覽並選擇要保存 Outlook 存檔文件的文件夾。
- 點擊底部的確定開始在 Outlook 中創建電子郵件存檔。
創建存檔後，您可以將生成的 PST 文件移動到您想要的任何位置。
如何在 Outlook 中查看存檔的電子郵件
在 Outlook 桌面版中訪問存檔的電子郵件就像在 Outlook 網頁版中訪問一樣簡單。您只需將存檔文件加載到 Outlook 中，您就會看到所有存檔的電子郵件。
以下是將 PST 電子郵件存檔文件導入計算機上的 Outlook 的方法：
- 啟動Outlook。
- 單擊頂部的文件菜單。
- 在左側邊欄中選擇打開和導出。
- 在將PST 數據文件導入程序時，在右窗格中單擊“打開 Outlook 數據文件”。
- 導航到存檔文件所在的文件夾，單擊該文件，然後點擊底部的打開。
- 您的文件應該會加載到程序中，然後您應該能夠查看所有存檔的電子郵件。
如果您有多個文件，則可以合併 Outlook PST文件。
通過歸檔電子郵件整理 Outlook
如果您僅僅查看收件箱中的電子郵件數量就感到不知所措，那麼現在是時候通過存檔來擺脫其中的一些電子郵件了。使用上述方法將不太重要的電子郵件移至存檔，以便您可以處理需要立即關注的郵件。
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