Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Archiwizacja wiadomości e-mail to jeden z najlepszych sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej. Jeśli chcesz to zrobić w Outlooku, masz szczęście. Zarówno Outlook dla sieci Web, jak i Outlook dla komputerów stacjonarnych umożliwiają łatwe archiwizowanie wiadomości e-mail.

W tym przewodniku omówimy wszystkie najlepsze sposoby archiwizowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook na komputerze.

Co to jest archiwum w Outlooku?

W kontekście Outlooka i wiadomości e-mail archiwum to w zasadzie wszystkie wiadomości e-mail, które zostały oddzielone od głównej skrzynki odbiorczej.

W Outlook dla sieci Web archiwizacja wiadomości e-mail oznacza przeniesienie wiadomości e-mail z głównego folderu skrzynki odbiorczej do folderu Archiwum.

W programie Outlook na komputer archiwizacja wiadomości e-mail zasadniczo oznacza przeniesienie wiadomości e-mail z głównego pliku PST programu Outlook do nowego pliku PST. Możesz poruszać się po tym pliku PST i uzyskiwać dostęp do wszystkich zarchiwizowanych w nim wiadomości e-mail, kiedy tylko chcesz.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z programu Outlook, porównaj program Outlook dla sieci Web z komputerem i sprawdź, który z nich odpowiada Twoim potrzebom.

Czy możesz używać archiwum programu Outlook dla wszystkich swoich kont e-mail?

Istnieją dwa przypadki, w których nie można użyć funkcji archiwizacji w programie Outlook.

Po pierwsze, jeśli masz konto e-mail programu Exchange Server, a Twoja organizacja korzysta z archiwum online programu Microsoft Exchange Server, nie możesz korzystać z natywnej funkcji archiwum programu Outlook.

Po drugie, jeśli administrator sieci wyłączył funkcję archiwizacji, nie możesz również archiwizować swoich e-maili.

W obu tych przypadkach skontaktuj się z administratorem sieci swojej organizacji, aby uzyskać pomoc.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook dla sieci Web

Archiwizowanie wiadomości e-mail w Outlook dla sieci Web jest łatwiejsze niż robienie tego w aplikacji klasycznej. Wystarczy kliknąć kilka opcji, a wybrane wiadomości e-mail zostaną zarchiwizowane.

Oto jak to robisz:

  1. Przejdź do Outlook.com i zaloguj się na swoje konto e-mail.
  2. Kliknij folder po lewej stronie, w którym znajdują się Twoje e-maile.
  3. W prawym okienku wybierz e-maile, które chcesz zarchiwizować.
  4. Kliknij opcję Archiwum na górnym pasku menu.
  5. Jeśli przez pomyłkę zarchiwizowałeś wiadomość e-mail, kliknij Cofnij na dole, aby cofnąć swoje działanie.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Możesz zobaczyć wszystkie swoje zarchiwizowane e-maile, klikając Archiwizuj po lewej stronie.

Jeśli kiedykolwiek zechcesz przenieść zarchiwizowaną wiadomość e-mail z powrotem do folderu głównego, znajdź tę wiadomość e-mail w folderze Archiwum , kliknij wiadomość e-mail, kliknij Przenieś do u góry i wybierz miejsce, w którym chcesz przenieść wiadomość e-mail.

Powiązane: Jak zarchiwizować wszystkie stare wiadomości e-mail w Gmailu i dotrzeć do skrzynki odbiorczej Zero

Jak automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook?

W programie Outlook dla komputerów stacjonarnych możesz archiwizować wiadomości e-mail automatycznie lub ręcznie. W tej sekcji omówimy, jak korzystać z funkcji automatycznego archiwizowania w programie Outlook dla komputerów stacjonarnych.

Autoarchiwizacja to nazwa funkcji, która pomaga automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w aplikacji Outlook. Ta funkcja wysyła wiadomości e-mail z głównych folderów do archiwum po upływie określonego czasu.

