Jak korzystać ze wszystkich najlepszych technik zwiększania produktywności w Trello

Trello to wszechstronna aplikacja do zarządzania zadaniami. Dzięki niestandardowym funkcjom możesz go używać z dowolną metodą produktywności. Chociaż jest skonfigurowana jako tablica Kanban, możesz ją skonfigurować w dowolny sposób.

W tym artykule dowiesz się, jak korzystać ze wszystkich najbardziej znanych metod zwiększania produktywności w Trello.

1. Tablica Kanban

Tablica Kanban to skuteczny sposób zarządzania przepływem pracy. Dzielisz swoje zadania na trzy listy: Do zrobienia, Do zrobienia i Zrobione! Lista Ukończonych podwaja się jako motywator, pokazując wszystko, co osiągnąłeś do tej pory.

Ten układ jest domyślnym układem Trello, więc łatwo go skonfigurować. Tworząc nową listę, wybierz szablon Tablicy Kanban. Jego cechy uzupełniają również tę strategię. Możesz klikać i przeciągać karty między listami, oznaczać je kolorami i śledzić postępy za pomocą list kontrolnych!

Wszystkie te funkcje są przyjazne dla początkujących — możesz je zobaczyć wyróżnione na powyższym zrzucie ekranu! Jeśli nie korzystałeś wcześniej z Trello i potrzebujesz samouczka, zapoznaj się z naszymi wskazówkami Trello dla początkujących, aby zacząć!

2. Matryca Eisenhowera

Ta metoda jest przypisywana Dwightowi D. Eisenhowerowi. Świetnie nadaje się do ustawiania priorytetów i działa dobrze dla każdego, kto ma długą i niekończącą się listę zadań.

Macierz składa się z czterech sektorów. Pierwszym z nich jest Zrób to teraz dla zadań, które musisz wykonać szybko ze względu na terminy lub inne konsekwencje. Drugi to Do It Later dla zadań, które nie są pilne. Ostatnie dwa to Deleguj to dla zadań, które wykraczają poza twoją sterówkę, i Don't Do It dla zadań, które nie są ani pilne, ani ważne.

Te sektory ładnie przekładają się na listy Trello! Jeśli chcesz mieć układ 2×2, możesz użyć przydatnego rozszerzenia Trello o nazwie Układy list lub tego szablonu Trello . Trello podkreśla zbliżające się terminy dla Ciebie. Ułatwia to określenie, kiedy zadanie musi przejść z trybu Zrób to później do Zrób to teraz . Możesz także dodać inne osoby do swojej tablicy jako współpracowników. W ten sposób delegowanie zadania jest tak proste, jak przypisanie go im za pomocą opcji Członkowie .

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee wzywa do ograniczenia listy zadań do 6 zadań. Pomaga to uniknąć przytłoczenia długą listą lub zbytniego rozproszenia uwagi. Działa to tak: każdego dnia utwórz sześć kart zadań i pracuj nad tymi kartami. Na koniec dnia archiwizuj wykonane zadania. Następnego dnia dodaj nowe zadania, maksymalnie do sześciu. Chodzi o to, że na talerzu nigdy nie masz więcej niż sześć zadań na raz.

Powiązane: Jak wyczyścić i uporządkować swoje tablice Trello: proste wskazówki

Możesz także dodać Limity listy , darmowy i przydatny dodatek Trello Power-Up, który zaświeci się, jeśli dodasz do listy więcej niż sześć zadań! Możesz także zastosować metodę blokowania czasu . Oznacza to podzielenie dnia na listy poranne, popołudniowe i wieczorne oraz podzielenie między nimi sześciu zadań.

4. Jedzenie żab

Mark Twain powiedział kiedyś: „zjedz najpierw żabę każdego ranka, a nic gorszego ci się nie stanie przez resztę dnia”. Ta praktyka robienia najgorszych rzeczy jako pierwsza nie jest kompletną techniką, ale wzmacnia inne metody!

Istnieją dwa sposoby na wdrożenie jedzenia żab w Trello: za pomocą etykiety i naklejki. Naklejka jest bardziej widoczna, więc polecamy. Każdego dnia dodaj wybraną przez siebie naklejkę z żabą do jednego zadania, a to twoja żaba! Zrób to najpierw.

Etykiety są mniej widoczne, ale możesz je zautomatyzować. Użyj funkcji Butler, aby zadanie automatycznie stało się żabą, jeśli pozostawisz je niewykonane na zbyt długo. Wykonaj poniższe kroki dla tej metody:

Otwórz Zarządu Menu i wybierz Więcej podmenu, a następnie kliknąć na etykietach . Utwórz etykietę „ŻABA”. Polecamy do tego kolor zielony. Następnie otwórz menu Automatyzacja i wybierz podmenu Reguły .

