วิธีใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel

การติดตามการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต Excel ทำให้ผู้อื่นอัปเดตหรือตรวจทานไฟล์ของคุณได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้น คำสั่ง track changes หาได้ง่ายในแท็บรีวิวของเวอร์ชันเก่าของ Microsoft Excel อย่างไรก็ตาม คุณและทีมของคุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะตั้งค่าในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ดังนั้นคุณจะทำให้คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel เวอร์ชันใหม่กว่าได้อย่างไร นี่คือคำแนะนำที่จะช่วยคุณ

การเปิดใช้งานฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel

คุณลักษณะการเปลี่ยนแปลงแทร็กถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นใน Microsoft Excel ซึ่งหมายความว่าขั้นตอนแรกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของคุณคือการเปิดใช้คุณลักษณะนี้ นี่คือวิธีที่คุณทำ

1. ไปที่รีวิวแท็บ> การติดตามการเปลี่ยนแปลง > ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง > การติดตามการเปลี่ยนแปลงในขณะที่การแก้ไข

   

2. ภายใต้การติดตามการเปลี่ยนแปลงเมนูแบบเลื่อนลงเลือกการเปลี่ยนแปลง Highlight

   

3. เมื่อไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงกล่องโต้ตอบเปิดให้เลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงในขณะที่การแก้ไข

การติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไขช่วยให้คุณระบุสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดายภายใต้การแชร์เวิร์กบุ๊กของคุณ นั่นคือเหตุผลที่คุณจะเห็นตัวเลือก " ใคร " และ " เมื่อใด " เพื่อประโยชน์ของคู่มือนี้ เราจะใช้การตั้งค่าเริ่มต้น ดังนั้น:

1. เลือกเมื่อช่องทำเครื่องหมายให้ตั้งเป็นทั้งหมดและจากนั้นไปที่ใครช่องทำเครื่องหมายและตั้งค่าให้ทุกคน
2. หลังจากนั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายเน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ
3. แล้วสุดท้ายก็คลิกOK

ที่นั่นคุณมีมัน เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel แล้ว ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเวิร์กบุ๊กของคุณจะถูกเน้น เป็นเรื่องดีที่จะทราบว่าคุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้เฉพาะในไฟล์ที่บันทึกไว้เท่านั้น

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีล็อคเซลล์ใน Excel

การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel

ตอนนี้เราได้เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงแล้ว คุณสามารถเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงของคุณในเซลล์ Microsoft Excel หรือกลุ่มของเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น ในโครงการจำลองด้านล่าง เราได้ทำการเปลี่ยนแปลงในเซลล์ C4 จาก "การพัฒนาซอฟต์แวร์" เป็น "ไอที"

ดังนั้น เมื่อเคอร์เซอร์วางเมาส์เหนือเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง จะมีข้อความปรากฏขึ้น ข้อความนี้ระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไร ใครเป็นคนทำ และทำเมื่อใด

เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานแทร็กจะแสดงเส้นขอบสีน้ำเงินและสามเหลี่ยมสีน้ำเงินขนาดเล็กที่ด้านซ้ายบนสุดของเซลล์ที่แก้ไขเสมอ หากคุณมีผู้ตรวจทานหลายคน Microsoft Excel จะกำหนดสีติดตามให้แต่ละคน

ในกรณีนี้ ไม่สามารถป้องกันเวิร์กบุ๊กที่ถูกติดตามได้ เนื่องจากมีคนหลายคนที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึง มีตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณไม่สามารถเข้าถึงได้เมื่อเปิดคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลง จำไว้ว่าคุณต้องโพสต์เวิร์กบุ๊กในตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้ร่วมกันเพื่อแก้ไขจากผู้อื่น

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ใน Excel

รับรายการการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามบนแผ่นงานแยก

คุณยังสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้ในเวิร์กชีตแยกต่างหาก รายการนี้ประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเวิร์กชีตของคุณ ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในเซลล์ก่อนหน้า (ค่าเก่า) เนื้อหาเซลล์ปัจจุบัน และค่าใหม่

ต่อไปนี้คือวิธีรับรายการการเปลี่ยนแปลงที่คุณติดตาม

1. บนแท็บตรวจทาน > การติดตามการเปลี่ยนแปลง > การเปลี่ยนแปลง Highlight
2. ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบช่องถัดจากป้ายกำกับการเปลี่ยนแปลงรายการบนแผ���นใหม่และคลิกตกลง

   