W tej funkcji możesz skonfigurować różne opcje, a poniższe kroki opisują, jak to zrobić:

  1. Otwórz Outlooka na swoim komputerze.
  2. Kliknij Plik u góry, a następnie wybierz Opcje z lewego paska bocznego.
  3. Kliknij opcję Zaawansowane po lewej stronie.
  4. Znajdź Autoarchiwizację w prawym okienku i kliknij przycisk Ustawienia autoarchiwizacji .
  5. Zaznacz pole wyboru Uruchom autoarchiwizację każdej opcji u góry i określ, kiedy funkcja ma być uruchamiana w programie Outlook.
  6. W sekcji Domyślne ustawienia folderu do archiwizacji wybierz, kiedy element powinien być archiwizowany. Zasadniczo określasz wiek zawartości programu Outlook.
  7. Kliknij Przeglądaj i wybierz folder docelowy dla pliku archiwum. Musisz to zrobić tylko wtedy, gdy nie podoba Ci się domyślny katalog PST programu Outlook.
  8. Na koniec naciśnij OK na dole, aby zapisać zmiany.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Jeśli kiedykolwiek zechcesz zatrzymać automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail przez program Outlook, możesz wyłączyć funkcję autoarchiwizacji.

Aby to zrobić:

  1. Otwórz Outlooka na swoim komputerze.
  2. Kliknij Plik u góry i wybierz Opcje po lewej stronie.
  3. Kliknij opcję Zaawansowane po lewej stronie.
  4. Kliknij Ustawienia autoarchiwizacji w prawym okienku.
  5. Odznacz opcję Uruchom autoarchiwizację każdej opcji u góry.
  6. Kliknij OK na dole.

Jak ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Aby uzyskać większą kontrolę nad archiwami wiadomości e-mail, możesz ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook. Dzięki temu możesz wysyłać swoje główne e-maile do archiwum, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Aby skorzystać z tej metody:

  1. Otwórz Outlooka na swoim komputerze.
  2. Kliknij Plik w lewym górnym rogu.
  3. Wybierz kartę Informacje po lewej stronie.
  4. Kliknij ikonę strzałki w dół dla opcji Narzędzia i wybierz opcję Wyczyść stare elementy .
  5. Pojawi się okno dialogowe umożliwiające skonfigurowanie ręcznego archiwum poczty e-mail.
  6. U góry masz dwie opcje pozwalające zdecydować, co umieścić w swoim archiwum. Wybierz ten, którego chcesz użyć.
  7. Wybierz foldery, które chcesz dodać do archiwum.
  8. Wybierz wiek swoich przedmiotów, korzystając z opcji kalendarza.
  9. Kliknij Przeglądaj i wybierz folder, w którym chcesz zapisać plik archiwum programu Outlook.
  10. Naciśnij OK na dole, aby rozpocząć tworzenie archiwum e-maili w Outlooku.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Po utworzeniu archiwum możesz przenieść wynikowy plik PST w dowolne miejsce.

Jak wyświetlić zarchiwizowane wiadomości e-mail w programie Outlook

Uzyskiwanie dostępu do zarchiwizowanych wiadomości e-mail w programie Outlook dla komputerów stacjonarnych jest tak proste, jak w programie Outlook dla sieci Web. Wystarczy załadować plik archiwum do programu Outlook, a zobaczysz wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Oto jak zaimportować plik archiwum poczty e-mail PST do programu Outlook na komputerze:

  1. Uruchom Outlooka .
  2. Kliknij menu Plik u góry.
  3. Wybierz Otwórz i eksportuj na lewym pasku bocznym.
  4. W prawym okienku kliknij Otwórz plik danych programu Outlook podczas importowania pliku danych PST do programu.
  5. Przejdź do folderu, w którym znajduje się plik archiwum, kliknij plik i naciśnij Otwórz na dole.
  6. Twój plik powinien zostać załadowany do programu, a następnie powinieneś być w stanie wyświetlić wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Możesz scalić pliki PST programu Outlook, jeśli masz wiele plików.

Oczyszczanie programu Outlook przez archiwizację wiadomości e-mail

Jeśli po prostu patrząc na liczbę e-maili w skrzynce odbiorczej czujesz się przytłoczony, czas pozbyć się niektórych z nich, archiwizując je. Użyj powyższych metod, aby przenieść mniej ważne e-maile do archiwum, aby móc pracować nad tymi, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi.

Problem z e-mailami polega na tym, że zarządzanie nimi nie jest łatwe, nawet dla profesjonalistów. Istnieje jednak kilka wskazówek i sztuczek, których możesz się nauczyć, aby zarządzanie e-mailami było znacznie mniej przytłaczające.


Jak podzielić komórki Excela za pomocą ogranicznika

Jak podzielić komórki Excela za pomocą ogranicznika

Dane importowane ze źródeł zewnętrznych mogą wymagać pewnego wyczyszczenia. Za pomocą ograniczników możesz podzielić takie dane na różne komórki, aby lepiej je uporządkować i zwiększyć znaczenie.

