Comment exporter des données Microsoft Access vers un document Word

La suite Office de Microsoft propose différentes applications pour différentes tâches. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez créer une base de données, Microsoft Access vous soutient. Access fournit la plupart des fonctionnalités que vous attendez d'un système de gestion de base de données relationnelle. Vous pouvez créer des tables, des formulaires, des requêtes, des relations, des rapports, des macros, des modules, pour n'en nommer que quelques-uns.

Mais de temps en temps, vous souhaiterez peut-être exporter des données de Microsoft Access vers Word. Si vous cherchez un moyen simple d'exporter des données Access dans Word, vous êtes au bon endroit.

Comment Access exporte des objets vers Word

Avant de vous montrer comment exporter des données de Microsoft Access vers Word, vous devez comprendre quelques notions de base. Premièrement, vous ne pouvez pas exporter tous les types d'objets d'Access vers Word.

Actuellement, vous ne pouvez exporter que des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports. Cependant, chaque objet a encore quelques limitations. À partir des enregistrements, Access n'exporte que ceux qui se trouvent dans une vue sélectionnée. L'application n'inclura pas toutes les données masquées dans un rapport. De même, Access ne peut exporter des formulaires et des feuilles de données qu'avec des sous-formulaires et des sous-feuilles de données.

Le seul moyen de contourner ce problème est d'exporter chaque sous-formulaire et sous-fiche de données. Si vous exportez le rapport principal, vous pouvez exporter plusieurs sous-formulaires et sous-rapports.

Deuxièmement, vous ne pouvez pas exporter des relations, des macros, des modules et des objets graphiques tels que des images et des objets Microsoft Graph d'Access vers Word. De plus, Access n'exportera que les résultats des expressions et non des expressions elles-mêmes.

Enfin, il n'y a aucun moyen d'importer des données de Microsoft Access vers Word. Vous devez démarrer dans Access, exporter vos données vers un nouveau document, puis copier le contenu et le coller dans votre document Word existant.

Comment exporter des données d'accès vers un document Word

L'exportation des données Access vers Word utilise un outil d'assistant d'exportation de fichier RTF intégré. Bien sûr, l'outil a de nombreuses limitations concernant l'exportation des données Access, mais c'est mieux que rien.

Mais si cela est trop limité, vous pouvez rechercher certaines des meilleures alternatives gratuites à Microsoft Access pour un éventuel remplacement. Sinon, suivez ces étapes pour exporter vos données d'Access vers Word :

Ouvrez votre base de données Access .
Sélectionnez l'objet que vous souhaitez exporter dans le volet de navigation .
Examinez la table, la requête, le formulaire ou le rapport pour vous assurer qu'il est exempt d'erreurs. Access inclut généralement des indicateurs d'erreur chaque fois qu'il reconnaît une erreur. Cela peut inclure des triangles verts et une variété de numéros d'erreur. Cette étape est importante car Access remplacera automatiquement les emplacements d'erreur par une valeur nulle après l'exportation de vos données.
Sélectionnez la vue ou la partie des données à exporter. Le meilleur moyen de sélectionner les données à exporter à partir de plusieurs tables est d' exécuter des requêtes MS Access . Si vous souhaitez exporter toutes les données d'un objet, ignorez cette étape.
Cliquez sur l' onglet Données externes et sélectionnez Plus > Word . L'outil de l'assistant d'exportation de fichiers RTF Exporter s'ouvrira.
Dans la fenêtre contextuelle Exporter—Assistant d'exportation de fichier RTF, saisissez le nom de votre fichier et sélectionnez une destination.
Cochez la case Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée si nécessaire.
Si vous avez sélectionné certaines données à exporter, cochez la case Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés . Sinon, laissez la case à cocher pour exporter toutes les données de l'objet.
Cliquez sur OK pour démarrer le processus d'exportation.

Si un fichier portant un nom similaire existe, vous pouvez choisir si Access doit l'écraser ou non. Sélectionnez Oui pour écraser le fichier ou Non pour choisir un nouveau nom pour votre fichier dans la fenêtre contextuelle.

Par défaut, Access créera un fichier Microsoft Word Rich Text Format avec une extension RTF. Pour ajouter vos données Access à un document Word, procédez comme suit :

Ouvrez le document RTF.
Copiez tout le contenu du document.
Collez les données dans votre document Word.

Si vous trouvez l'outil de l'assistant d'exportation de fichiers RTF fastidieux à utiliser, il existe une solution plus simple. Copiez les données de votre table, requête, formulaire ou état Access et collez-les directement dans votre document Word.

Connexe : Comment créer un formulaire dans Microsoft Access

Exportez les données d'accès vers Word sans tracas

Les bases de données sont un excellent moyen de stocker des données. Si vous avez besoin d'exporter vos données Access vers d'autres applications telles que Word ou Excel, l'assistant d'exportation de fichier RTF intégré rend l'ensemble du processus transparent, bien qu'avec certaines limitations.

Si vous avez de nombreuses données avec lesquelles travailler, les formulaires Access offrent un moyen plus puissant d'ajouter plus de données à votre base de données. Ils sont plus faciles à utiliser lors de la modification des tableaux et de l'ajout de données supplémentaires.

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