Come creare una cassetta postale catch-all in Office 365

Se non hai familiarità con il termine casella di posta catch-all , è un indirizzo email dove puoi ricevere email inviate a indirizzi email non validi che hanno il tuo nome di dominio.

Per renderlo più pratico, supponi che il tuo indirizzo e-mail sia [email protected] e, per qualche motivo, il tuo cliente invii un'e-mail a [email protected] . Un tale errore farebbe rimbalzare l'e-mail al mittente. Ma avere una casella di posta catch-all configurata consente di recapitare tali messaggi a una casella di posta dedicata a cui è possibile accedere.

Diamo un'occhiata a come è possibile creare una cassetta postale catch-all in Office 365.

Office 365 e l'opzione "Catch-All Mailbox"

Tra molti clienti di Office 365, la cassetta postale Catch-All è una funzionalità virale, principalmente perché impedisce la perdita di informazioni aziendali quando si scrivono errori di battitura sugli indirizzi e-mail. Purtroppo, Microsoft non è direttamente supportato, presumibilmente perché può causare scappatoie per le e-mail di spam che sovraccaricano i sistemi di posta di Office 365.

Ma c'è un modo per aggirare questo avvertimento e intendiamo farvelo conoscere. Tuttavia, tieni presente che le cassette postali catch-all funzionano solo per le e-mail inviate da domini esterni. Detto questo, ecco le istruzioni passo passo per creare una cassetta postale catch-all.

Configurazione di una cassetta postale catch-all

Per implementare la configurazione della cassetta postale catch-all nell'ambiente Exchange Online, proponiamo tre semplici funzionalità:

Il gruppo di distribuzione dinamico
Una casella di posta condivisa
Una regola di trasporto di Exchange Online

Infine, sarà necessaria una nuova regola di trasporto per Exchange Online. Questa regola sarà responsabile dell'implementazione dei termini su cui opera la cassetta postale catch-all.

Passaggio 1: creazione di un gruppo di distribuzione dinamico

Il primo passaggio prevede la creazione di un gruppo di distribuzione dinamico. Questo gruppo di distribuzione elenca tutti gli indirizzi di posta elettronica di Office 365 dell'organizzazione per ricevere messaggi di posta elettronica da domini esterni. Per creare un gruppo di distribuzione dinamico, ecco i passaggi da seguire.

Vai al portale di Office 365 > Mostra tutto > Exchange . Facendo clic su Exchange verrai reindirizzato al pannello di amministrazione di Exchange.
Nel pannello Exchange, seleziona Destinatari > Gruppi .
Dopo averlo fatto, trova un segno + in un menu a discesa Nuovo gruppo di Office 365 e seleziona Gruppo di distribuzione dinamico.
Quindi vai a Destinatari > Gruppi > Gruppo di distribuzione dinamico . In questo modo dovrebbe aprire un nuovo campo che richiederà di inserire alcuni dettagli. Le informazioni obbligatorie sono il nome visualizzato e l' alias e i membri . Puoi usare lo stesso nome per i primi due.
Per aggiungere membri, seleziona Tutti i tipi di destinatari e fai clic su Salva .

Ora hai creato ufficialmente il tuo gruppo di distribuzione dinamico; ora, devi configurare una casella di posta condivisa.

Passaggio 2: configurazione di una casella di posta condivisa

Il secondo passaggio nella configurazione è una casella di posta condivisa. Poiché un'organizzazione ha molti destinatari, richiede uno spazio condiviso per visualizzare i messaggi di posta elettronica che arrivano attraverso la cassetta postale catch-all. Questo spazio è chiamato cassetta postale condivisa. Ecco come procedere per configurarlo:

