Cách sử dụng Công cụ Wiki trong Microsoft Teams

Trong tất cả các công cụ có sẵn trên Microsoft Teams, cho đến nay, Wiki là tính năng được sử dụng ít nhất. Mặc dù là một công cụ năng suất tiện dụng, nhưng chỉ có một số nhóm sử dụng công cụ Wiki trong các kênh của họ.

Điều này là do hầu hết mọi người dường như không thể hiểu rõ ràng nó hoạt động như thế nào. Nếu bạn chưa quen với cách sử dụng Wiki trong Microsoft Teams, thì đây là bài viết dành cho bạn!

Công cụ Wiki trong Microsoft Teams là gì?

Wikis là một ứng dụng Microsoft Teams mặc định cho phép các thành viên trong nhóm sử dụng các kênh của họ để tạo, thêm hoặc chỉnh sửa thông tin trong Microsoft Teams. Nó đóng vai trò như một công cụ soạn thảo văn bản và giao tiếp thông minh cho nhóm.

Nó cũng cho phép bạn bắt đầu các phần khác nhau trong kênh Nhóm và cộng tác với các thành viên khác để thu thập thông tin ở một nơi tập trung. Có rất nhiều điều bạn có thể làm với Wiki trên Microsoft Teams.

Tạo một tab Wiki

Mặc dù mỗi kênh trong Microsoft Teams đều đi kèm với một tab Wiki mặc định, bạn có thể tạo các tab bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu của mình tại thời điểm và quy mô nhóm của bạn. Bạn thậm chí có thể xóa Wiki gốc đi kèm với Microsoft Teams và tạo Wiki tùy chỉnh của riêng mình .

Để tạo một tab Wiki mới, hãy làm theo các bước sau:

1. Bấm vào nút Thêm Tab trên tab Wiki của bạn.

   

2. Tìm kiếm và chọn Wiki .

   

3. Đổi tên Wiki của bạn như bạn muốn. (Một cái tên lý tưởng sẽ là chủ đề của Wiki vì điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy hơn).

   

4. Nhấp vào Lưu .
5. Bắt đầu thêm thông tin vào Wiki của bạn.

Thêm trang

Điều đầu tiên bạn nên biết về tab Wiki của mình là cách thêm trang. Khi bạn đã tạo trang đầu tiên và muốn thêm các trang bổ sung với thông tin bổ sung, bạn chỉ cần:

1. Thu gọn menu Wiki của bạn bằng cách nhấn nút ở trên cùng bên trái.
2. Nhấp vào tùy chọn Trang mới .

   

3. Đổi tên trang của bạn.

   

4. Cuối cùng, nhấp vào trang và bắt đầu chỉnh sửa.

Xem trang Wiki

Để xem một trang Wiki đã tồn tại:

1. Chọn tab Wiki mong muốn của bạn từ kênh của nhóm của bạn.

   

2. Khi nó được mở, hãy quét màn hình để tìm Wiki bạn muốn truy cập.

   

3. Bấm vào nút Mở rộng Wiki để xem các trang và phần có sẵn.

   

4. Chọn trang hoặc phần mong muốn của bạn và Wiki sẽ hiển thị trang hoặc phần đó trên màn hình.

Chỉnh sửa trang Wiki

Một trong những đặc quyền của việc sử dụng các trang Wiki là bạn luôn có thể chỉnh sửa và cập nhật thông tin mà không gặp khó khăn. Miễn là bạn có quyền truy cập vào các trang, bạn sẽ tự động có quyền chỉnh sửa trang.

Điều này phần lớn có lợi cho các nhóm đang cộng tác trong một dự án. Để chỉnh sửa một trang Wiki:

1. Nhấp vào bất kỳ hành động nào trên trang Wiki mong muốn của bạn để kích hoạt chế độ chỉnh sửa.
2. Nhập các thay đổi hoặc bổ sung của bạn vào trang.
3. Định dạng trang như bạn muốn bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng.

   

Lưu ý rằng Wiki có tất cả các tùy chọn định dạng phổ biến, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, v.v.

Thêm phần

Thêm các phần vào các trang Wiki của bạn sẽ giúp bạn sắp xếp nội dung của các trang Wiki thành các tiểu mục. Nó cũng giúp bạn và nhóm của bạn giao tiếp và nhận xét về các phần cụ thể dễ dàng hơn mà không quá chung chung.

Bạn có thể tạo nhiều phần trong một trang Wiki và gắn nhãn chúng theo ý muốn để truy cập dễ dàng hơn. Để làm điều này:

1. Di chuột qua tiêu đề phần hiện có.
2. Nhấp vào biểu tượng + sẽ xuất hiện, nhắc bạn Thêm một Mục mới tại đây .

   

3. Một phần mới sẽ xuất hiện dưới phần trước của bạn. Đổi tên nó và thêm thông tin như bạn muốn.

Chỉnh sửa phần của bạn

Bạn có thể chỉnh sửa các phần hiện có của mình bằng cách sắp xếp thứ tự của chúng hoặc thậm chí xóa những phần bạn không muốn.

1. Để kiểm tra các phần của bạn, hãy nhấp vào menu Thu gọn Phần nằm ở bên trái màn hình.
2. Sắp xếp lại các phần của bạn bằng cách di chuyển chúng lên hoặc xuống như bạn muốn.
3. Nếu bạn không cần một phần trên trang Wiki của mình, bạn có thể xóa chúng bằng cách nhấp vào Tùy chọn khác > Xóa .

