Come utilizzare le modifiche alla traccia in Microsoft Excel

Tenere traccia delle modifiche sui fogli di calcolo Excel semplifica l'aggiornamento o la revisione del file da parte di altre persone. È utile anche quando si desidera tenere traccia di tutte le modifiche apportate. Il comando Revisioni è facile da trovare nella scheda Revisione delle versioni precedenti di Microsoft Excel. Tuttavia, tu e il tuo team potreste avere difficoltà a configurarli su versioni più recenti.

Quindi, come si rende disponibile la funzionalità di rilevamento delle modifiche nelle versioni più recenti di Microsoft Excel? Ecco una guida per aiutarti.

​Abilitazione della funzione Revisioni in Microsoft Excel

La funzionalità Revisioni è disabilitata per impostazione predefinita in Microsoft Excel. Ciò significa che il primo passo per tenere traccia delle modifiche sarà abilitare la funzione. Ecco come lo fai.

1. Vai alla scheda Revisione > Rileva modifiche > Evidenzia modifiche > Rileva modifiche durante la modifica .

   

2. Nel menu a discesa Rileva modifiche , seleziona Evidenzia modifiche .

   

3. Quando si apre la finestra di dialogo Evidenzia modifiche , seleziona Tieni traccia delle modifiche durante la modifica .

Il rilevamento delle modifiche durante la modifica consente di specificare facilmente le situazioni in cui è possibile condividere la cartella di lavoro. Ecco perché vedrai le opzioni " Chi " e " Quando ". Per il bene di questa guida, utilizzeremo le impostazioni predefinite, quindi:

1. Seleziona la casella di controllo Quando , impostala su Tutti, quindi vai alla casella di controllo Chi e impostala su Tutti .
2. Successivamente, seleziona la casella di controllo Evidenzia modifiche sullo schermo .
3. Quindi, infine, fai clic su OK .

Ecco qua. Il rilevamento delle modifiche in Microsoft Excel è ora abilitato. Ciò significa che tutte le modifiche apportate alla cartella di lavoro verranno evidenziate. È anche bene notare che puoi tenere traccia delle modifiche solo su un file salvato.

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Apportare modifiche alla traccia in Microsoft Excel

Ora che abbiamo abilitato il rilevamento delle modifiche, puoi iniziare ad apportare le modifiche su qualsiasi cella o gruppo di celle di Microsoft Excel. Ad esempio, nel progetto fittizio di seguito, abbiamo apportato modifiche alla cella C4 da "Sviluppo software" a "IT".

Quindi, quando il cursore passa sopra la cella modificata, viene visualizzato un messaggio. Questo messaggio indica quale modifica è stata apportata, chi l'ha apportata e quando è stata apportata.

Una cartella di lavoro abilitata per la traccia mostrerà sempre i bordi blu e un piccolo triangolo blu nella parte in alto a sinistra di una cella modificata. Se hai più revisori, Microsoft Excel assegna a ciascuno di essi un colore di tracciamento diverso.

Stando così le cose, le cartelle di lavoro registrate non possono essere protette perché a più persone è stato concesso l'accesso. Ci sono altre opzioni a cui potresti non accedere una volta che la funzione Rileva modifiche è attiva. Ricorda che devi pubblicare la cartella di lavoro in una posizione condivisa per ottenere modifiche da altri.

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Ottenere un elenco delle modifiche rilevate su un foglio di lavoro separato

Puoi anche visualizzare la cronologia delle modifiche rilevate su un foglio di lavoro separato. Questo elenco è costituito da tutte le modifiche apportate al foglio di lavoro. Ciò include il contenuto della cella precedente (un vecchio valore), il contenuto della cella corrente e il nuovo valore.

Ecco come ottenere un elenco delle modifiche rilevate.

1. Nella scheda Revisione > Rileva modifiche > Evidenzia modifiche .
2. Si aprirà la finestra di dialogo Evidenzia modifiche . Seleziona la casella accanto a Elenca modifiche su un nuovo foglio e fai clic su OK .