Vai a Portale di Office 365 > Gruppi > Cassette postali condivise > + per creare una nuova cassetta postale condivisa.
Quindi vai a Portale di Office 365 > Gruppi > Cassette postali condivise e aggiungi una cassetta postale condivisa. Qui, aggiungi il tuo nome di dominio e l'indirizzo email degli amministratori e fai clic su Aggiungi .
Nella scheda visualizzata, fare clic su Passaggi successivi e selezionare Aggiungi membri a questa cassetta postale . Fare clic su di esso e aggiungere gli utenti che saranno nella casella di posta condivisa. Usa i tuoi gruppi dinamici qui.
Dopo aver aggiunto tutti i membri, fai clic su Salva e il gioco è fatto. La tua casella di posta è pronta. Ora, ciò che resta tra te e la tua cassetta postale catch-all è la regola di trasporto di Exchange Online .

Passaggio 3: creazione della regola di trasporto di Exchange Online

Ora hai la tua casella di posta condivisa con l'elenco dinamico delle persone che desideri su di essa; è il momento di creare regole per il tuo catch-all utilizzando i passaggi seguenti.

Vai al menu di navigazione e seleziona Mostra tutto > Exchange > Flusso di posta > Domini accettati .
A scegliere Office 365 Portal > Mostra tutto > Cambio > Il flusso di posta > dominio accettato > relè interni.
Assicurati di selezionare Relè interni sotto i tuoi domini. Questo è un passaggio cruciale perché è ciò che fa funzionare la tua regola di trasporto. Quindi cerca di non saltare questo passaggio.
Quindi torna al pannello di navigazione e fai clic su Flusso di posta > Regole > + > Crea nuova regola e assegna un nome alla tua nuova regola Catch-all . Ora devi creare i criteri per l'applicazione.
Vai a se il mittente si trova e seleziona Fuori dall'organizzazione.
Quindi, infine, scegli Esegui quanto segue > Reindirizza il messaggio a e scegli CatchAll. Con questo, sarai ufficialmente riuscito a creare la tua casella di posta catch-all.

Come funziona l'ambiente Exchange Online (autorevole vs. relè interno)

Ogni volta che un nome di dominio pubblico è registrato in Office 365, il dominio è considerato un dominio accettato . Il server Exchange Online si considera l'unica autorità sul nome di dominio pubblico registrato.

Quindi, se si tenta di inviare un'e-mail dal dominio pubblico registrato, Exchange Online Server esaminerà l'elenco indirizzi globale (GAL) alla ricerca dell'indirizzo del destinatario. Se l'indirizzo esiste, il messaggio verrà recapitato a destinazione. Tuttavia, se rileva che l'indirizzo non esiste nel GAL, il mittente riceverà un messaggio che informa che il destinatario non esiste.

Per risolvere questo problema, è necessario modificare il nome di dominio registrato da Authoritativo predefinito a Internal Relay. In questo caso, se il mittente invia un messaggio di posta elettronica a un destinatario inesistente, Exchange Online sa di inoltrare il messaggio a "un'altra infrastruttura di posta" invece di inviare un messaggio di errore al mittente. Se hai registrato più di un nome di dominio pubblico per la tua organizzazione, dovrai modificare ciascuna impostazione di dominio da Autorevole a Inoltro interno separatamente.

Come accennato in precedenza, Exchange Online non supporta la funzionalità della cassetta postale catch-all per impostazione predefinita. Ciò significa che dovrai utilizzare il metodo che abbiamo descritto per te. Esistono anche altri metodi, come il codice. Ma non tutti conoscono i loro linguaggi di programmazione, quindi pensiamo che sia più facile per te attenersi alle cose più semplici.

C'è uno svantaggio nell'usare una cassetta postale catch-all?

Potrebbero esserci un paio di rischi nell'utilizzo di una cassetta postale catch-all su Office 365. Il più ovvio di questi rischi è che questa cassetta postale può consentire potenziali attacchi di phishing al sistema di posta elettronica e agli account ad esso collegati.

