Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per limmissione di dati

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per limmissione di dati

L'inserimento di dati su Excel è un compito arduo, soprattutto se hai molte colonne e tonnellate di voci. Può anche confondere gli altri utenti, soprattutto se non hanno familiarità con il foglio di calcolo.

Ma sapevi che puoi creare moduli per semplificare questo compito? Microsoft consente a te o a chiunque altro di aggiungere dati al tuo foglio di calcolo tramite un modulo in una nuova finestra. In questo modo, c'è meno confusione su quali informazioni dovrebbero inserire nel file Excel.

Continua a leggere e scopri come creare un modulo per il tuo foglio di calcolo Excel.

Preparazione dei dati

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

Prima di iniziare a creare il modulo, devi prima preparare i dati di cui avrai bisogno. Ad esempio, se stai creando un elenco di presenze di studenti, devi prima scrivere le informazioni che richiederai da loro nelle colonne.

Ad esempio, devi avere il loro nome, cognome, numero di studente, indirizzo email e corso; quindi, dovresti elencarli lungo la riga superiore. Questi elementi significherebbero le colonne in cui i dati inseriti dai tuoi studenti verrebbero compilati.

Se hai intenzione di chiedere ai tuoi studenti di inserire i loro dettagli manualmente, dovranno scorrere fino alla fine del file Excel per trovare una riga vuota. E se stai chiedendo molte informazioni, ad esempio per un annuario, sarebbe facile per uno studente saltare una cella, portando a dati incompleti.

Inserimento di un modulo semplice

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

Dopo aver preparato tutti i titoli delle colonne, ora puoi iniziare a creare un modulo. Per farlo, seleziona una delle intestazioni di colonna. Vai alla barra di ricerca nella sezione più in alto della finestra di Excel e digita Form . Nei risultati della ricerca, in Azioni , fare clic su Modulo .

A Microsoft Excel finestra di avviso pop-up, che conferma se si desidera utilizzare la riga selezionata come le etichette di forma. Se lo hai già fatto, clicca su OK . Altrimenti, fai clic su Annulla , seleziona le intestazioni di colonna che desideri utilizzare come etichette del modulo e ripeti i passaggi descritti nel paragrafo precedente.

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

Dopo aver premuto OK , apparirà una finestra del modulo, e il gioco è fatto! Ora sei libero di iniziare a inserire i dati.

Se utilizzerai spesso questo strumento, puoi aggiungere un collegamento a questa funzione nella barra di accesso rapido. Torna alla barra di ricerca e digita nuovamente Modulo . Ma invece di fare clic con il pulsante sinistro del mouse sul risultato del modulo , fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso per visualizzare il menu di scelta rapida.

Seleziona Aggiungi alla barra di accesso rapido e vedrai apparire l' icona del modulo . Quindi la prossima volta che devi aprire lo strumento modulo, tutto ciò di cui hai bisogno è fare clic sul pulsante di scelta rapida.

Aggiunta di nuovi dati

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

Con la finestra del modulo aperta, vedrai le informazioni che devi inserire nel tuo database. Compila tutti i campi vuoti e, una volta terminato, fai clic su Nuovo . I dati che hai digitato popoleranno automaticamente la parte più in basso della tua tabella e otterrai un nuovo modulo vuoto pronto per essere utilizzato.

Nel caso in cui tu abbia accidentalmente salvato i dati sbagliati, puoi tornare indietro e modificarli. Cerca la voce che desideri modificare premendo i pulsanti Trova precedente o Trova successivo . Quando hai raggiunto l'elemento che desideri modificare, è sufficiente modificare le informazioni nel campo pertinente.

Una volta terminate le correzioni, fai clic su Nuovo o premi Invio sulla tastiera per confermare le modifiche. Ma se hai commesso un errore tipografico e desideri ripristinare la voce precedente, fai clic su Ripristina . Tuttavia, tieni presente che non puoi annullare le modifiche con Ripristina dopo aver eseguito il commit delle modifiche.

Sfogliare le voci con la finestra del modulo

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

Ora che hai diverse voci nel tuo foglio di calcolo, puoi utilizzare la finestra del modulo stessa per sfogliare i tuoi dati. Vicino all'angolo in alto a destra della finestra, vedrai il numero di serie dei dati correnti.

Se volete vedere le voci prima o dopo la selezione corrente, è possibile utilizzare il già citato Find Prev e Trova successivo pulsanti. In alternativa, puoi utilizzare la barra di scorrimento per scorrere rapidamente più voci.

Per trovare risultati specifici, puoi utilizzare la funzione di ricerca della finestra del modulo. Per accedervi, fai clic sul pulsante Criteri qui sotto, Trova successivo . Digita le informazioni che desideri cercare nel campo pertinente, quindi premi Invio sulla tastiera.

Correlati: Come utilizzare la funzione di ricerca Trova e sostituisci in Excel

La finestra ti mostrerà quindi la riga successiva con le informazioni pertinenti. Per sfogliare altri risultati, fare clic su Trova precedente o Trova successivo .

Puoi anche utilizzare formule e modificatori per una ricerca più avanzata. È possibile utilizzare l' asterisco jolly per cercare una parte del record. Allo stesso modo, puoi anche utilizzare i segni di maggiore o minore di per cercare valori numerici o di data.

Ad esempio, se vuoi cercare studenti che frequentano un corso BA, puoi inserire BA* nel campo appropriato. La finestra del modulo mostrerà solo gli studenti del tuo foglio di calcolo che stanno prendendo una laurea.

Evitare voci vuote

Come creare moduli Excel per fogli di calcolo per l'immissione di dati

È inoltre possibile evitare voci vuote accidentalmente aggiungendo utilizzando la funzione di convalida dei dati. Per fare ciò, devi prima selezionare la tabella in cui inserire i dati. Dovresti quindi andare su Dati > Convalida dati .

La convalida dei dati si aprirà la finestra. Nella scheda Impostazioni , nel menu a discesa Consenti , seleziona Lunghezza testo . Quindi, nel menu a discesa Dati , scegli maggiore di . Infine, nel campo Minimo , inserisci 1 . Premi OK .

Questa funzione impedisce agli utenti di inserire un solo carattere in qualsiasi campo, garantendo che i tuoi dati siano completamente compilati.

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Un modo semplice e veloce per popolare database di grandi dimensioni

Se perdi spesso informazioni sul foglio di calcolo o inserisci i dati sbagliati nelle colonne, è giunto il momento di creare un modulo per te stesso. Questa soluzione rapida e semplice ti assicurerà di ottenere un database accurato.

Sebbene l'esempio sopra mostri solo cinque voci, se stai lavorando su molte voci, come un database di dipendenti aziendali, apprezzerai questa funzionalità su Excel. Fornendoti una finestra indipendente per l'inserimento delle informazioni, puoi evitare di essere strabico con centinaia, se non migliaia, di voci, garantendo allo stesso tempo input di dati accurati e precisi.


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