   

Đề cập đến mọi người trên trang Wiki

Cộng tác trên một trang Wiki thường sẽ yêu cầu bạn thu hút sự chú ý của đồng đội đến trang cụ thể. Để thu hút họ vào trang, bạn có thể sử dụng @ đề cập theo sau là tên người dùng của họ.

Tính năng này rất hữu ích khi bạn yêu cầu hành động của một thành viên cụ thể thay vì toàn bộ nhóm. Để đề cập đến một cộng tác viên:

1. Nhập @ trên trang Wiki đang mở mà bạn đang chỉnh sửa, cùng với tên của người đó.
2. Từ danh sách đề xuất xuất hiện, hãy chọn cộng tác viên mục tiêu của bạn.
3. Sau đó, thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo về đề cập, nhắc nhở họ phản hồi

Bắt đầu một cuộc trò chuyện theo phần

Khi cộng tác với các trang Wiki, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm đóng góp và nhận xét về các trang Wiki mà bạn đang làm việc. Tuy nhiên, điều cuối cùng bạn muốn là các nhận xét này xuất hiện trên chính các trang Wiki.

Để tránh điều này, bạn có thể tạo một phần hội thoại riêng cho các cuộc thảo luận này.

1. Ở lề bên phải của phần này, hãy chọn nút Hiển thị phần hội thoại .

   

2. Trên ngăn hội thoại bật lên, hãy nhập tin nhắn dự định của bạn.

   

3. Nhấp vào Gửi .
4. Lưu ý rằng các thành viên trong nhóm cũng có thể xem cuộc trò chuyện này trên kênh của nhóm.

Lợi ích của việc sử dụng Wiki trong nhóm của bạn

Bây giờ bạn đã biết tất cả về Wiki và cách vận hành chúng, có lẽ bạn đang tìm kiếm những cách mới để tích hợp chúng vào nhóm của mình. Dưới đây là một số ý tưởng về nơi sử dụng Wiki.

Nội quy làm việc

Mọi tổ chức đều dựa vào các quy tắc để hoạt động trơn tru. Trân cũng không ngoại lệ. Bạn có thể sử dụng Wiki để ghi lại và chia sẻ các quy tắc của công ty với toàn bộ nhóm của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc với một nhóm từ xa, bạn có thể muốn tạo một trang Wiki để hướng dẫn họ về những gì bạn mong đợi từ họ.

Tài nguyên

Nếu bạn đấu tranh với cách lý tưởng để cấp thông tin đăng nhập nhóm cho các thành viên mà không có nguy cơ bị truy cập trái phép, bạn nên cân nhắc đăng chúng lên Wiki. Bằng cách này, bạn có thể chỉ cho phép truy cập giới hạn vào những người cần tài nguyên mà vẫn duy trì tính bảo mật của họ. Các thành viên trong nhóm cũng có thể chia sẻ các liên kết có liên quan sẽ giúp họ trong nhiệm vụ của mình.

Hướng dẫn và Hướng dẫn Cách thực hiện

Các trang Wiki là nơi hoàn hảo để phác thảo các hướng dẫn mà bạn có thể muốn truyền đạt cho toàn bộ nhóm. Những hướng dẫn này có thể bao gồm hướng dẫn dự án hoặc hệ thống phân cấp nơi làm việc. Tất cả điều này sẽ có ích khi bạn giao dịch với nhân viên mới. Nó cũng rất tốt cho các hướng dẫn chi tiết và các bước mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể cần tham khảo theo thời gian.

Câu hỏi thường gặp

Nhóm của bạn có phần Câu hỏi thường gặp không? Nếu không, bạn cần tạo một tài khoản bằng Microsoft Teams. Bạn có thể sử dụng Wiki với Câu hỏi thường gặp của mình để phác thảo tất cả các câu hỏi có thể nảy sinh trong nhóm, như những quy trình mà nhóm cần thực hiện và khi nào. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho nhóm của bạn.

Chia sẻ ghi chú về một dự án

Bạn có một dự án cần thực hiện theo từng giai đoạn không? Sau đó, bạn cần một sổ ghi chép ảo chứa tất cả các chi tiết của từng bước của dự án và có thể truy cập được cho tất cả các thành viên trong nhóm ở mỗi giai đoạn của dự án.

Các trang Wiki cho phép nhóm của bạn làm điều đó. Sử dụng các trang Wiki, các thành viên trong nhóm có thể nêu chi tiết tất cả thông tin liên quan đến giai đoạn dự án của họ để nhóm tiếp theo tham khảo. Điều này cho phép chuyển giao liền mạch và tăng năng suất.

Liên quan: Các ứng dụng năng suất tốt nhất cho Microsoft Teams

Cải thiện năng suất của bạn ngay hôm nay

Một trong những cách tốt nhất để tăng năng suất trong nhóm của bạn là khuyến khích sử dụng Wiki. Với Wiki, các chuyên gia trong nhóm có thể chia sẻ kiến ​​thức và tạo một kho lưu trữ để từ đó các thành viên mới trong nhóm có thể rút ra các hướng dẫn và bí quyết kỹ thuật.

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đào tạo không cần thiết và lặp đi lặp lại mỗi khi một thành viên mới trong nhóm lên tàu.