如何在 Office 365 中創建通用郵箱

如果您不熟悉術語“全能郵箱”，它是一個電子郵件地址，您可以在其中接收發送到具有您的域名的無效電子郵件地址的電子郵件。

為了使它更實用，假設您的電子郵件地址是[email protected]，並且出於某種原因，您的客戶向[email protected]發送了一封電子郵件。這樣的錯誤會使電子郵件退回給發件人。但是，擁有配置的全能郵箱可以將此類郵件傳送到您可以訪問的專用收件箱。

讓我們看看如何在 Office 365 中創建一個包羅萬象的郵箱。

Office 365 和“Catch-All 郵箱”選項

在許多 Office 365 客戶中，Catch-All 郵箱是一項病毒式功能，主要是因為它可以防止在電子郵件地址輸入錯誤時丟失與業務相關的信息。遺憾的是，Microsoft 並未得到直接支持，大概是因為它可能會導致垃圾郵件漏洞，從而使Office 365 郵件系統過載。

但是有一種方法可以解決此警告，我們打算讓您參與其中。但是，您應該記住，全能郵箱僅適用於從外部域發送的電子郵件。也就是說，以下是創建萬能郵箱的分步說明。

Catch-All 郵箱的配置

為了在 Exchange Online 環境中實現全面的郵箱配置，我們提出了三個簡單的功能：

• 動態分發組
• 共享郵箱
• Exchange 在線傳輸規則

最後，您將需要一個新的 Exchange Online 傳輸規則。此規則將負責實施通用郵箱操作的條款。

步驟 1：創建動態通訊組

第一步涉及創建動態通訊組。此通訊組列出了您組織的所有 Office 365 電子郵件地址，以接收來自外部域的電子郵件。要創建動態通訊組，請執行以下步驟。

1. 轉到Office 365 門戶>全部顯示> Exchange。單擊 Exchange 會將您重定向到 Exchange 管理面板。

   

2. 在 Exchange 面板上，選擇收件人 > 組。
3. 完成此操作後，在新 Office 365 組下拉菜單中找到+號，然後選擇動態通訊組。

   

4. 然後轉到收件人>組 > 動態通訊組。這樣做應該會打開一個新字段，需要您輸入一些詳細信息。必填信息是Display name和Alias和Members。您可以對前兩個使用相同的名稱。
5. 要添加成員，請選擇所有收件人類型並點擊保存。

現在，您已經正式創建了動態通訊組；現在，您需要設置一個共享郵箱。

步驟 2：設置共享郵箱

設置的第二步是共享郵箱。因為一個組織有很多收件人，所以他們需要一個共享空間來查看通過萬能郵箱收到的電子郵件。這個空間稱為共享郵箱。以下是如何進行設置：

1. 轉到Office 365 門戶>組>共享郵箱> +創建新的共享郵箱。

   

2. 然後轉到Office 365 門戶>組>共享郵箱並添加共享郵箱。在這裡，添加您的域名和管理員電子郵件地址，然後單擊添加。
3. 在出現的選項卡中，單擊下一步，然後選擇將成員添加到此郵箱。單擊它並添加將在共享郵箱中的用戶。在此處使用您的動態組。

   

4. 添加所有成員後，單擊Save，然後就完成了。您的郵箱已全部設置。現在，您和您的萬能郵箱之間只剩下Exchange 在線傳輸規則。

步驟 3：創建 Exchange 在線傳輸規則

現在您擁有了共享郵箱，其中包含您想要的動態人員列表；現在是使用以下步驟為您的包羅萬象創建規則的時候了。

1. 轉到導航菜單並選擇全部顯示> Exchange >郵件流>接受域。
2. 她選擇Office 365 門戶>全部顯示> Exchange >郵件流>接受域>內部中繼。
3. 確保在您的域下選擇內部中繼。這是至關重要的一步，因為它使您的傳輸規則起作用。所以請不要跳過這一步。

   

4. 然後返回導航面板，單擊Mail Flow > Rules > + > Create new rule並將新規則命名為Catch-all。現在，您需要創建應用程序標準。
5. 如果發件人位於，請轉到，然後選擇組織外。

   

6. 然後最後選擇執行以下操作>將消息重定向到並選擇CatchAll。有了這個，您將正式成功創建您的萬能郵箱。

   

Exchange 在線環境的工作原理（權威與內部中繼）

每當在 Office 365 中註冊公共域名時，該域都被視為接受域。Exchange Online 服務器將自己視為註冊公共域名的唯一權威。

因此，如果您嘗試從註冊的公共域發送電子郵件，Exchange Online Server 將通過全局地址列表 (GAL) 查找收件人地址。如果地址存在，消息將被傳送到其目的地。但是，如果它檢測到 GAL 上不存在該地址，則發件人將收到一條消息，告訴他們收件人不存在。

要解決這個問題，您必須將註冊的域名從默認的Authoritative 更改為Internal Relay。在這種情況下，如果您的發件人向不存在的收件人發送電子郵件，Exchange Online 知道將郵件轉發到“其他郵件基礎結構”，而不是向發件人發送錯誤消息。如果您為組織註冊了多個公共域名，則必須分別將每個域設置從權威更改為內部中繼。

正如我們前面提到的，默認情況下 Exchange Online 不支持包羅萬象的郵箱功能。這意味著您必須使用我們為您描述的方法。還有其他方法，比如代碼。但是，並不是每個人都知道他們的編程語言，所以我們認為你更容易堅持更直接的東西。

使用全能郵箱有什麼缺點嗎？

在 Office 365 上使用全能郵箱可能存在一兩個風險。這些風險中最明顯的是，該郵箱可能允許對電子郵件系統及其附加帳戶進行潛在的網絡釣魚攻擊。

例如，外部來源可以將組織內的已知帳戶名稱作為目標，並將帶有惡意意圖的電子郵件定向到這些收件箱。由於電子郵件將自動定向到這些帳戶而不是被丟棄，這將帶來重大的安全風險，導致敏感信息在帳戶所有者不知情的情況下被發送到組織外部。

不要再錯過您的電子郵件

為您的組織配置一個包羅萬象的郵箱的重要性再怎麼強調也不為過。這些郵箱是拼寫錯誤或輸入錯誤的電子郵件地址的救生艇。感謝他們，您可以告別因在您的域中註冊的電子郵件地址出現小錯誤而錯過重要電子郵件的情況。

就像每艘救生艇都可能從進水過多的洞中傾覆一樣，全能郵箱也可以從它們進入的許多垃圾郵件中向南移動。因此，在決定設置捕獲之前，請考慮您的選擇並做好準備-您組織的所有郵箱。