Cách thực hiện hàm VLOOKUP trong bảng tính Excel

Bạn có muốn kiểm tra một giá trị cụ thể trong bảng tính Excel của mình và xem qua thông tin cụ thể về nó cùng một lúc không? Trong trường hợp đó, chạy một hàm VLOOKUP sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức. Đó là một trong những cách tốt nhất để chạy truy vấn dọc trong Microsoft Excel.

Hãy cùng xem cách sử dụng hàm VLOOKUP trong bảng tính Excel.

VLOOKUP là gì và nó hoạt động như thế nào?

Sử dụng hàm VLOOKUP để kiểm tra bảng tính của bạn cũng giống như tìm kiếm một mục trên Google hoặc thực hiện truy vấn cơ sở dữ liệu để trả về các mục cụ thể nếu chúng ở đó.

Về bản chất, hàm VLOOKUP hoạt động bằng cách xem qua một tập hợp các mục trong một cột và cho bạn kết quả dựa trên thông tin bạn chọn để xem về cột đó. Ví dụ: bạn có thể quyết định tìm kiếm giá của một mặt hàng bằng cách tìm kiếm tên kiểu của nó.

Mặc dù hàm VLOOKUP bị giới hạn ở hướng dọc, nhưng đây là một công cụ thiết yếu giúp các tác vụ Excel khác dễ dàng hơn. Những công việc này có thể bao gồm tính toán độ lệch chuẩn trong Excel hoặc thậm chí tính ra giá trị trung bình có trọng số trong Excel .

VLOOKUP hỗ trợ tìm kiếm đối sánh gần đúng linh hoạt hoặc tính năng truy vấn đối sánh chính xác nghiêm ngặt hơn. Về bản chất, kết hợp chính xác tìm kiếm giá trị chính xác của dữ liệu trong một cột Excel. Nhưng tính năng đối sánh gần đúng cung cấp cho bạn kết quả chỉ dựa trên một số từ hoặc ký tự phù hợp trong cụm từ tìm kiếm của bạn.

Cách viết công thức VLOOKUP

Công thức VLOOKUP thường yêu cầu bốn đối số và trông giống như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, column_index_number, range_lookup)

Giá trị tra cứu là mục đích bạn muốn kiểm tra và giá trị này phải nằm trên cột đầu tiên trong bảng tính của bạn. Mảng bảng là dữ liệu mẹ bạn muốn tìm kiếm.

Khi thực hiện hàm VLOOKUP, bạn cũng muốn trả về kết quả của mình dựa trên một giá trị cụ thể. Vị trí của cột chứa giá trị đó là số chỉ mục của cột. Tuy nhiên, tra cứu phạm vi tính bằng TRUE cho kết quả gần đúng hoặc FALSE cho một kết hợp chính xác.

Liên quan: Tìm kiếm bảng tính Excel nhanh hơn: Thay thế hàm VLOOKUP bằng INDEX và MATCH

Cách sử dụng hàm VLOOKUP

Bây giờ bạn đã biết kiến ​​trúc của công thức VLOOKUP. Hãy xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế với các ví dụ và bước sau trong Excel VLOOKUP.

Giả sử bạn có một bảng tính chứa các cột sau: Tên sản phẩm, bài đánh giá và giá. Sau đó, bạn muốn Excel trả về số lượng đánh giá cho một sản phẩm cụ thể.

Sử dụng ví dụ VLOOKUP này, hãy xem cách thực hiện điều đó với các bước sau.

