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Come utilizzare tutte le migliori tecniche di produttività in Trello
Trello è un'app versatile per la gestione delle attività. Con le sue funzionalità personalizzate, puoi usarlo con qualsiasi metodo di produttività. Sebbene sia impostato come una lavagna Kanban, puoi configurarlo come preferisci.
In questo articolo imparerai come utilizzare tutti i metodi di produttività più famosi in Trello.
1. Tabellone Kanban
Una lavagna Kanban è un modo efficiente di gestire il flusso di lavoro. Dividi le tue attività in tre elenchi: Da fare, Da fare e Fatto! L'elenco Fatto funge anche da motivatore, mostrandoti tutto ciò che hai realizzato finora.
Questo layout è l'impostazione predefinita di Trello, quindi è facile da configurare. Quando crei un nuovo elenco, seleziona il modello Kanban Board. Le sue caratteristiche completano anche questa strategia. Puoi fare clic e trascinare le carte tra gli elenchi, codificarle a colori e tenere traccia dei progressi con le liste di controllo!
Queste funzionalità sono tutte adatte ai principianti: puoi vederle evidenziate nello screenshot qui sopra! Se non hai mai usato Trello prima e hai bisogno di un tutorial, dai un'occhiata ai nostri suggerimenti Trello per principianti per iniziare!
2. Matrice di Eisenhower
Questo metodo è attribuito a Dwight D. Eisenhower. È ottimo per impostare le priorità e funziona bene per chiunque abbia un elenco di attività lungo e senza fine.
La matrice ha quattro settori. Il primo è Do It Now per le attività che devi svolgere rapidamente a causa di scadenze o altre conseguenze. Il secondo è Do It Later per le attività che non sono urgenti. Gli ultimi due sono Delega per compiti che non rientrano nella tua timoneria e Non farlo per compiti che non sono né urgenti né importanti.
Questi settori si traducono bene nelle liste Trello! Se desideri il layout 2×2, puoi utilizzare un'utile estensione Trello chiamata List Layouts o questo modello Trello . Trello mette in evidenza le scadenze che si avvicinano per te. Ciò rende semplice stabilire quando un'attività deve essere spostata da Do It Later a Do It Now . Puoi anche aggiungere altre persone alla tua bacheca come collaboratori. In questo modo, delegare un'attività è semplice come assegnarla a loro utilizzando l' opzione Membri .
3. Metodo Ivy Lee
Ivy Lee chiede di limitare il tuo elenco di attività a 6 attività. Questo ti aiuta a evitare di essere sopraffatto da un lungo elenco o di disperdere troppo la tua attenzione. Funziona così: ogni giorno, crea sei carte compito e lavora su quelle carte. Alla fine della giornata, archivia le attività completate. Il giorno successivo, aggiungi nuove attività, fino a un massimo di sei. L'idea è che non hai mai più di sei compiti nel tuo piatto alla volta.
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Puoi anche aggiungere List Limits , un potenziamento gratuito e pratico di Trello che si illumina se aggiungi più di sei attività alla tua lista! Potresti anche incorporare il metodo Time Blocking . Ciò significa dividere la giornata in elenchi di mattina, pomeriggio e sera e suddividere i sei compiti tra di loro.
4. Mangia-rana
Mark Twain una volta disse: "Mangia una rana per prima cosa ogni mattina e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata". Questa pratica di fare prima la cosa peggiore non è una tecnica completa, ma migliora altri metodi!
Ci sono due modi per distribuire il mangiatore di rane in Trello: con un'etichetta e con un adesivo. L'adesivo è più evidente, quindi è quello che consigliamo. Ogni giorno, aggiungi un adesivo di rana a tua scelta a un'attività e quella è la tua rana! Fallo prima.
Le etichette sono meno evidenti, ma puoi automatizzarle. Usa la funzione Butler per fare in modo che un'attività diventi automaticamente una rana se la lasci incompiuta per troppo tempo. Segui i passaggi seguenti per quel metodo:
Apri il menu della bacheca e seleziona il sottomenu Altro , quindi fai clic su Etichette . Crea un'etichetta "RANA". Consigliamo il colore verde per questo. Quindi, apri il menu Automazione e seleziona il sottomenu Regole .
Crea una nuova regola con il seguente trigger Data : Quando la Data di scadenza è contrassegnata come Incompleta in una scheda Scadenza tra meno di 7 giorni . Tieni presente che puoi selezionare un numero diverso di giorni, se lo desideri. Successivamente, diremo alla scheda cosa fare quando rileva una tale carta.
