Was ist Schatten-IT und wie können Sie Sicherheitsbedrohungen bewältigen?

Fortschritte in der Informationstechnologie (IT) haben produktivere Arbeitsplätze geschaffen. Und mit Cloud Computing war der Zugriff auf digitale Arbeitstools noch nie so einfach.

Mitarbeiter können auf Software zugreifen, die sie bei ihrer Arbeit effizienter macht. Effiziente Mitarbeiter machen effiziente Organisationen, oder? Aber es gibt auch Auswirkungen auf die Cybersicherheit.

Was bedeutet Schatten-IT? Was sind die Vor- und Nachteile davon? Und wie können Sie die Bedrohung, die sie für Ihr Unternehmen darstellen könnte, effektiv managen?

Was ist Schatten-IT?

Schatten-IT ist die Nutzung von Geräten, Tools, Systemen, Apps, Software und anderen technischen Diensten, insbesondere durch Mitarbeiter, ohne Zustimmung der IT-Abteilung.

Die Mehrheit der Mitarbeiter, die Schatten-IT nutzen, schadet nicht, möchte aber ihre Effizienz steigern. Ihr Motiv ist jedoch fraglich, da die IT-Abteilung nicht weiß, was sie tun.

Ist Schatten-IT gut oder schlecht?

Es gibt einen Streit über den Einsatz von Schatten-IT am Arbeitsplatz. Während einige Leute argumentieren, dass es gut ist, argumentieren andere anders.

Fairerweise muss man sagen, dass Schatten-IT meist das Ergebnis guter Absichten ist. Ein Unternehmen profitiert davon, wenn seine Mitarbeiter Tools einsetzen, um bei ihrer Arbeit effizient zu sein.

Andererseits könnten die verwendeten Tools Ihre Daten in der Cloud Cyber-Bedrohungen aussetzen .

Da solche Tools für die IT-Abteilung nicht sichtbar sind, werden Angriffe auf sie möglicherweise nicht früh genug erkannt und können dem Unternehmen Schaden zufügen.

Warum Schatten-IT am Arbeitsplatz üblich ist

Ungeachtet der Kritik an Schatten-IT ist sie in vielen Unternehmen weit verbreitet.

Technologische Innovationen machen es schwer, Schatten-IT zu ignorieren. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie in der wachsenden Geschäftslandschaft hervorragende Leistungen erbringen, daher greifen sie natürlich auf andere Software zurück, um ihre Leistung zu verbessern.

Der Prozess der Überprüfung und Genehmigung von Tools in einigen Organisationen ist langwierig und mühsam. Mitarbeiter nutzen die Tools, die sie brauchen, lieber heimlich, als den ermüdenden Prozess zu durchlaufen.

Welche Vorteile bietet Schatten-IT?

Die Bereitstellung von Schatten-IT in Arbeitsumgebungen kann für ein Unternehmen auf verschiedene Weise von Vorteil sein. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen, wächst auch Ihr Geschäft.

So kann Schatten-IT für Ihr Unternehmen von Vorteil sein.

1. Steigerung der Mitarbeitereffizienz

Die Tools, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, sollen ihre Arbeit verbessern. Noch besser wird es, wenn Mitarbeiter diese Tools selbst auswählen.

Ihre Mitarbeiter fühlen sich vielleicht nicht wohl mit dem, was Sie ihnen zur Verfügung stellen, aber sie müssen sie trotzdem nutzen. Sie haben möglicherweise Probleme mit der Verwendung dieser Tools, und das ist kontraproduktiv. Das Gegenteil ist der Fall, wenn sie mit den selbst ausgewählten Werkzeugen arbeiten. Da sie mit ihnen vertraut sind, sollte ihre Produktivität auf einem Allzeithoch sein.

2. Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung der IT-Abteilung

Eine typische IT-Abteilung ist sehr beschäftigt. In einem modernen Arbeitsplatz, der auf Cloud Computing arbeitet, müssen Arbeitssysteme funktionsfähig sein und es liegt in der Verantwortung der IT-Abteilung, sie am Laufen zu halten. Das IT-Team nach jedem Workflow-Tool suchen und es genehmigen zu lassen, ist eine zusätzliche Arbeit zu seinem ohnehin schon engen Arbeitspensum.

Wenn Mitarbeiter nach Tools suchen und diese verwenden, um ihre Arbeit zu verbessern, reduzieren sie die Arbeitsbelastung des IT-Teams, insbesondere wenn sie effektiv sind und keine negativen Auswirkungen haben.

3. Innovation vorantreiben

Das Warten darauf, dass die IT-Abteilung jede für die Arbeit verwendete Technologie bereitstellt, kann die Leistung verlangsamen. Einige vorhandene Tools vor Ort sind möglicherweise veraltet, und das IT-Team benötigt möglicherweise zu lange, um sie zu ersetzen.

Mitarbeiter können mit Werkzeugen vertraut sein, die ihre Arbeit verbessern können. Wenn sie die Initiative ergreifen, diese Tools in ihren Aufgaben zu implementieren, treiben sie Innovationen in der Organisation voran und sorgen für Wachstum und Entwicklung – ein Gewinn für die Organisation.

Was sind die Nachteile von Schatten-IT?

Es ist unethisch, die IT-Abteilung zu umgehen. Wenn Mitarbeiter dies tun, können sie Ihr Unternehmen mehreren Risiken und Cyberangriffen aussetzen. Infolgedessen kann Schatten-IT in mehrfacher Hinsicht schädlich für Ihr Unternehmen sein.