Utwórz nową regułę z następującym wyzwalaczem typu Data : Gdy Termin płatności jest oznaczony jako Niekompletny na karcie Termin realizacji za mniej niż 7 dni . Pamiętaj, że możesz wybrać inną liczbę dni, jeśli chcesz. Następnie powiemy zarządowi, co zrobić, gdy wykryje taką kartę.

Dodamy w sumie dwie akcje. Zacznij od akcji Dodaj/Usuń : dodaj zieloną etykietę ŻABA do karty , jak pokazano powyżej.

Dodaj następującą akcję Sortuj : Sortuj listę według etykiety: ŻABA rosnąco . To sprawia, że ​​zadania z nadchodzącymi terminami zamieniają się w żaby i przesuwają się na szczyt listy. Zakończ regułę, a będzie ona wymuszać ten warunek, dopóki jej nie usuniesz lub wyłączysz.

5. Cele SMART

Cele SMART to sposób na upewnienie się, że faktycznie możesz wykonać swoje zadania. To oznacza S zczególn, M easurable, A ctionable, R easonable i T imely. Uniemożliwia tworzenie niejasnych celów, które powodują, że czujesz się sfrustrowany. Możesz zastosować tę filozofię do Trello, zapisując listę kontrolną.

Utwórz kartę i nazwij ją „Lista SMART” lub coś podobnego. Dodaj listę kontrolną o tej samej nazwie ze wszystkimi kryteriami SMART.

• Konkretne . [Dodaj określone parametry]
• Mierzalne . [Określ cel]
• Wykonalne . [Zapisz kroki, zacznij każdy krok od czasownika]
• Rozsądne . [Upewnij się, że możliwe jest wykonanie opisanego zadania]
• Terminowe . [Ustaw termin za pomocą funkcji Daty]

Zapisz kartę i odłóż ją na bok, ale nie archiwizuj jej. Teraz, gdy tworzysz listę kontrolną w przyszłości, możesz wybrać kopiowane elementy z... listy rozwijanej, aby zaimportować listę SMART!

6. Metoda skrzynki odbiorczej

Ta metoda działa najlepiej w kliencie poczty e-mail, ale możesz ją zastosować w każdej sytuacji, w której pojawiają się nowe zadania. Ta metoda wykorzystuje cztery listy. Pierwszym z nich jest Do teraz , w przypadku zadań, które możesz ukończyć w dwie minuty lub mniej.

Następna lista to Deleguj dla zadań, które musisz przekazać innym. Jeśli udostępniasz swoją tablicę, możesz dodać przypisanego członka zespołu, wybierając Przypisz w menu kart. Jeśli tablica jest prywatna, rozważ dodanie ulepszeń, takich jak Email SendBoard dla Trello . Pozwala tworzyć karty z ulubionego klienta poczty e-mail lub wysyłać e-maile z Trello!

Będziesz także potrzebować listy zadań w Kalendarzu z dołączoną datą. Możesz szybko dodać prostą regułę bezpośrednio z listy! Kliknij menu opcji listy i wybierz Gdy karta zostanie dodana do listy..., aby rozpocząć dodawanie reguły. Wybierz Sortowanie listy jako typ działania, a sortowanie wg terminie , rosnąco .

Na koniec utwórz wszystko inne dla zadań, które nie mają terminu wykonania. Możesz go również używać do zasobów, szablonów i pomysłów na projekty, które nie są jeszcze wykonalne. Wszystko inne może być dość zagracone, więc ustal kilka zasad, aby wszystko było uporządkowane.

Najpierw utwórz etykietę o nazwie „Zasób”. Otwórz menu listy i wybierz Utwórz regułę niestandardową... . Wybierz wyzwalacz Po dodaniu etykiety zasobu do karty i wykonaniu akcji Sortuj listę według etykiety Zasób rosnąco .

Dzięki temu zasoby, z których chcesz często korzystać, są zawsze na wierzchu. Możesz także utworzyć etykietę szablonu i użyć tej samej metody, aby ukryć szablony na dole listy.

Druga reguła ma wyzwalacz, gdy termin płatności jest ustawiony na karcie na liście „WSZYSTKO INNE ”. Nadaj mu akcję „przenieś kartę na górę listy KALENDARZ ”. Upewnij się, że nie zapomnisz dodać do kalendarza zadania, na które liczy się czas.

Zwiększ swoją produktywność w Trello

Styl każdej osoby jest inny, więc eksperymentuj, aby znaleźć sposób, który będzie dla Ciebie odpowiedni! Możesz mieszać i dopasowywać style. Na przykład możesz dodać metodę Żabiego jedzenia i Ivy Lee do prawie każdego stylu. Możesz również wziąć pomysł na listę „Wszystko” i włączyć ją do swojej tablicy Kanban.

Dzięki odpowiedniej metodzie i ulepszeniom możesz zmienić swoją tablicę Trello w potęgę produktywności!