MicrosoftAccessデータをWord文書にエクスポートする方法

MicrosoftのOfficeスイートには、タスクごとに異なるアプリがあります。したがって、たとえば、データベースを作成する場合は、MicrosoftAccessが役に立ちます。Accessは、リレーショナルデータベース管理システムに期待されるほとんどの機能を提供します。いくつか例を挙げると、テーブル、フォーム、クエリ、リレーション、レポート、マクロ、モジュールを作成できます。

ただし、MicrosoftAccessからWordにデータをエクスポートしたい場合があります。AccessデータをWordにエクスポートする簡単な方法を探しているなら、あなたは正しい場所にいます。

AccessがオブジェクトをWordにエクスポートする方法

Microsoft AccessからWordにデータをエクスポートする方法を示す前に、いくつかの基本を理解する必要があります。まず、AccessからWordにすべての種類のオブジェクトをエクスポートできるわけではありません。

現在、エクスポートできるのはテーブル、クエリ、フォーム、レポートのみです。ただし、各オブジェクトにはまだいくつかの制限があります。レコードから始めて、Accessは選択されたビューにあるレコードのみをエクスポートします。アプリケーションは、レポートにすべての非表示データを含めるわけではありません。同様に、Accessは、サブフォームとサブデータシートを含むフォームとデータシートのみをエクスポートできます。

これを回避する唯一の方法は、すべてのサブフォームとサブデータシートをエクスポートすることです。メインレポートをエクスポートする場合、複数のサブフォームとサブレポートをエクスポートできます。

次に、関係、マクロ、モジュール、および画像やMicrosoftGraphオブジェクトなどのグラフィックオブジェクトをAccessからWordにエクスポートすることはできません。さらに、Accessは式からの結果のみをエクスポートし、式自体はエクスポートしません。

最後に、MicrosoftAccessからWordにデータをインポートする方法はありません。Accessで開始し、データを新しいドキュメントにエクスポートしてから、コンテンツをコピーして既存のWordドキュメントに貼り付ける必要があります。

AccessデータをWord文書にエクスポートする方法

AccessデータをWordにエクスポートするには、組み込みのエクスポート-RTFファイルウィザードツールを使用します。確かに、このツールにはAccessデータのエクスポートに関して多くの制限がありますが、何もないよりはましです。

しかし、それが過度に制限されている場合は、可能な代替品として、無料のMicrosoftAccessの最良の代替案をいくつか探すことができます。それ以外の場合は、次の手順に従って、AccessからWordにデータをエクスポートします。

Accessデータベースを開きます。
ナビゲーションペインでエクスポートするオブジェクトを選択します。
テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを調べて、エラーがないことを確認します。アクセスには通常、エラーを認識するたびにエラーインジケータが含まれます。これには、緑色の三角形とさまざまなエラー番号が含まれる場合があります。Accessはデータのエクスポート後にエラーの場所を自動的にnull値に置き換えるため、この手順は重要です。
エクスポートするデータのビューまたは一部を選択します。複数のテーブルからエクスポートするデータを選択する最良の方法は、MSAccessクエリを実行することです。オブジェクトからすべてのデータをエクスポートする場合は、この手順をスキップしてください。
[外部データ]タブをクリックし、[その他] > [Word ]を選択します。エクスポート-RTFファイルエクスポートウィザードツールが開きます。
[エクスポート-RTFファイルエクスポートウィザード]ポップアップで、ファイル名を入力し、宛先を選択します。
必要に応じて、[エクスポート操作の完了後に宛先ファイルを開く]チェックボックスをオンにします。
エクスポートする特定のデータを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする]チェックボックスをオンにします。それ以外の場合は、チェックボックスをオンのままにして、オブジェクト内のすべてのデータをエクスポートします。
[ OK]をクリックして、エクスポートプロセスを開始します。

同様の名前のファイルが存在する場合は、Accessがそのファイルを上書きするかどうかを選択できます。ファイルを上書きするには[はい]を選択し、ポップアップでファイルの新しい名前を選択するには[いいえ]を選択します。

デフォルトでは、AccessはRTF拡張子の付いたMicrosoftWordリッチテキスト形式のファイルを作成します。AccessデータをWord文書に追加するには、次の手順に従います。

RTFドキュメントを開きます。
ドキュメントのすべての内容をコピーします。
Word文書にデータを貼り付けます。

エクスポート-RTFファイルエクスポートウィザードツールの使用が面倒な場合は、もっと簡単な方法があります。Accessテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートからデータをコピーして、Word文書に直接貼り付けます。

関連：MicrosoftAccessでフォームを作成する方法

手間をかけずにアクセスデータをWordにエクスポート

データベースは、データを保存するための優れた方法です。AccessデータをWordやExcelなどの他のアプリにエクスポートする必要がある場合は、組み込みのエクスポート-RTFファイルウィザードを使用すると、いくつかの制限はありますが、プロセス全体がシームレスになります。

処理するデータが豊富な場合、Accessフォームは、データベースにデータを追加するためのより強力な方法を提供します。テーブルを編集したり、データを追加したりするときに、操作が簡単になります。

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