Każdy skrót, którego potrzebujesz do aplikacji Microsoft OneDrive dla systemu Windows 10

Każdy skrót, którego potrzebujesz do aplikacji Microsoft OneDrive dla systemu Windows 10

Microsoft OneDrive jest domyślnie zintegrowany z każdą kopią systemu Windows 10. Aktywuj go, a folder OneDrive na komputerze automatycznie zsynchronizuje się z wersją w chmurze zapisaną na Twoim koncie Microsoft. Nawigujesz i wchodzisz w interakcję z tym folderem tak, jak z każdym innym folderem w systemie Windows.

Co to jest analiza SWOT? Jak może pomóc w rozwoju osobistym

Co to jest analiza SWOT? Jak może pomóc w rozwoju osobistym

Wraz ze wzrostem obowiązków zawodowych możesz stawić czoła wyzwaniom związanym z produktywnością i rozwojem kariery. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy prowadzisz własny koncert, takie wyzwania mogą się pojawić. Jednak postępując zgodnie z krokami analizy SWOT wymienionymi w tym artykule, możesz przezwyciężyć takie wyzwania.

9 integracji Zapier, które zautomatyzują przepływ pracy zarządzania zadaniami

9 integracji Zapier, które zautomatyzują przepływ pracy zarządzania zadaniami

Czasami możesz obsługiwać więcej niż dziesięć kont e-mail, wiele pulpitów nawigacyjnych projektów klienta i współpracować z profesjonalistami w różnych strefach czasowych. Nadszedł właściwy czas na zautomatyzowanie procesów biznesowych.

Jak używać luźnych klipsów, aby szybko i łatwo komunikować się ze współpracownikami?

Jak używać luźnych klipsów, aby szybko i łatwo komunikować się ze współpracownikami?

Slack poprawia sposób komunikacji w różnych strefach czasowych. Oznacza to pomoc w zmniejszeniu liczby e-maili i spotkań zespołu, które wydają się zapychać nasz czas pracy. Tutaj przydają się „Clipy” Slacka.

Jak korzystać z funkcji czasu ekranu komputera Mac

Jak korzystać z funkcji czasu ekranu komputera Mac

Częstym problemem, jaki napotykają ludzie podczas korzystania z urządzeń cyfrowych, jest to, że urządzenia powodują, że spędzają zbyt dużo czasu przed ekranem. Rozwiązaniem Apple na to jest funkcja Screen Time, która pojawiła się na Macu z macOS Catalina.

Co to jest ClassDojo? Jak z niego korzystać, aby poprawić wrażenia z uczenia się na odległość?

Co to jest ClassDojo? Jak z niego korzystać, aby poprawić wrażenia z uczenia się na odległość?

Rodzice mają tak wiele zmartwień każdego dnia. Zastanawianie się, jak ich dziecko radzi sobie w szkole, nie powinno być jednym z nich.

Google Workspace a Google Spaces: jaka jest różnica?

Google Workspace a Google Spaces: jaka jest różnica?

Google poczynił znaczące postępy w zakresie współpracy w miejscu pracy, nie tylko w wyszukiwarkach. Firma oferuje kilka aplikacji i funkcji, z których zespoły mogą korzystać w celu usprawnienia przepływu pracy, z których wiele można łatwo zintegrować z innymi aplikacjami.

Co to jest Basecamp i jak to działa?

Co to jest Basecamp i jak to działa?

Świat biznesu zmienił się dramatycznie w XXI wieku, a teraz nie jest niczym niezwykłym, że zespoły są rozsiane po kilku lokalizacjach. Ponadto firmy zwykle mają kilka projektów w ruchu, co utrudnia śledzenie wszystkiego.

Jak zachować produktywność, korzystając z aplikacji Flora

Jak zachować produktywność, korzystając z aplikacji Flora

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji, które pomagają zwiększyć produktywność. Niektóre są bezpłatne, a inne płatne. Mimo to możesz niewiele na nich zyskać. Niektóre są po prostu zbyt techniczne, podczas gdy inne są zbyt proste.

Jak tworzyć profesjonalne pokazy slajdów z funkcją projektanta PowerPoints

Jak tworzyć profesjonalne pokazy slajdów z funkcją projektanta PowerPoints

PowerPoint to znana aplikacja Microsoft Office, zawierająca wiele narzędzi ułatwiających rozpoczęcie pokazu slajdów. Projektant programu PowerPoints umożliwia tworzenie profesjonalnie wyglądających pokazów slajdów, którymi można manipulować i dostosowywać. Przyjrzyjmy się, jak to działa i jak możesz zacząć z niego korzystać.