Aggiungeremo due azioni in totale. Inizia con un'azione Aggiungi/Rimuovi : aggiungi l'etichetta verde FROG alla scheda , come mostrato sopra.
Aggiungere la seguente azione Ordina : Ordina l'elenco per etichetta: FROG crescente . Questo fa sì che le attività con scadenze imminenti si trasformino in rane e si spostino in cima alla lista. Completa la regola e continuerà a far rispettare questa condizione fino a quando non la rimuovi o la disabiliti.
5. Obiettivi SMART
SMART Goals è un modo per assicurarti di poter effettivamente portare a termine i tuoi compiti. Sta per S pecific, M easurable, A ctionable, R easonable e T imely. Ti impedisce di creare obiettivi vaghi che ti lasciano frustrato. Puoi applicare questa filosofia a Trello salvando una lista di controllo.
Crea una carta e chiamala "Lista SMART" o qualcosa di simile. Aggiungi un elenco di controllo con lo stesso nome con tutti i criteri SMART.
- Specifico . [Aggiungi parametri specifici]
- Misurabile . [Quantifica l'obiettivo]
- Azionabile . [Scrivi i passaggi, inizia ogni passaggio con un verbo]
- Ragionevole . [Assicurarsi che sia possibile svolgere l'attività come descritto]
- tempestivo . [Imposta una scadenza utilizzando la funzione Date]
Salva la carta e mettila da parte, ma non archiviarla. Ora, quando creerai un elenco di controllo in futuro, puoi selezionare gli elementi di copia dal menu a discesa per importare l'elenco SMART!
6. Metodo della posta in arrivo
Questo metodo funziona meglio in un client di posta elettronica, ma puoi applicarlo a qualsiasi situazione in cui hai nuove attività in arrivo. Questo metodo utilizza quattro elenchi. Il primo è Do Now , per le attività che puoi completare in due minuti o meno.
L'elenco successivo è Delegato per le attività che è necessario affidare ad altri. Se condividi la tua scheda, puoi aggiungere il membro del team assegnato selezionando Assegna nel menu della scheda. Se la scheda è privata, considera l'aggiunta di un potenziamento come Email per Trello di SendBoard . Ti consente di creare carte dal tuo client di posta preferito o inviare e-mail da Trello!
Avrai anche bisogno di un elenco di attività del calendario con una data allegata. Puoi aggiungere rapidamente una semplice regola direttamente dall'elenco! Fare clic sul menu delle opzioni dell'elenco e selezionare Quando una scheda viene aggiunta all'elenco... per iniziare ad aggiungere una regola. Scegli Ordina elenco come tipo di azione e ordina per data di scadenza , crescente .
Infine, crea Tutto il resto per le attività che non hanno una data di scadenza. Puoi anche usarlo per risorse, modelli e idee di progetto che non sono ancora utilizzabili. Tutto il resto può diventare piuttosto disordinato, quindi imposta un paio di regole per mantenerlo organizzato.
Innanzitutto, crea un'etichetta denominata "Risorsa". Apri il menu dell'elenco e seleziona Crea una regola personalizzata... . Seleziona il trigger Quando l'etichetta Risorsa viene aggiunta a una scheda e l'azione Ordina l'elenco per etichetta Risorsa crescente .
Ciò assicura che le risorse che desideri utilizzare spesso siano sempre in primo piano. Puoi anche creare un'etichetta Modello e utilizzare lo stesso metodo per tenere i modelli nascosti in fondo all'elenco.
L'altra regola si attiva quando viene impostata una data di scadenza su una carta nell'elenco "TUTTO IL RESTO ". Dagli l'azione "sposta la carta in cima all'elenco CALENDARIO ". Questo ti assicura di non dimenticare di aggiungere un'attività sensibile al tempo al calendario.
Migliora la tua produttività in Trello
Lo stile di ogni persona è diverso, quindi sperimenta per trovare il modo che funziona per te! Puoi mescolare e abbinare gli stili. Ad esempio, puoi aggiungere il metodo Frog-Eating e Ivy Lee a quasi tutti gli stili. Potresti anche prendere l'idea di un elenco "Tutto" e incorporarlo nella tua Kanban Board.
Con il metodo e i potenziamenti giusti, puoi trasformare la tua scheda Trello in un concentrato di produttività!
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