1. Nhập tên của sản phẩm bạn muốn tra cứu vào bất kỳ ô nào bên dưới hoặc bên cạnh dữ liệu gốc của bạn (đảm bảo rằng bạn tránh lỗi chính tả).
2. Tiếp theo, chọn một ô trống bên cạnh ô mới bạn vừa tạo hiện chứa sản phẩm bạn muốn tra cứu.
3. Trong ô mới đó, nhập = VLOOKUP . Excel thường khuyến nghị hoàn thành. Khi bạn thấy điều đó, hãy nhấn Tab trên bàn phím của bạn để tiếp tục với công thức VLOOKUP.
4. Sau đó, đánh dấu ô bạn vừa tạo có chứa tên sản phẩm mục tiêu. Việc làm này sẽ gắn vị trí ô của nó vào công thức VLOOKUP. Nhập dấu phẩy sau ô được đánh dấu trong công thức VLOOKUP. Ví dụ: nếu mục hoặc sản phẩm mục tiêu của bạn nằm trên ô E6 , công thức sẽ trở thành = VLOOKUP (E6, bây giờ.

   

5. Tiếp theo, đánh dấu toàn bộ dữ liệu mẹ (mảng bảng) để thả nó vào công thức của bạn. Nếu mảng bảng của bạn nằm giữa A2 và C9, công thức của bạn sẽ trở thành = VLOOKUP (E6, A2: C9, với dấu phẩy ở cuối.
6. Nhập số cột của giá trị bạn muốn xem mục đích. Các cột thường được liên kết với các chữ cái trong Excel, nhưng trong trường hợp này, bạn cần đếm số của nó (A là 1, B là 2, v.v.). Nhập dấu phẩy sau nó.
7. Gõ FALSE nếu bạn muốn một kết hợp chính xác của nội dung bạn nhập vào. Nếu không, hãy nhập TRUE để xem nó theo kết quả phù hợp gần đúng nhất có sẵn cho nó.
8. Công thức cuối cùng của bạn sẽ giống như sau: = VLOOKUP (E6, A2: C9,2, FALSE) , tùy thuộc vào các tham số bạn đã nhập.
9. Sau đó nhấn Enter để nhận kết quả của bạn.

   

Lưu ý : Nếu bạn phải gán tên cột cho các ô mang kết quả, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng các từ được diễn giải khác với các từ trong bảng mẹ.

Cách thực hiện một hàm VLOOKUP cho nhiều mục

Bạn cũng có thể tra cứu nhiều giá trị trong một cột bằng hàm VLOOKUP. Điều này có thể hữu ích khi bạn cần thực hiện các thao tác như vẽ đồ thị hoặc biểu đồ Excel trên dữ liệu kết quả. Hãy xem làm thế nào để làm điều này với các bước sau:

1. Nhập tất cả các mục bạn muốn tra cứu vào các ô riêng biệt (tên sản phẩm đã chọn trong trường hợp này).
2. Chọn ô bên cạnh sản phẩm đầu tiên và nhập = VLOOKUP ( .
3. Tiếp theo, đánh dấu mục đầu tiên (giá trị tra cứu) từ những mục bạn vừa nhập để thêm nó vào công thức VLOOKUP. Nhập dấu phẩy sau đó.

   

4. Đánh dấu toàn bộ dữ liệu mẹ (mảng bảng) để thêm cả phạm vi của nó vào công thức. Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn nhấn phím F4 trên bàn phím để tạo ra kết quả tuyệt đối, vì vậy nó không thay đổi khi bạn sao chép công thức. Phân tách đối số này khỏi đối số tiếp theo bằng dấu phẩy. Công thức của bạn sẽ thay đổi thành một cái gì đó như sau: = VLOOKUP (E6, $ A $ 2: $ C $ 13) .
5. Nhập số thứ tự của cột mà bạn muốn tra cứu dữ liệu. Ví dụ: nếu số đánh giá ở cột thứ hai, hãy nhập 2. Sau đó đặt dấu phẩy sau đó.
6. Sau đó gõ FALSE để nhận được các kết quả phù hợp chính xác.

   

7. Công thức cuối cùng của bạn sẽ giống như sau: = VLOOKUP (E6, $ A $ 2: $ C $ 13,2, FALSE) , tùy thuộc vào các tham số bạn đã chọn.
8. Đóng dấu ngoặc và nhấn Enter .
9. Khi kết quả xuất hiện so với giá trị tra cứu đầu tiên, hãy kéo ô kết quả xuống để điền công thức cho tất cả các sản phẩm khác.

