Báo cáo chung trong Asana là gì? Tại sao bạn nên sử dụng nó?

Trong lực lượng lao động ngày nay, các dịch giả tự do và các chuyên gia cần tập trung nhiều hơn vào các dự án. Nếu bạn quá bận rộn với công việc quản trị như tạo bản trình bày trạng thái dự án cho nhóm khách hàng, bạn có thể mất khách hàng tiềm năng. Hơn nữa, cũng đúng khi thuê một nhà phân tích dữ liệu sẽ không mang lại nhiều lợi nhuận cho các cá nhân hoặc người làm nghề tự do.

Công cụ báo cáo mới của Asana cho phép người dùng thuộc bất kỳ ngành nghề nào trở thành nhà phân tích dữ liệu của riêng họ.

Báo cáo chung là gì?

Asana đã giới thiệu một công cụ Báo cáo chung nâng cao nhưng dễ dàng trong phần mềm quản lý dự án của họ , cả ứng dụng đám mây và máy tính để bàn. Tính năng này có sẵn từ ngày 01 tháng 6 năm 2021, cho người đăng ký gói trả phí của Asana.

Tính năng báo cáo mới này của Asana chuyển đổi dữ liệu thô của dự án thành các biểu đồ và đồ thị đồ họa mà mọi người có thể theo dõi. Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn sẽ không phải xem đi xem lại các bảng tính, email, cuộc trò chuyện nhóm, cuộc trò chuyện 1-1 hoặc bản ghi cuộc họp video dài dòng đó.

Tính năng báo cáo cho phép bạn:

1. Sắp xếp các mục tiêu minh bạch cho các thành viên trong nhóm của bạn hoặc các cộng tác viên tự do.
2. Xử lý hiệu quả bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào về việc ưu tiên công việc của khách hàng.
3. Xem trạng thái năng suất hoàn chỉnh của các nhóm của bạn mà không công cụ nào khác có thể cung cấp chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Công cụ Báo cáo Chung của Asana đảm bảo rằng mọi cá nhân trong nhóm, bất kể cấp độ của họ, đều có thể chuẩn bị một bản trình bày trực quan về các chỉ số hiệu suất của họ. Công cụ này không yêu cầu bất kỳ đào tạo chuyên ngành nào. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng tạo bảng điều khiển năng suất của riêng họ bằng cách làm theo giao diện tương tác của Asana.

Các tính năng của nó là gì?

Asana Universal Reporting đi kèm với một loạt các tính năng như tổng quan về trang tổng quan, biểu đồ, chia sẻ trang tổng quan, tùy chỉnh, v.v. Sau đây là những tính năng quan trọng nhất sẽ giúp cuộc sống quản lý dự án của bạn đơn giản hơn bao giờ hết:

1. Biểu đồ và các biến thể của chúng

Công cụ báo cáo cung cấp ba loại biểu đồ, đó là biểu đồ cột, hình bánh rán và hình kẹo mút. Ngoài ra còn có loại biểu đồ thứ tư, chỉ hiển thị tổng số nhiệm vụ, tài nguyên, vật phẩm, v.v.

Sau khi tạo trang tổng quan trong phần Báo cáo Asana , bạn có thể thêm biểu đồ. Khi nhấp vào Thêm biểu đồ , bạn sẽ thấy 10 loại mẫu biểu đồ được tách biệt trong bốn phần. Các loại biểu đồ sau là những loại phổ biến nhất trong báo cáo Asana:

• Nhiệm vụ theo trường tùy chỉnh
• Biểu đồ chưa hoàn chỉnh theo dự án
• Nhiệm vụ tháng này theo dự án
• Nhiệm vụ quá hạn theo dự án

2. Trang tổng quan báo cáo

Bạn có thể truy cập nó bằng cách nhấp vào Báo cáo trên thanh điều hướng bên trái. Trung tâm trang tổng quan này cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm trang tổng quan mới hoặc trực quan hóa những trang đã có sẵn. Nếu ai đó trong nhóm của bạn chia sẻ bất kỳ trang tổng quan nào với bạn, những trang tổng quan đó cũng sẽ hiển thị ở đây.

Nó cho phép bạn thêm bất kỳ trang tổng quan nào vào menu của mục yêu thích, đổi tên hoặc xóa chúng.

3. Tổ chức và chia sẻ trang tổng quan

Trang tổng quan báo cáo dự án của bạn có thể chứa nhiều bánh rán, kẹo mút và biểu đồ cột. Tuy nhiên, khi bạn đang xuất dữ liệu hoặc trình bày dữ liệu đó cho bất kỳ khách hàng tự do nào, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể sắp xếp chúng.

Báo cáo Asana cho phép bạn tự do sắp xếp các biểu đồ của mình khi bạn thấy phù hợp thông qua các hành động kéo và thả. Bạn có thể xem thêm dữ liệu cơ bản bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu trong biểu đồ.

Bạn có thể chia sẻ trang tổng quan báo cáo với các cộng tác viên dự án bên ngoài và bên trong. Các báo cáo được chia sẻ ở chế độ chỉ đọc. Người được mời chỉ có thể xem dữ liệu cơ bản mà họ có quyền truy cập. Tuy nhiên, tất cả những người được mời đều có thể xem đồ họa biểu đồ tổng thể.