Ad esempio, le fonti esterne possono prendere di mira nomi di account noti all'interno di un'organizzazione e indirizzare le e-mail con intenti dannosi a tali caselle di posta. Poiché le e-mail verranno automaticamente indirizzate a tali account anziché essere eliminate, ciò rappresenterebbe un rischio significativo per la sicurezza, con conseguente invio di informazioni sensibili all'esterno dell'organizzazione all'insaputa del proprietario dell'account.

Non perdere più le tue email

Non possiamo sottolineare abbastanza l'importanza di avere una cassetta postale catch-all configurata per la tua organizzazione. Queste cassette postali sono le scialuppe di salvataggio di indirizzi e-mail errati o digitati in modo errato. Grazie a loro, puoi dire addio alla perdita di email importanti a causa di piccoli errori commessi sugli indirizzi email registrati con il tuo dominio.

Come ogni scialuppa di salvataggio che può capovolgersi da un buco che lascia entrare troppa acqua, anche le cassette postali catch-all possono andare a sud dai numerosi messaggi di spam che lasciano entrare. Quindi, considera le tue opzioni e preparati prima di decidere di impostare un catch- tutte le cassette postali per la tua organizzazione.

Tags: #produttività #Microsoft Office 365 #Suggerimenti per la posta elettronica #Suggerimenti per Microsoft Office

Come creare un grafico a linee in Excel

Excel offre una varietà di grafici come mezzo per proiettare i dati. Ogni grafico ha le sue specialità, quindi ha più senso quando i dati vengono visualizzati con il grafico giusto.

Che cosa sta imparando LinkedIn? Come ottenere il massimo da esso

C'è stata una tendenza al rialzo delle persone che lavorano da casa o studiano da remoto. Ciò ha portato a una crescita significativa delle piattaforme di apprendimento online e dei corsi che offrono.

Come utilizzare le modifiche alla traccia in Microsoft Excel

Tenere traccia delle modifiche sui fogli di calcolo Excel semplifica l'aggiornamento o la revisione del file da parte di altre persone. È utile anche quando si desidera tenere traccia di tutte le modifiche apportate. Il comando Revisioni è facile da trovare nella scheda Revisione delle versioni precedenti di Microsoft Excel. Tuttavia, tu e il tuo team potreste avere difficoltà a configurarli su versioni più recenti.

Come salvare une-mail come PDF in Outlook

Hai bisogno di salvare un'e-mail di Outlook come PDF ma non sai come fare? Non è così ovvio come potresti pensare, ma è comunque facile da fare una volta che sai come fare.

Google Workspace e Google Spaces: qual è la differenza?

Google ha fatto passi da gigante per quanto riguarda la collaborazione sul posto di lavoro, non solo nei motori di ricerca. L'azienda dispone di diverse app e funzionalità che i team possono utilizzare per migliorare il proprio flusso di lavoro, molte delle quali sono facili da integrare con altre app.

Che cosè la funzione XLOOKUP in Excel? Come usarlo

Se usi molto Excel, probabilmente hai usato le funzioni CERCA abbastanza spesso. Se non hai familiarità, la funzione CERCA viene utilizzata per cercare in una singola riga o colonna per trovare un valore specifico in un'altra riga o colonna.

5 modi alternativi per dire Spero che tu stia bene in une-mail

Ogni giorno vengono inviate e ricevute miliardi di email. Iniziare la tua email nel modo giusto può aiutare il tuo messaggio a risaltare e può stabilire un buon tono per la tua email.

LinkedIn lancia Service Marketplace, ma può competere con Fiverr e Upwork?

I freelance possono ora trovare progetti di lavoro su LinkedIn. Il popolare social network professionale sta aprendo opportunità ai professionisti per trovare lavoro sulla sua piattaforma, andando oltre a fornire loro gli strumenti per pubblicizzare le proprie competenze ed esperienze.

9 modi per risolvere i file di apertura di OneNote in modalità di sola lettura

OneNote è l'app ideale per prendere appunti per gli utenti Windows. Con i nuovi aggiornamenti, ora è ricco di funzionalità e ha un'interfaccia migliorata. Tuttavia, non è esente da errori. Spesso, potresti vedere una sincronizzazione errata nell'app, file che non si aprono affatto o file che vengono aperti in sola lettura.