   

Cách tạo mối quan hệ giữa các trang tính Excel với hàm VLOOKUP

Bạn cũng có thể liên hệ các bảng trong các trang tính khác nhau bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP. Điều này rất hữu ích khi bạn có một trang tính mẹ (hay còn gọi là bảng tra cứu Excel) và tập hợp con của nó trên một trang tính khác và bạn muốn rút thông tin từ bảng tính mẹ vào trang tính con.

Tuy nhiên, đối với ví dụ VLOOKUP này, giả sử rằng một tập hợp con của dữ liệu mẫu mà chúng ta đã sử dụng trước đó nằm trên một trang tính Excel khác. Tập hợp con đó sau đó chỉ có một số sản phẩm được chọn và giá của chúng, nhưng không có số lượng đánh giá.

Mục đích là lấy các bài đánh giá cho các sản phẩm đã chọn này từ bảng tính chính và dán chúng vào từng sản phẩm trong trang tính con. Hãy xem làm thế nào bạn có thể đạt được điều này với các bước sau:

1. Tạo một cột Excel mới trong bảng tính tập hợp con, đảm bảo rằng bạn sử dụng tên cột được diễn giải. Ví dụ: bạn có thể đặt tên là "Số lượt đánh giá" thay vì "Bài đánh giá".
2. Tiếp theo, đặt con trỏ vào ô đầu tiên (đối với sản phẩm đầu tiên) bên dưới cột mới và nhập = VLOOKUP ( .
3. Chọn sản phẩm đầu tiên từ dữ liệu tập hợp con để thêm nó vào công thức VLOOKUP và đặt dấu phẩy sau nó.

   

4. Quay lại bảng tính chính và đánh dấu toàn bộ bảng dữ liệu. Sau đó, đảm bảo rằng bạn nhấn phím F4 để làm cho kết quả có thể áp dụng cho các sản phẩm đã chọn khác. Bây giờ bạn sẽ thấy công thức tra cứu trong thanh công thức. Nhập dấu phẩy sau khi nhấn F4 .
5. Khi vẫn ở trong trang tính chính, hãy nhìn vào thanh công thức và nhập số cột cho cột đánh giá. Sau đó, tách nó khỏi đối số tiếp theo bằng dấu phẩy.
6. Trong cùng một trang tính chính, hãy nhập FALSE vì bạn muốn đối sánh chính xác của từng sản phẩm trong trường hợp này.

   

7. Đóng dấu ngoặc và nhấn Enter . Sau đó, Excel sẽ đưa bạn trở lại dữ liệu tập hợp con và hiển thị kết quả đánh giá cho sản phẩm đầu tiên.
8. Tiếp theo, kéo kết quả cho sản phẩm đầu tiên xuống để xem kết quả cho các sản phẩm khác trong trang tập hợp con.

   

Kiểm soát truy vấn của bạn với tra cứu Excel

VLOOKUP là một cách tuyệt vời để truy vấn dữ liệu nhanh hơn trong Microsoft Excel. Mặc dù hàm VLOOKUP truy vấn theo chiều dọc của cột và có một vài hạn chế khác, Microsoft vẫn cập nhật các tính năng tra cứu Excel của mình để mở rộng các chức năng tra cứu.

Ví dụ, HLOOKUP có hướng nằm ngang. Nhưng XLOOKUP là một tính năng mới có thể xem theo cả chiều dọc và chiều ngang trong bảng tính. Hầu hết các tính năng tra cứu này đều tuân theo cùng một quy trình, chỉ có một số điểm khác biệt. Sử dụng bất kỳ tệp nào trong số chúng cho bất kỳ mục đích tra cứu cụ thể nào là một cách thông minh để nắm giữ các truy vấn Excel của bạn.