   

​Visualizza e accetta le modifiche

L'abilitazione della funzione di tracciamento è uno dei passaggi per tracciare il tuo file. Oltre ad abilitare questa funzione, devi anche rivedere le modifiche che hai apportato. La revisione delle modifiche ti rende più facile vagliare la tonnellata di modifiche apportate da altri che lavorano sulla stessa cartella di lavoro.

Più è facile determinare le modifiche apportate, più è probabile che tu possa identificare quali delle modifiche vale la pena mantenere e quali puoi eliminare. Per accettare le modifiche in Microsoft Excel, ecco cosa devi fare.

1. Vai alla scheda Revisione > Rileva modifiche > Accetta o rifiuta modifiche .
2. Fare clic su Rileva modifiche nel gruppo Modifiche e selezionare Accetta/Rifiuta modifiche .

   

Una volta nella finestra di dialogo Seleziona modifiche da accettare o rifiutare , è necessario specificare le opzioni Quando , Chi e Dove . Ecco come procedere:

1. Per l' opzione Quando , puoi scegliere tutte le modifiche che non sono state riviste o specificare una data.
2. Nella casella di controllo Chi , puoi selezionare una persona specifica e rivedere le modifiche che ha apportato.

   

3. Nella casella di controllo Dove è possibile accettare o rifiutare le modifiche all'intera cartella di lavoro. In alternativa, seleziona le celle di cui desideri rivedere le modifiche e fai clic su OK.

   

4. Facendo clic su OK si aprirà la finestra di dialogo Accetta o Rifiuta modifiche .
5. Nella finestra di dialogo Accetta o rifiuta modifiche , è possibile fare clic su Accetta modifiche una per una o Accetta tutte per accettare tutte le modifiche contemporaneamente.

Se rifiuti una modifica, tornerà al valore originale. È anche importante sapere che non è possibile annullare una modifica quando la si accetta.

Disabilitare le modifiche alla traccia in Microsoft Excel

Una volta terminato il lavoro, è possibile disabilitare la funzionalità Revisioni in Microsoft Excel. Ciò rimuoverà qualsiasi casella blu esistente nelle celle e smetterà di tenere traccia di ulteriori modifiche.

Ecco i passaggi per disabilitare le revisioni in Microsoft Excel:

1. Vai alla scheda Revisione > Rileva modifiche > Evidenzia modifiche .
2. Nel gruppo Changes opzione, fare clic su Revisioni e scegliere Mostra revisioni .
3. Nella finestra di dialogo Evidenzia modifiche , deseleziona l'opzione - Tieni traccia delle modifiche durante la modifica . Questo condivide anche la tua cartella di lavoro.
4. Fare clic su OK .

   

5. Dopo aver fatto clic su OK , verrà visualizzato un messaggio, come mostrato di seguito. Fare clic su Sì .

   

La funzionalità Revisioni può funzionare su fogli Microsoft Excel con tabelle?

Allo stato attuale, non puoi utilizzare le modifiche alla traccia sui fogli di calcolo che contengono tabelle. Per tenere traccia delle modifiche su tali fogli di calcolo, dovrai convertirli in intervalli selezionando la tabella, facendo clic sulla scheda Progettazione e quindi facendo clic su Converti in intervallo .

Per progetti più complessi, puoi rivedere questi modelli di fogli di calcolo di Microsoft Excel per facilitare il processo di monitoraggio. Se, dopo tutto questo, stai ancora lottando per tenere traccia delle modifiche, allora forse stai usando Excel per eseguire un progetto a cui non è adatto. Quindi ecco un elenco di alcune cose che dovresti evitare di fare in Excel .

Perché è necessario abilitare le modifiche alla traccia?

Sebbene tu possa lavorare comodamente sul tuo file senza abilitare questa funzione, rende il tuo lavoro molto più fluido, specialmente quando lavori in una squadra.

Il rilevamento delle modifiche consente di inserire una nota ogni volta che vengono apportate modifiche alle celle. Registra automaticamente tutte le modifiche che si verificano sul foglio di lavoro e le memorizza per farvi riferimento in seguito. Detto questo, goditi questa strategia senza fretta per tenere traccia delle modifiche sui tuoi fogli di Microsoft Excel.