10 najlepszych szybkich hacków do arkuszy Google, których prawdopodobnie nie znałeś

10 najlepszych szybkich hacków do arkuszy Google, których prawdopodobnie nie znałeś

Być może używałeś Arkuszy Google do przechowywania i wizualizacji danych liczbowych zarówno do pracy osobistej, jak i współpracy. Jednak nie jest to tylko narzędzie do arkuszy kalkulacyjnych z wieloma wierszami, kolumnami i formułami. Możesz go również używać do robienia różnych fajnych rzeczy, które zadziwią publiczność.

9 Oprogramowanie do zarządzania zadaniami do zarządzania i wykonywania zadań

9 Oprogramowanie do zarządzania zadaniami do zarządzania i wykonywania zadań

Czy masz trudności z ustaleniem, jak wykonać swoje zadania i zachować porządek? Co więcej, zastanawiasz się, jakie oprogramowanie może Ci pomóc?

Jak zacząć na Fiverr i wystawić swój pierwszy koncert?

Jak zacząć na Fiverr i wystawić swój pierwszy koncert?

Czy jesteś osobą kreatywną, która lubi projektować strony internetowe, ale zamiast tego poświęca się swojej pracy w firmie od 9 do 5? A może znasz więcej niż jeden język, na przykład angielski i hiszpański? Może lubisz pisać treści, ale nigdy nie spróbowałeś?

7 najlepszych funkcji Google Jamboard, których możesz użyć do zdalnego uczenia się

7 najlepszych funkcji Google Jamboard, których możesz użyć do zdalnego uczenia się

Zdalne uczenie się jest tutaj dla wielu. Dzięki Google Jamboard nauczanie w zdalnej klasie jest proste dzięki łatwym w użyciu narzędziom, które inspirują do współpracy między Tobą a Twoimi uczniami. Ponadto jest dostępny na urządzeniach mobilnych z systemem Android i iOS, a także na komputerach stacjonarnych.

Jak korzystać z OneDrive do zadań szkolnych

Jak korzystać z OneDrive do zadań szkolnych

Jeśli jesteś studentem college'u lub uniwersytetu, przechowywanie w chmurze jest koniecznością. Utrzymywanie pracy w trybie online oznacza, że ​​nie stracisz pracy, nawet jeśli wyczerpie się bateria lub zapomnisz urządzenia w domu. OneDrive od dawna jest liderem w dziedzinie przechowywania w chmurze i nadal jest doskonałym wyborem dla studentów.

5 narzędzi oprogramowania do analizy danych, których możesz się szybko nauczyć

5 narzędzi oprogramowania do analizy danych, których możesz się szybko nauczyć

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z analityki danych, czy chcesz zmienić karierę, musisz znać najlepsze narzędzia, które możesz szybko zdobyć, aby zacząć działać. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie chcesz brudzić sobie rąk kodowaniem.

9 najlepszych alternatyw dla prezentacji Google dla potrzeb prezentacji

9 najlepszych alternatyw dla prezentacji Google dla potrzeb prezentacji

Slajdy stały się nieodzowną częścią współczesnej prezentacji. Na szczęście współczesne narzędzia do prezentacji online oferują więcej niż tylko klasyczny pokaz slajdów.

Jak korzystać ze wszystkich najlepszych technik zwiększania produktywności w Trello

Jak korzystać ze wszystkich najlepszych technik zwiększania produktywności w Trello

Trello to wszechstronna aplikacja do zarządzania zadaniami. Dzięki niestandardowym funkcjom możesz go używać z dowolną metodą produktywności. Chociaż jest skonfigurowany jako tablica Kanban, możesz go skonfigurować w dowolny sposób.

Jak tworzyć formularze Excel do arkuszy kalkulacyjnych wprowadzania danych

Jak tworzyć formularze Excel do arkuszy kalkulacyjnych wprowadzania danych

Wprowadzanie danych w Excelu to zniechęcające zadanie, zwłaszcza jeśli masz dużo kolumn i mnóstwo wpisów. Może to być również mylące dla innych użytkowników, zwłaszcza jeśli nie są zaznajomieni z Twoim arkuszem kalkulacyjnym.

