リモート学習に使用できる7つの最高のGoogleJamboard機能
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Excelスプレッドシートが離れてしまい、適切なクリーンアップが必要な場合があります。特に一般的な問題は、複数のセルまたは行で重複する情報に遭遇することです。そこで、Excelで重複データを見つけて削除し、修正するための簡単な方法をいくつか紹介します。
重複する値を削除する前に、Excelで見つけて強調表示することをお勧めします。値を削除すると、Excelスプレッドシートから完全に削除されるため、最初に値を強調表示すると、重複を確認して、値が不要であることを確認できます。
この例では、次のスプレッドシートを使用します。
私たちの架空のユーザーは、彼女がインクを塗ったすべての万年筆を追跡しています。スプレッドシートには、ペンと現在ペンにあるインクの色に関する情報が含まれています。しかし、彼女は誤っていくつかのペンに2回以上入ったのではないかと疑っています。
重複する値を識別する最も簡単な方法は、条件付き書式を使用することです。条件付き書式を使用して重複する値を強調表示するには、次の手順に従います。
このメソッドは、各列または行の重複を強調表示します。以下に示すように、複数回リストされている会社、モデル、またはインクの色が強調表示されます。
この例では、モデル列を調べて重複するペンを見つける必要があります。Student、41、Preppyのペンが2本あります。41はインクが異なるため、ペンが異なる可能性があります。ただし、StudentペンとPreppyペンは重複している可能性があります。
ご覧のとおり、この方法は理想的ではありません。
重複するすべてのセルが検出されますが、この場合は、重複する行の検索のみに関心があります。同じ会社のさまざまなペンを同じインクで使用できます。ただし、会社、モデル、インクの色が同じであるペンが複数ある可能性は低くなります。
関連:条件付き書式を使用してExcelスプレッドシートのデータを自動的に書式設定する
Excelでは、数式を使用してカスタムの条件付き書式を作成できます。この方法を使用して、重複する行を識別できます。このオプションの選択は、上記の重複する値を選択した方法と似ていますが、[セルルールの強調表示]を選択する代わりに、[新しいルール]を選択する点が異なります。
これにより、ポップアップメニューが表示されます。[スタイル]を[クラシック]に設定し、次のドロップダウンメニューを開いて、[数式を使用]を選択してフォーマットするセルを決定します。
入力する式は次のとおりです。
COUNTIFS($A$2:$A$14,$A2,$B$2:$B$14,$B2,$C$2:$C$14,$C2)>1
この式を詳しく見てみましょう。
条件付き書式の数式は、trueまたはfalseのいずれかの答えを返す必要があります。答えがtrueの場合、フォーマットが適用されます。この式は、同じ情報を持つ複数の行をカウントする場合に当てはまります。
行の重複をチェックするために、数式は最初に列($ A $ 2:$ A $ 14)を選択します。行の重複を評価するときにすべてのセルで同じ範囲を使用する必要があるため、絶対位置を使用します。
次の変数は、重複する値($ A2)をチェックしているターゲットです。今回は、絶対位置が列に使用されますが、行には使用されません。これにより、数式で各行を段階的にチェックできます。
行の各列に対してこれを繰り返します。
数式を入力したら、書式設定スタイルを選択することを忘れないでください。デフォルトはスタイルなしです。したがって、すべてを正しく行ったとしても、そのステップを忘れると、結果は表示されません。
その後、テーブルは次のようになりました。
このメソッドは、重複している行全体のみを強調表示します。Excelスプレッドシートですべての重複を見つけたら、それらを削除する必要があるかどうかを判断できます。
重複の削除はExcelで簡単です。下では、データタブでデータツールのグループ、あなたがするためのオプションを見つけるでしょう重複を削除します。このツールを使用すると、チェックする列を選択できるため、非常に便利です。
このツールを使用するには、データを選択してから、[重複の削除]をクリックします。
これを行うと、重複をチェックする列を選択できるポップアップが表示されます。[すべての列]を選択すると、重複する行のみが削除されます。
ただし、すべての列を選択する必要はありません。たとえば、現在ペンにあるインクを知りたい場合は、[インクの色]を選択して、重複する色を削除できます。これにより、新しい色を使用する最初のペンが残り、後続のエントリが削除されます。
Excelの[重複の削除]ツールを使用すると、重複するエントリが自動的に削除されます。
重複するエントリを一時的に削除するだけで、削除したくない場合は、代わりにデータをフィルタリングすることをお勧めします。
フィルタを使用すると、実際に値を削除することなく、表示されるデータの量を操作できます。フィルタオプションは、[並べ替えとフィルタ]グループの[データ]タブにあります。
Excelでデータをフィルタリングする方法はたくさんあります。以下の例は、重複する値を除外する方法のみを示しています。
このデータをフィルタリングすると、Excelは重複する行を非表示にします。したがって、この例では、重複したStudentペンとPreppyペンは非表示になっています。
ただし、重複データは失われず、表示されないようになっているだけです。これが、重複するペンが表示されていないにもかかわらず、テーブルが以前に作成したルールに従ってフォーマットされている理由です。
実際、行番号に沿って見ると、2つの行が隠されている場所がわかります。行は7から9にジャンプし、12から14の間で再びジャンプします。データは失われず、見えなくなっています。
データをクリーンアップする最初のステップは、重複を特定することです。Excelで重複を削除すると、データが完全に削除されます。それらを強調表示すると、最初に重複を評価する機会が得られます。また、重複する行に関心がある場合は、条件付き書式の数式を使用してそれらを見つける必要があります。
最後に、重複データを削除したくない場合は、代わりにフィルターの使用を検討してください。これにより、Excelから重複データを実際に削除せずに、それらを非表示にします。
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