Das Einzige, was Sie über Asana lernen sollten, ist, wie Sie Projekte nutzen, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Mit Asana-Projektmanagement können Sie veraltete Tabellenkalkulationen, lange E-Mail-Threads und lange Meetings vermeiden, in denen dieselben Informationen wiederholt werden.
Wenn Ihr Team hauptsächlich viele sich wiederholende Aufgaben erledigt, müssen Sie diese Aufgaben und Projekte nicht jedes Mal in Asana neu erstellen. Sie können Asana-Vorlagen verwenden, um nicht nur jetzt, sondern auch für spätere Projektdesigns Zeit zu sparen.
Sehen wir uns an, wie Sie Asana-Vorlagen für nahezu jedes Projekt verwenden, an dem Ihr Team arbeitet.
Anstatt bei der Erstellung eines Kanban-Boards in Asana bei Null anzufangen, enthält ein Vorlagendesign bereits alle grundlegenden Abschnitte, die Teams häufig verwenden. Anstatt ein Projekt von Grund auf zu planen, bieten Ihnen Asana-Projektvorlagen die notwendigen Bausteine, um loszulegen.
Eine Vorlage ist im Wesentlichen ein Plug-and-Play-Projektmanagement-Hack, mit dem Sie Prozesse standardisieren und mit jedem neuen Projekt sofort durchstarten können. Wenn Sie Änderungen an Ihre Bedürfnisse vornehmen müssen, können Sie dies ebenfalls tun.
Sie können benutzerdefinierte oder integrierte Asana-Projektvorlagen für eine Vielzahl von Prozessen verwenden, erstellen und speichern. Alle Beispiele sind Projekte mit engen Fristen (z. B. eine Einführung), laufende Prozesse (z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter) und das Nachverfolgen von Informationen.
Benutzer mit kostenlosen Konten können auf kostenlose Vorlagen zugreifen, aber Premium-Pläne bieten mehr Optionen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind. Beispiele für Asana-Vorlagen umfassen eine Verkaufsplanvorlage, eine Vorlage für das Agenturmanagement, eine Inhaltskalendervorlage, Checklisten für neue Mitarbeiter und mehr.
Bild: Asana
Asana organisiert Vorlagen auch nach Teamfunktionen wie Design, IT, Produkt, Kundenerfolg, Betrieb und Personal. Wenn Sie ein Projektmanager sind, der keine Zeit mit Kanban-Boards verschwenden möchte, durchsuchen Sie einfach die Galerie, wählen Sie Ihre Teambeschreibung aus und holen Sie sich eine Projektplanvorlage, die Ihren Anforderungen entspricht.
Sehen wir uns nun an, wie Sie Asana-Projektmanagementvorlagen verwenden.
Im Folgenden sind die Schritte zur Verwendung einer Vorlage aufgeführt:
Sie können ein aus einer Vorlage erstelltes Projekt an die Anforderungen Ihres Teams anpassen. Um das Projekt an Ihren Workflow anzupassen, können Sie alles in der Vorlage ändern, hinzufügen oder löschen.
Wenn Sie auf Asana Premium upgraden, können Sie Projekten, die aus einer Vorlage erstellt wurden, weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, sodass Sie die für Ihr Team wichtigsten Informationen im Auge behalten.
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Es ist möglich, dass Ihr Team über bestimmte Workflows verfügt, die Sie in einer Vorlage erfassen möchten. In diesem Fall möchten Sie in der Lage sein, zuvor abgeschlossene Projekte in Vorlagen umzuwandeln und dabei einige Details wie Projektaufgaben, wichtige Meilensteine und Projektphasen beizubehalten.
So geht's:
Um eine Ihrer benutzerdefinierten Vorlagen zu verwenden, kehren Sie einfach zur Schaltfläche + in der oberen Leiste zurück und erstellen Sie ein neues Projekt. Klicken Sie im neuen Projektbildschirm auf die Registerkarte Vorlagen , und Ihre benutzerdefinierten Vorlagen werden nach Team in einer Registerkarte mit dem Namen Ihrer Organisation organisiert.
Diese Vorlagen können aktualisiert werden, wenn sich Ihre Prozesse verbessern und Sie Erfahrungen aus früheren Projekten sammeln.
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Projektvorlagen machen es einfacher, einen größeren Teil Ihrer Arbeit in Asana zu verfolgen, indem sie strukturierte Workflows bereitstellen, die sich einfach erstellen und für Ihr Team anpassen lassen.
In Asana gibt es erfinderischere Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Ziele und Prozesse für Ihr Team zu klären. Weitere Ideen finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zur Verwendung von Asana, um mehr Arbeit zu erledigen.
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