Grammarly vs. Microsoft Editor: qual è il miglior strumento di controllo grammaticale?

Per anni, Grammarly ha dominato il mercato degli editor di grammatica. È uno dei migliori strumenti che puoi ottenere come scrittore. Tuttavia, Microsoft ha cercato l'opportunità e ha rilasciato Microsoft Editor come alternativa per gli utenti di Office 365.

I 9 migliori strumenti di gestione del portfolio di progetti che dovresti provare

Quando hai troppi progetti nel piatto, rimanere organizzato e informato può essere difficile. Uno strumento di gestione del portfolio di progetti ti evita il compito dispendioso in termini di tempo di esaminare ciascun progetto separatamente. Semplifica il processo di revisione visualizzando tutti i record importanti in un unico posto.

9 modi creativi per utilizzare ClickUp che non conoscevi

Questa app per la gestione di attività, progetti e team ha alcune interessanti funzionalità che puoi applicare nella tua vita per goderti la comodità. I suoi casi d'uso personali ad hoc aggiungono valore al tuo abbonamento ClickUp. Dalle ricette di cucina ai post sui social media, puoi applicare ClickUp in molti spazi.

Come trovare un partner di responsabilità gratuito con Focusmate

Sempre più persone lavorano da casa. All'inizio sembra fantastico: puoi lavorare in accappatoio, passare più tempo con i bambini e mantenere i tuoi orari. Ma ha anche i suoi svantaggi.

Come rimanere produttivi utilizzando lapp Flora

Ci sono molte app sul mercato che ti aiutano a diventare più produttivo. Alcuni sono gratuiti, mentre altri sono a pagamento. Nonostante tutto questo, potresti non guadagnare molto da loro. Alcuni sono semplicemente troppo tecnici, mentre altri sono troppo semplici.

Come calcolare letà dalla data di nascita

Dichiara la tua età in anni? Può sembrare semplice, ma può coglierti alla sprovvista. Allo stesso modo, fornire la tua età precisa dalla data di nascita richiede ancora più accortezza.

Come utilizzare i modelli Asana per qualsiasi progetto

L'unica cosa che dovresti imparare su Asana è come utilizzare i progetti per aumentare la produttività del tuo team. Con la gestione dei progetti Asana, puoi evitare fogli di calcolo obsoleti, lunghi thread di posta elettronica e lunghe riunioni che ripetono le stesse informazioni.

Che cosè Basecamp e come funziona?

Il mondo degli affari è cambiato radicalmente nel 21° secolo e ora è tutt'altro che raro vedere team sparsi in più sedi. Inoltre, le aziende di solito hanno diversi progetti in corso, il che rende difficile tenere traccia di tutto.

Come archiviare le email in Outlook

L'archiviazione delle e-mail è uno dei modi migliori per mantenere ordinata la tua casella di posta. Se vuoi farlo in Outlook, sei fortunato. Sia Outlook per il Web che Outlook per desktop ti consentono di archiviare facilmente le tue e-mail.

Come trasferire rapidamente i file sul tuo Kindle tramite e-mail

Al giorno d'oggi, puoi utilizzare praticamente qualsiasi dispositivo intelligente per aprire e leggere file ed eBook. Tuttavia, niente batte i dispositivi Kindle come il dispositivo ideale per leggere gli eBook.

Come creare un logo killer: 9 consigli di design essenziali

Un logo deve essere rilevante e accattivante in quanto aiuta a stabilire la connessione tra il marchio e i clienti. È spesso il centro di una strategia di marca che richiede creatività, capacità di progettazione ed esecuzione abile. Le aziende sono pronte a pagare profumatamente per un logo efficace. Pertanto, la progettazione del logo è diventata un lucroso concerto freelance o un'opzione di svago.