Das Archivieren von E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um Ihren Posteingang aufgeräumt zu halten. Wenn Sie dies in Outlook tun möchten, haben Sie Glück. Sowohl Outlook für Web als auch Outlook für Desktop ermöglichen die einfache Archivierung Ihrer E-Mails.
In diesem Handbuch behandeln wir die besten Möglichkeiten zum Archivieren Ihrer E-Mails in Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.
Im Kontext von Outlook und E-Mails sind ein Archiv im Grunde alle E-Mails, die Sie getrennt von Ihrem Haupteingang aufbewahren möchten.
In Outlook für Web bedeutet das Archivieren einer E-Mail, dass die E-Mails vom Hauptordner des Posteingangs in den Archivordner verschoben werden.
In Outlook für Desktop bedeutet das Archivieren einer E-Mail im Grunde das Verschieben Ihrer E-Mails von der Outlook-PST-Hauptdatei in eine neue PST-Datei. Sie können sich in dieser PST-Datei bewegen und jederzeit auf alle Ihre archivierten E-Mails zugreifen.
Wenn Sie gerade erst mit Outlook beginnen, vergleichen Sie Outlook für Web mit Desktop und sehen Sie, welches Ihren Anforderungen entspricht.
Es gibt zwei Fälle, in denen Sie die Archivierungsfunktion in Outlook nicht verwenden können.
Wenn Sie über ein Exchange Server-E-Mail-Konto verfügen und Ihre Organisation das Microsoft Exchange Server-Onlinearchiv verwendet, können Sie die systemeigene Outlook-Archivierungsfunktion nicht verwenden.
Zweitens, wenn Ihr Netzwerkadministrator die Archivierungsfunktion deaktiviert hat, können Sie Ihre E-Mails auch nicht archivieren.
Wenden Sie sich in beiden Fällen an den Netzwerkadministrator Ihres Unternehmens, um Hilfe zu erhalten.
Das Archivieren von E-Mails in Outlook für Web ist einfacher als in der Desktop-App. Klicken Sie einfach auf einige Optionen und Ihre ausgewählten E-Mails werden archiviert.
So machen Sie es:
Sie können alle Ihre archivierten E-Mails sehen, indem Sie links auf Archivieren klicken .
Wenn Sie eine archivierte E-Mail jemals wieder in den Hauptordner verschieben möchten, suchen Sie diese E-Mail im Archivordner , klicken Sie auf die E-Mail, klicken Sie oben auf Verschieben nach und wählen Sie aus, wohin Sie die E-Mail verschieben möchten.
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In Outlook für Desktop können Sie E-Mails automatisch oder manuell archivieren. In diesem Abschnitt behandeln wir die Verwendung der automatischen Archivierungsfunktion in Outlook für Desktop.
AutoArchive ist der Name der Funktion, mit der Sie Ihre E-Mails automatisch in der Outlook-App archivieren können. Diese Funktion sendet Ihre E-Mails aus Ihren Hauptordnern nach einer vordefinierten Zeit an das Archiv.
Sie können in dieser Funktion verschiedene Optionen konfigurieren, und die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie genau das tun:
Wenn Sie Outlook jemals daran hindern möchten, Ihre E-Mails automatisch zu archivieren, können Sie die AutoArchivierungsfunktion deaktivieren.
Um dies zu tun:
Um mehr Kontrolle über E-Mail-Archive zu erhalten, können Sie E-Mails in Outlook tatsächlich manuell archivieren. Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigsten E-Mails nach Bedarf an das Archiv senden.
So verwenden Sie diese Methode:
Sobald das Archiv erstellt wurde, können Sie die resultierende PST-Datei an eine beliebige Stelle verschieben.
Der Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails in Outlook für Desktop ist genauso einfach wie in Outlook für Web. Sie müssen lediglich Ihre Archivdatei in Outlook laden und schon sehen Sie alle Ihre archivierten E-Mails.
So importieren Sie eine PST-E-Mail-Archivdatei in Outlook auf Ihrem Computer:
Sie können Ihre Outlook PST-Dateien zusammenführen, wenn Sie mehrere Dateien haben.
Wenn Sie sich überfordert fühlen, wenn Sie nur die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang betrachten, ist es an der Zeit, einige dieser E-Mails durch Archivieren loszuwerden. Verwenden Sie die oben genannten Methoden, um die weniger wichtigen E-Mails in ein Archiv zu verschieben, damit Sie an denen arbeiten können, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
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