Come creare un grafico a linee in Excel
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L'archiviazione delle e-mail è uno dei modi migliori per mantenere ordinata la tua casella di posta. Se vuoi farlo in Outlook, sei fortunato. Sia Outlook per il Web che Outlook per desktop ti consentono di archiviare facilmente le tue e-mail.
In questa guida, tratteremo tutti i modi migliori per archiviare le tue email in Microsoft Outlook sul tuo computer.
Nel contesto di Outlook ed e-mail, un archivio è fondamentalmente tutte le e-mail che hai scelto di tenere separate dalla tua casella di posta principale.
In Outlook per il Web, archiviare un messaggio di posta elettronica significa spostare i messaggi dalla cartella Posta in arrivo principale alla cartella Archivio.
In Outlook per desktop, archiviare un'e-mail significa sostanzialmente spostare le e-mail dal file PST di Outlook principale a un nuovo file PST. Puoi spostarti in questo file PST e accedere a tutte le tue e-mail archiviate al suo interno, ogni volta che vuoi.
Se hai appena iniziato con Outlook, confronta Outlook per il Web con il desktop e scopri quale si adatta alle tue esigenze.
Esistono due casi in cui non è possibile utilizzare la funzionalità Archivia in Outlook.
Innanzitutto, se si dispone di un account di posta elettronica di Exchange Server e la propria organizzazione utilizza Microsoft Exchange Server Online Archive, non è possibile utilizzare la funzionalità di archiviazione nativa di Outlook.
In secondo luogo, se il tuo amministratore di rete ha disabilitato la funzione di archiviazione, non puoi nemmeno archiviare le tue email.
In entrambi i casi, parla con l'amministratore di rete della tua organizzazione per ricevere assistenza.
L'archiviazione dei messaggi di posta elettronica in Outlook per il Web è più semplice che nell'app desktop. Basta fare clic su alcune opzioni e le email selezionate vengono archiviate.
Ecco come lo fai:
Puoi vedere tutte le tue email archiviate facendo clic su Archivia a sinistra.
Se desideri spostare nuovamente un'e-mail archiviata nella cartella principale, trova l'e-mail nella cartella Archivio , fai clic sull'e -mail, fai clic su Sposta in in alto e seleziona dove vuoi spostare l'e-mail.
Correlati: Come archiviare tutte le vecchie email in Gmail e raggiungere la Posta in arrivo zero
In Outlook per desktop, puoi archiviare le email automaticamente o manualmente. In questa sezione, tratteremo come utilizzare la funzionalità di archiviazione automatica in Outlook per desktop.
Archiviazione automatica è il nome della funzionalità che consente di archiviare automaticamente le email nell'app Outlook. Questa funzione invia le tue email dalle tue cartelle principali all'archivio dopo che è trascorso un periodo di tempo predefinito.
Puoi configurare varie opzioni in questa funzione e i seguenti passaggi descrivono come farlo:
Se vuoi impedire a Outlook di archiviare automaticamente le tue e-mail, puoi disabilitare la funzione di archiviazione automatica.
Per fare questo:
Per ottenere un maggiore controllo sugli archivi di posta elettronica, puoi effettivamente archiviare manualmente le e-mail in Outlook. Ciò ti consente di inviare le tue email principali all'archivio come e quando è necessario.
Per utilizzare questo metodo:
Una volta creato l'archivio, puoi spostare il file PST risultante ovunque desideri.
L'accesso ai messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook per desktop è facile come farlo in Outlook per il Web. Devi semplicemente caricare il tuo file di archivio in Outlook e vedrai tutte le tue email archiviate.
Ecco come importare un file di archivio di posta elettronica PST in Outlook sul tuo computer:
Puoi unire i tuoi file PST di Outlook se hai più file.
Se ti senti sopraffatto semplicemente guardando il numero di e-mail nella tua casella di posta, è tempo di sbarazzarti di alcune di quelle e-mail archiviandole. Usa i metodi sopra per spostare le email meno importanti in un archivio, così puoi lavorare su quelle che richiedono la tua attenzione immediata.
Il problema con le e-mail è che gestirle non è facile, nemmeno per i professionisti. Ci sono alcuni suggerimenti e trucchi, tuttavia, che puoi imparare per rendere la gestione delle e-mail molto meno opprimente.
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