วิธีใช้เทมเพลตอาสนะสำหรับโปรเจ็กต์ต่างๆ

สิ่งหนึ่งที่คุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับอาสนะคือวิธีใช้โปรเจ็กต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในทีมของคุณ ด้วยการจัดการโปรเจ็กต์ Asana คุณสามารถหลีกเลี่ยงสเปรดชีตที่ล้าสมัย ชุดข้อความอีเมลที่มีความยาว และการประชุมที่ยาวนานซึ่งใช้ข้อมูลเดิมซ้ำ

หากทีมของคุณทำงานซ้ำๆ กันเป็นส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างงานและโครงการเหล่านั้นใน Asana ทุกครั้ง คุณสามารถใช้เทมเพลต Asana เพื่อประหยัดเวลา ไม่เพียงแต่ตอนนี้ แต่สำหรับการออกแบบโครงการในครั้งต่อๆ ไป

มาดูวิธีใช้เทมเพลต Asana กับโปรเจ็กต์ต่างๆ ที่ทีมของคุณกำลังทำกัน

เทมเพลตโครงการอาสนะคืออะไร

แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์เมื่อสร้างบอร์ดคัมบังใน Asana การออกแบบเทมเพลตได้รวมส่วนพื้นฐานทั้งหมดที่ทีมใช้บ่อยอยู่แล้ว แทนที่จะวางแผนโปรเจ็กต์ตั้งแต่ต้น เทมเพลตโปรเจ็กต์ของ Asana จะช่วยให้คุณมีหน่วยการสร้างที่จำเป็นในการเริ่มต้น

เทมเพลตคือแฮ็กการจัดการโปรเจ็กต์แบบ plug-and-play ที่ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานของกระบวนการและเริ่มต้นใช้งานโปรเจ็กต์ใหม่ทุกโครงการ หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน

คุณสามารถใช้ สร้าง และบันทึกเทมเพลตโปรเจ็กต์ Asana แบบกำหนดเองหรือในตัวสำหรับกระบวนการต่างๆ ตัวอย่างทั้งหมด ได้แก่ โครงการที่มีกำหนดเวลาที่คับแคบ (เช่น การเปิดตัว) กระบวนการต่อเนื่อง (เช่น การรับสมัครงานใหม่) และการติดตามข้อมูล

ผู้ใช้ที่มีบัญชีฟรีสามารถเข้าถึงเทมเพลตฟรีได้ แต่แผนพรีเมียมมีตัวเลือกเพิ่มเติมที่เหมาะกับอุตสาหกรรมเฉพาะ ตัวอย่างเทมเพลต Asanaได้แก่ เทมเพลตแผนการขาย เทมเพลตการจัดการเอเจนซี เทมเพลตปฏิทินเนื้อหา รายการตรวจสอบการจ้างงานใหม่ และอื่นๆ

ภาพ: อาสนะ

อาสนะยังจัดระเบียบเทมเพลตตามฟังก์ชันของทีม เช่น การออกแบบ ไอที ผลิตภัณฑ์ ความสำเร็จของลูกค้า การดำเนินงาน และทรัพยากรบุคคล หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ไม่ต้องการเสียเวลาไปกับบอร์ดคัมบัง เพียงแค่เรียกดูแกลเลอรี เลือกคำอธิบายทีมของคุณ และคว้าเทมเพลตแผนโครงการที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

ตอนนี้ มาดูวิธีใช้เทมเพลตการจัดการโครงการ Asana

วิธีใช้เทมเพลตโครงการอาสนะ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการใช้เทมเพลต:

1. ที่มุมซ้ายบนของแอป Asana ให้คลิกปุ่ม +สีส้ม

   

2. เลือกโครงการจากเมนูแบบเลื่อนลง
3. จากนั้นเลือกUse a Templateจากหน้าจอเริ่มต้นของ Projects

   

