Sie müssen eine Outlook-E-Mail als PDF speichern, wissen aber nicht wie? Es ist nicht so offensichtlich, wie Sie vielleicht denken, aber es ist immer noch einfach, wenn Sie wissen, wie es geht.
Sie finden die Option zum Herunterladen Ihrer E-Mails über das Menü Drucken in Outlook. Dieses Menü sieht je nach verwendetem Betriebssystem unterschiedlich aus. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook-E-Mails sowohl auf Mac als auch auf Windows als PDF speichern.
So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Outlook auf dem Mac
Das Konvertieren einer Outlook-E-Mail in eine PDF-Datei erfordert nur wenige Klicks auf Ihrem Mac. So geht's:
- Navigieren Sie zunächst zu der E-Mail, die Sie speichern möchten.
- In der oberen rechten Ecke der E-Mail sehen Sie drei Punkte; Bewegen Sie den Mauszeiger über diese und Sie sehen Weitere Aktionen . Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
- Wählen Sie in der angezeigten Liste Drucken .
- Wählen Sie erneut Drucken aus der oberen Symbolleiste.
- In der unteren linken Ecke dieses Fensters sehen Sie PDF . Klicken Sie darauf und eine Liste wird ausgefüllt; Wählen Sie aus dieser Liste Als PDF speichern .
- Von hier aus können Sie Ihr PDF benennen und auswählen, wo es gespeichert werden soll.
- Klicken Sie auf Speichern und Sie sind fertig!
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So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Outlook unter Windows
Das Konvertieren einer Outlook-E-Mail in eine PDF-Datei ist in Windows genauso einfach und erfordert nur wenige Klicks. Hier ist, was Sie tun müssen:
- Navigieren Sie zunächst zu der E-Mail, die Sie speichern möchten.
- In der oberen rechten Ecke der E-Mail sehen Sie drei Punkte; Bewegen Sie den Mauszeiger über diese und Sie sehen Weitere Aktionen . Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
- Wählen Sie in der angezeigten Liste Drucken .
- Wählen Sie erneut Drucken aus der oberen Symbolleiste
- Stellen Sie sicher, dass das Feld mit der Bezeichnung Ziel als PDF speichern lautet . Wenn nicht, klicken Sie auf dieses Kästchen und wählen Sie Als PDF speichern .
- Klicken Sie unten im Fenster auf Speichern .
- Von hier aus können Sie Ihr PDF benennen und auswählen, wo es gespeichert wird.
- Klicken Sie auf Speichern und fertig.
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Mit Microsoft Teams koppeln?
PDF-Anhänge können manchmal mehr Platz beanspruchen, als Sie möchten. Microsoft Teams kann dabei helfen. Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten, müssen Sie möglicherweise überhaupt keine Datei aus Outlook speichern. Sie können Anhänge direkt in die App ziehen.
Dies kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten und ist nur ein Produktivitätshighlight von Microsoft Teams. Sie müssen nicht all diese umfangreichen Anhänge herunterladen, sondern ziehen sie einfach per Drag & Drop.