ดูและยอมรับการเปลี่ยนแปลง

การเปิดใช้งานคุณลักษณะการติดตามเป็นหนึ่งในขั้นตอนในการติดตามไฟล์ของคุณ นอกจากการเปิดใช้คุณลักษณะนี้แล้ว คุณต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำไว้ด้วย การตรวจทานการเปลี่ยนแปลงช่วยให้คุณกลั่นกรองการเปลี่ยนแปลงมากมายที่ทำโดยผู้อื่นที่ทำงานในเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้ง่ายขึ้น

ยิ่งระบุการเปลี่ยนแปลงที่ทำได้ง่ายขึ้นเท่าใด คุณก็จะมีโอกาสมากขึ้นที่จะระบุว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่ควรค่าแก่การรักษา และสิ่งใดที่คุณสามารถทำได้ ในการยอมรับการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

1. ไปที่แท็บรีวิว > การติดตามการเปลี่ยนแปลง > ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
2. คลิกที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงในกลุ่มการเปลี่ยนแปลงและเลือกยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

   

เมื่ออยู่ในเลือกการเปลี่ยนแปลงที่จะ ยอมรับหรือปฏิเสธกล่องโต้ตอบคุณต้องระบุเมื่อ , ใครและอยู่ที่ไหนตัวเลือก นี่คือวิธีการ:

1. สำหรับตัวเลือกเมื่อคุณสามารถเลือกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ยังไม่ได้ตรวจทานหรือระบุวันที่ได้
2. ในกล่องกาเครื่องหมายใครคุณสามารถเลือกบุคคลที่ต้องการและตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำ

   

3. บนกล่องกาเครื่องหมายที่ไหนคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กบุ๊กทั้งหมดได้ หรือเลือกเซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการตรวจทานแล้วคลิกตกลง

   

4. การคลิกตกลงจะเปิดกล่องโต้ตอบยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
5. ในกล่องโต้ตอบยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถคลิกยอมรับการเปลี่ยนแปลงทีละรายการ หรือยอมรับทั้งหมดเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว

หากคุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงจะเปลี่ยนกลับเป็นค่าเดิม สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณไม่สามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อยอมรับได้

การปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel

เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว คุณสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel ได้ ซึ่งจะลบกล่องสีน้ำเงินที่มีอยู่ในเซลล์และจะหยุดติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ เพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel:

1. ไปที่แท็บตรวจทาน > การติดตามการเปลี่ยนแปลง > การเปลี่ยนแปลง Highlight
2. ในการเปลี่ยนแปลงกลุ่มตัวเลือกให้คลิกที่การติดตามการเปลี่ยนแปลงและเลือกการเปลี่ยนแปลง Highlight
3. ในHighlight เปลี่ยนกล่องโต้ตอบยกเลิก Option- การติดตามการเปลี่ยนแปลงในขณะที่การแก้ไข นอกจากนี้ยังแบ่งปันสมุดงานของคุณ
4. คลิกตกลง

   

5. เมื่อคุณคลิกตกลงคุณจะเห็นข้อความแจ้งดังที่แสดงด้านล่าง คลิกที่ใช่

   

ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงสามารถทำงานบนแผ่นงาน Microsoft Excel ที่มีตารางได้หรือไม่

ตามปกติแล้ว คุณไม่สามารถใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตที่มีตารางได้ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตเช่นนี้คุณจะต้องแปลงให้เป็นช่วงโดยการเลือกตารางคลิกที่แท็บออกแบบและจากนั้นคลิกที่แปลงช่วง

สำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถตรวจสอบเทมเพลตสเปรดชีต Microsoft Excelเหล่านี้เพื่อให้ขั้นตอนการติดตามของคุณง่ายขึ้น หลังจากทั้งหมดนี้ คุณยังคงประสบปัญหาในการติดตามการเปลี่ยนแปลง แสดงว่าคุณอาจกำลังใช้ Excel เพื่อเรียกใช้โครงการที่ไม่เหมาะสม ดังนั้นนี่คือรายการของสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงการทำใน Excel

ทำไมคุณต้องเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงการติดตามของคุณ?

ในขณะที่คุณสามารถทำงานกับไฟล์ของคุณได้อย่างสะดวกสบายโดยไม่ต้องเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ มันทำให้งานของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานเป็นทีม

การติดตามการเปลี่ยนแปลงทำให้คุณสามารถแทรกบันทึกย่อได้ทุกเมื่อที่มีการเปลี่ยนแปลงในเซลล์ โดยจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นบนเวิร์กชีตของคุณโดยอัตโนมัติและจัดเก็บไว้เพื่อให้คุณอ้างอิงในภายหลัง ที่กล่าวว่าสนุกกับกลยุทธ์ที่ไม่เร่งรีบนี้ในการติดตามการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงาน Microsoft Excel ของคุณ