1. Nichteinhaltung

Unternehmen lassen sich von Gesetzen und Vorschriften leiten, um die Ordnung in ihren Branchen aufrechtzuerhalten. Diese Regelungen erstrecken sich auf die Nutzung von Systemen und die Verwaltung von Daten.

Die Systeme, die Ihr Unternehmen verwendet, können Ihre Einhaltung der Standards, die Sie einhalten müssen, entweder erschweren oder beeinträchtigen. Die Verwendung nicht autorisierter Tools durch Ihre Mitarbeiter könnte Ihr Unternehmen auf die falsche Seite des Gesetzes bringen und Sie könnten wegen Verstoßes bestraft werden

2. Mangelnde Sichtbarkeit und Kontrolle

Die IT-Abteilung soll alles im Auge behalten, was in einer Organisation verwendet wird. Ihnen wird die Möglichkeit genommen, diese Pflicht durch eine proaktive Sicherheitsstrategie effektiv zu erfüllen , wenn einige Systeme aufgrund von Schatten-IT vor ihnen verborgen sind.

Mangelnde Transparenz macht es dem IT-Team unmöglich, Cybersicherheitsbedrohungen zu erkennen.

3. Datenlecks

Ein kompetentes IT-Team kann die Sicherheitsauswirkungen der Technologie ermitteln. Einige Software kann effektiv sein, hat aber komplexe Sicherheitsanforderungen. Mitarbeiter, die diese Systeme verwenden, verfügen möglicherweise nicht über das Wissen, sie effektiv zu konfigurieren, wodurch Ihre Daten preisgegeben werden.

Systeme in der Schatten-IT benötigen möglicherweise regelmäßige Updates und Wartung, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Mitarbeiter haben möglicherweise nicht das Fachwissen oder die Zeit, um dies zu tun, und setzen die Unternehmenssysteme daher Sicherheitsverletzungen aus.

Wie man Schatten-IT-Risiken verwaltet

Die vollständige Beseitigung der Schatten-IT in Ihrem Unternehmen kann eine große Herausforderung sein. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie lernen, wie Sie damit umgehen, da Ihre Mitarbeiter sich hinter Ihrem Rücken damit hingeben könnten.

Sie können das Problem mit den folgenden Methoden beheben und Gemeinsamkeiten finden.

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

Mitarbeiter verwenden eher keine Schatten-IT, wenn sie die Gründe kennen, warum sie schlecht ist. Einige von ihnen sind sich der Gefahren möglicherweise nicht einmal bewusst, da sie die Tools verwenden, um ihre Arbeit zu verbessern. Anstatt sie schwer zu kritisieren, sollten Sie sie über die Gefahren für Ihr Unternehmen aufklären.

Pflegen Sie in Ihrem gesamten Unternehmen eine gesunde Cybersicherheitskultur, damit jeder die Notwendigkeit versteht, jederzeit gesunde Cybersicherheitspraktiken einzuhalten, auch wenn niemand zusieht.

2. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit den Tools, die sie benötigen

Anstatt Ihren Mitarbeitern Werkzeuge aufzuzwingen, kommunizieren Sie mit ihnen offen über die Werkzeuge, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen und Vorkehrungen zu treffen.

Bei offener Kommunikation informieren Sie Mitarbeiter gerne über alles, was ihre Arbeit bereichern kann, anstatt sie ohne Ihr Wissen zu nutzen.

3. Vereinfachen Sie die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse

Nachdem Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gewonnen haben, Ihnen ihre IT-Anforderungen mitzuteilen, schaffen Sie eine Struktur zur Implementierung des Prozesses.

Optimieren Sie den Überprüfungsprozess, damit die IT-Abteilung nicht ewig braucht, um empfohlene Tools zu genehmigen. Andernfalls kehren Ihre Mitarbeiter zu ihren alten Umgangsformen mit den Systemen hinter Ihrem Rücken zurück.

4. Priorisieren Sie Ihre Vermögenswerte

Cyber-Angreifer verschwenden ihre Zeit nicht mit Vermögenswerten, die für sie keinen Wert haben. Sie zielen auf das Wertvollste ab.

Verwalten Sie Ihre Ressourcen effektiv, indem Sie Ihre wertvollsten digitalen Assets priorisieren . Überfordern Sie sich nicht, indem Sie sich auf harmlose Schatten-IT-Tools konzentrieren, insbesondere auf solche, die nicht direkt mit dem Internet verbunden sind, wenn Sie sich auf Ihre größten Vermögenswerte konzentrieren sollen.

5. Verwenden Sie erweiterte Tools, um Ihre Schatten-IT-Infrastruktur zu verwalten

Schatten-IT stellt eine Bedrohung dar, wenn die Tools unentdeckt sind. Sobald Sie die Tools erkennen und im Auge behalten können, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen. Sie können Ihre Infrastruktur im Auge behalten, indem Sie fortschrittliche Cybersicherheitstools verwenden, um Ihre Systeme zu überwachen.

Machen Sie Schatten-IT zu Ihrem Vorteil

Solange es Mitarbeiter in einer Organisation gibt, wird es Schatten-IT geben. Und das liegt daran, dass Mitarbeiter natürlich nach Wegen suchen würden, um ihre Arbeit zu erleichtern, insbesondere wenn sie keine böswillige Absicht haben.

Wenn Sie sie dazu bringen können, diese Tools stattdessen durch die Haustür zu bringen, können Sie die Vorteile der Schatten-IT genießen, ohne sie tatsächlich im Schatten zu haben