4. Tùy chỉnh biểu đồ của bạn

Công cụ báo cáo Asana cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh biểu đồ. Bạn có thể chọn loại biểu đồ và màu sắc của biểu đồ sau khi chọn dự án cho báo cáo của mình. Bạn có thể sửa đổi thêm dữ liệu trục X và trục Y của biểu đồ.

Hơn nữa, bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc khác nhau cho các biểu đồ của mình, chẳng hạn như:

• Trạng thái hoàn thành nhiệm vụ
• Chủ dự án
• Người được chuyển nhượng
• Nhiệm vụ phụ
• Loại công việc
• Trạng thái nhiệm vụ
• Ngày

Lợi ích của nó là gì?

Ưu điểm quan trọng nhất của công cụ này là nó giải phóng bạn khỏi việc phụ thuộc vào phần mềm phân tích dữ liệu của bên thứ ba. Bây giờ, bạn có thể xem những gì đang diễn ra trong nhóm từ ứng dụng quản lý dự án tất cả trong một Asana. Sau đây là một số lợi ích đáng chú ý mà bạn sẽ được hưởng khi bắt đầu sử dụng Báo cáo chung:

1. Công cụ tự động cho dữ liệu thời gian thực

Công cụ báo cáo tự động làm tròn dữ liệu khác nhau từ các dự án Asana. Nó đảm bảo nhóm hoặc bảng điều khiển dự án của bạn luôn được cập nhật mà không cần bất kỳ thao tác sao chép thủ công nào.

Bạn có thể chuẩn bị bao nhiêu bảng điều khiển tùy thích để tách biệt nhiều nhóm, dự án hoặc thậm chí các thành viên riêng lẻ. Bạn cũng có thể tạo một trang tổng quan kết hợp để trực quan hóa hiệu suất tổng thể trong hợp đồng biểu diễn của mình.

Liên quan: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu sử dụng Asana để theo dõi bất kỳ dự án nào

Các bảng điều khiển tùy chỉnh này cho phép bạn thu thập tất cả các loại dữ liệu từ bảng dự án Asana. Một biểu đồ hoặc trang tổng quan điển hình có thể bao gồm dữ liệu về ngân sách, khối lượng công việc, thời gian, việc tuân thủ thời hạn, nhiệm vụ, hiệu suất của thành viên trong nhóm, v.v.

2. Tìm và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng

Bạn cần có cái nhìn tổng thể về các nguồn lực trong nhóm của mình nếu bạn muốn quản lý các dự án lớn và phức tạp một cách hiệu quả. Bạn cần phải xác định chính xác các vấn đề với các dự án và tài nguyên mà không cần thông qua nhiều kênh.

Báo cáo chung cho phép bạn theo dõi các vấn đề một cách chủ động mà không cần đợi một thành viên trong nhóm đưa ra. Bạn thực sự có thể quản lý vi mô từng dự án từ một bảng điều khiển, để chuyển hướng tài nguyên đến các dự án đang chạy chậm tiến độ.

3. Phân bổ công bằng khối lượng công việc

Bạn có thể đạt được năng suất tối ưu trong nhóm của mình nếu bạn phân phối khối lượng công việc giữa các nguồn lực. Hơn nữa, giao nhiệm vụ cho người khác sẽ giúp bạn có thời gian để mở rộng danh sách khách hàng của mình.

Công cụ báo cáo của Asana hiển thị khối lượng công việc khôn ngoan về tài nguyên với độ chính xác cao. Bạn có thể dễ dàng phát hiện các tài nguyên chưa được sử dụng và đã cạn kiệt để cân bằng khối lượng công việc. Hơn nữa, bảng điều khiển công việc hàng ngày của bạn có thể giúp bạn ủy quyền một việc quan trọng cho một thành viên khác trong nhóm nếu bạn cần tham gia một cuộc họp khách hàng khẩn cấp.

Liên quan: Phím tắt Asana để quản lý tác vụ hiệu quả

4. Quản lý tài nguyên tốt hơn

Cho đến nay, bạn đã hy vọng những điều tốt nhất và cầu nguyện rằng chi phí có thể kiểm soát được trước khi mở hóa đơn. Tuy nhiên, các công cụ báo cáo của Asana giờ đây cho phép bạn theo dõi cụ thể từng chi phí của các dự án mà bạn chịu trách nhiệm.

Bạn có thể thảo luận với khách hàng của mình để giảm thiểu phạm vi hoặc tăng ngân sách khi bạn có cái nhìn tốt hơn về chi phí tiền mặt hoặc việc sử dụng tài nguyên. Các biểu đồ và mẫu bảng điều khiển sẵn sàng sử dụng cho Báo cáo chung giúp cho việc quản lý tài nguyên trở nên dễ dàng.

Nhóm của bạn đang làm việc tốt như thế nào để đạt được mục tiêu?

Năng suất tổng thể của các dự án của bạn và toàn bộ doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ phù hợp của các mục tiêu với các mục tiêu nghề nghiệp của các thành viên trong nhóm của bạn.

Công cụ Báo cáo chung là một tính năng mạnh mẽ của Asana giúp bạn xem liệu các nhóm và dự án có phù hợp hay không. Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của công cụ báo cáo, bạn có thể sử dụng nó theo cách tốt nhất có thể để quản lý các nhóm dự án của mình.