Jak podzielić komórki Excela za pomocą ogranicznika

Jak podzielić komórki Excela za pomocą ogranicznika

Dane importowane ze źródeł zewnętrznych mogą wymagać pewnego wyczyszczenia. Za pomocą ograniczników możesz podzielić takie dane na różne komórki, aby lepiej je uporządkować i zwiększyć znaczenie.

Każdy skrót, którego potrzebujesz do aplikacji Microsoft OneDrive dla systemu Windows 10

Każdy skrót, którego potrzebujesz do aplikacji Microsoft OneDrive dla systemu Windows 10

Microsoft OneDrive jest domyślnie zintegrowany z każdą kopią systemu Windows 10. Aktywuj go, a folder OneDrive na komputerze automatycznie zsynchronizuje się z wersją w chmurze zapisaną na Twoim koncie Microsoft. Nawigujesz i wchodzisz w interakcję z tym folderem tak, jak z każdym innym folderem w systemie Windows.

Co to jest analiza SWOT? Jak może pomóc w rozwoju osobistym

Co to jest analiza SWOT? Jak może pomóc w rozwoju osobistym

Wraz ze wzrostem obowiązków zawodowych możesz stawić czoła wyzwaniom związanym z produktywnością i rozwojem kariery. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy prowadzisz własny koncert, takie wyzwania mogą się pojawić. Jednak postępując zgodnie z krokami analizy SWOT wymienionymi w tym artykule, możesz przezwyciężyć takie wyzwania.

9 integracji Zapier, które zautomatyzują przepływ pracy zarządzania zadaniami

9 integracji Zapier, które zautomatyzują przepływ pracy zarządzania zadaniami

Czasami możesz obsługiwać więcej niż dziesięć kont e-mail, wiele pulpitów nawigacyjnych projektów klienta i współpracować z profesjonalistami w różnych strefach czasowych. Nadszedł właściwy czas na zautomatyzowanie procesów biznesowych.

Jak używać luźnych klipsów, aby szybko i łatwo komunikować się ze współpracownikami?

Jak używać luźnych klipsów, aby szybko i łatwo komunikować się ze współpracownikami?

Slack poprawia sposób komunikacji w różnych strefach czasowych. Oznacza to pomoc w zmniejszeniu liczby e-maili i spotkań zespołu, które wydają się zapychać nasz czas pracy. Tutaj przydają się „Clipy” Slacka.

Co to jest ClassDojo? Jak z niego korzystać, aby poprawić wrażenia z uczenia się na odległość?

Co to jest ClassDojo? Jak z niego korzystać, aby poprawić wrażenia z uczenia się na odległość?

Rodzice mają tak wiele zmartwień każdego dnia. Zastanawianie się, jak ich dziecko radzi sobie w szkole, nie powinno być jednym z nich.

Google Workspace a Google Spaces: jaka jest różnica?

Google Workspace a Google Spaces: jaka jest różnica?

Google poczynił znaczące postępy w zakresie współpracy w miejscu pracy, nie tylko w wyszukiwarkach. Firma oferuje kilka aplikacji i funkcji, z których zespoły mogą korzystać w celu usprawnienia przepływu pracy, z których wiele można łatwo zintegrować z innymi aplikacjami.

Co to jest Basecamp i jak to działa?

Co to jest Basecamp i jak to działa?

Świat biznesu zmienił się dramatycznie w XXI wieku, a teraz nie jest niczym niezwykłym, że zespoły są rozsiane po kilku lokalizacjach. Ponadto firmy zwykle mają kilka projektów w ruchu, co utrudnia śledzenie wszystkiego.

Jak zachować produktywność, korzystając z aplikacji Flora

Jak zachować produktywność, korzystając z aplikacji Flora

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji, które pomagają zwiększyć produktywność. Niektóre są bezpłatne, a inne płatne. Mimo to możesz niewiele na nich zyskać. Niektóre są po prostu zbyt techniczne, podczas gdy inne są zbyt proste.

Jak tworzyć profesjonalne pokazy slajdów z funkcją projektanta PowerPoints

Jak tworzyć profesjonalne pokazy slajdów z funkcją projektanta PowerPoints

PowerPoint to znana aplikacja Microsoft Office, zawierająca wiele narzędzi ułatwiających rozpoczęcie pokazu slajdów. Projektant programu PowerPoints umożliwia tworzenie profesjonalnie wyglądających pokazów slajdów, którymi można manipulować i dostosowywać. Przyjrzyjmy się, jak to działa i jak możesz zacząć z niego korzystać.