4. คุณจะได้รับการต้อนรับด้วยรายการเทมเพลตที่สร้างจากอาสนะ ซึ่งส่วนใหญ่ปรับให้เข้ากับวัตถุประสงค์ที่คุณระบุว่าจะใช้อาสนะในการลงชื่อสมัครใช้ คุณสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่ของเทมเพลตที่คุณเห็นได้โดยคลิกปุ่มดรอปดาวน์ถัดจากประเภทที่มุมบนขวาของหน้าจอ

   

5. คุณสามารถดูตัวอย่างเทมเพลตเพื่อดูว่าจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรและจะเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณอย่างไร
6. ในการเริ่มต้นโครงการใหม่โดยใช้แม่แบบให้คลิกใช้แม่แบบ

   

7. ในหน้าจอถัดไป คุณจะมีโอกาสปรับแต่งชื่อโปรเจ็กต์และเปลี่ยนสิทธิ์อนุญาต คลิกสร้างโครงการเมื่อคุณได้ปรับแต่งทุกอย่างตามรสนิยมของคุณ

   

8. ดูงานREAD MEและCOPY MEสำหรับคำแนะนำและข้อเสนอแนะ

   

คุณจะสามารถปรับแต่งโครงการที่สร้างจากเทมเพลตให้ตรงกับความต้องการของทีมของคุณได้ ในการปรับแต่งโปรเจ็กต์ให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถเปลี่ยน เพิ่ม หรือลบอะไรก็ได้ในเทมเพลต

หากคุณอัปเกรดเป็น Asana Premium คุณจะสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองให้กับโปรเจ็กต์ที่สร้างจากเทมเพลตได้ ทำให้คุณสามารถติดตามข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับทีมของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: ทางเลือก Asana ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ

วิธีสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองในอาสนะ

เป็นไปได้ว่าทีมของคุณมีเวิร์กโฟลว์เฉพาะที่คุณต้องการบันทึกไว้ในเทมเพลต ในกรณีนี้ คุณจะต้องสามารถแปลงโปรเจ็กต์ที่เสร็จสิ้นก่อนหน้านี้เป็นเทมเพลตในขณะที่ยังคงเก็บรายละเอียดบางอย่างไว้ เช่น งานของโปรเจ็กต์ หลักเป้าหมาย และเฟสของโปรเจ็กต์

นี่คือวิธีการ:

1. สร้างโปรเจ็กต์ใหม่ (หรือทำสำเนาที่คุณมีอยู่แล้ว) เพื่อบันทึกลำดับงานที่ทีมของคุณทำเป็นประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายละเอียดงานทั้งหมดพร้อมแล้ว
2. คลิกรายละเอียดแล้วส่วนหัวของโครงการแบบเลื่อนลงและเลือกแปลงไปเป็นแม่แบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ลบหรือเก็บถาวรโครงการ

   

3. ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับเค้าโครงโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการ

หากต้องการใช้เทมเพลตที่กำหนดเอง ให้กลับไปที่ปุ่ม +ในแถบด้านบนแล้วสร้างโปรเจ็กต์ใหม่ คลิกแท็บเทมเพลตในหน้าจอโปรเจ็กต์ใหม่ จากนั้นเทมเพลตที่กำหนดเองของคุณจะถูกจัดระเบียบโดยทีมในแท็บที่มีชื่อองค์กรของคุณ

เทมเพลตเหล่านี้สามารถอัปเดตได้เมื่อกระบวนการของคุณดีขึ้น และคุณจะได้รับประสบการณ์จากโครงการก่อนหน้านี้

ที่เกี่ยวข้อง: การผสานรวม Asana ที่ดีที่สุดที่คุณควรตรวจสอบ

ทำงานอย่างชาญฉลาดด้วยโครงการอาสนะ

เทมเพลตโครงการทำให้ง่ายต่อการติดตามงานของคุณใน Asana มากขึ้น โดยการจัดเตรียมเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างซึ่งง่ายต่อการสร้างและปรับแต่งสำหรับทีมของคุณ

มีวิธีสร้างสรรค์มากขึ้นในการทำให้งานที่ซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ และชี้แจงเป้าหมายและกระบวนการสำหรับทีมของคุณใน Asana สำหรับแนวคิดเพิ่มเติม โปรดอ่านคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้อาสนะเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง