วิธีสร้างกล่องจดหมาย Catch-All ใน Office 365

ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับคำว่าcatch-all mailbox แสดงว่าเป็นที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถรับอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องซึ่งมีชื่อโดเมนของคุณ

เพื่อให้การปฏิบัติมากขึ้นถือว่าอยู่อีเมลของคุณ[email protected]และด้วยเหตุผลบางอย่างลูกค้าของคุณส่งอีเมลไปที่[email protected] ข้อผิดพลาดดังกล่าวจะทำให้อีเมลตีกลับไปยังผู้ส่ง แต่การมีกล่องจดหมายรับทั้งหมดที่กำหนดค่าไว้จะทำให้ข้อความดังกล่าวถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเฉพาะที่คุณสามารถเข้าถึงได้

มาดูกันว่าคุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดใน Office 365 ได้อย่างไร

Office 365 และตัวเลือก "Catch-All Mailbox"

ในบรรดาลูกค้า Office 365 หลายๆ ราย กล่องจดหมาย Catch-All เป็นฟีเจอร์แบบไวรัล โดยหลักแล้วเนื่องจากจะป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเมื่อมีการพิมพ์ผิดในที่อยู่อีเมล น่าเศร้าที่ Microsoft ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยตรง อาจเป็นเพราะอาจทำให้เกิดช่องโหว่สำหรับอีเมลขยะที่ทำให้ระบบอีเมล Office 365 ทำงานหนักเกินไป

แต่มีข้อแม้นี้อยู่ และเราตั้งใจจะแจ้งให้คุณทราบ อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดนั้นใช้ได้กับอีเมลที่ส่งจากโดเมนภายนอกเท่านั้น ที่กล่าวว่านี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมด

การกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมด

ในการใช้การกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดในสภาพแวดล้อม Exchange Online เราขอเสนอคุณลักษณะง่ายๆ สามประการ:

• กลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก
• กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
• กฎการแลกเปลี่ยนออนไลน์ของการขนส่ง

สุดท้าย คุณจะต้องมีกฎการขนส่งใหม่สำหรับ Exchange Online กฎนี้จะรับผิดชอบในการใช้เงื่อนไขที่กล่องจดหมายรับทั้งหมดทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: การสร้าง Dynamic Distribution Group

ขั้นตอนแรกเกี่ยวข้องกับการสร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก กลุ่มการแจกจ่ายนี้แสดงรายการที่อยู่อีเมล Office 365 ทั้งหมดขององค์กรของคุณเพื่อรับอีเมลจากโดเมนภายนอก ในการสร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก มีขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม

1. ไปที่Office 365 พอร์ทัล > แสดงทั้งหมด > แลกเปลี่ยน การคลิกที่ Exchange จะนำคุณไปที่แผงการดูแลการแลกเปลี่ยน

   

2. บนแผงแลกเปลี่ยนเลือกผู้รับ> กลุ่ม
3. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้ค้นหาเครื่องหมาย+บนเมนูดรอปดาวน์กลุ่ม Office 365 ใหม่แล้วเลือกกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก

   

4. จากนั้นไปที่ผู้รับ > กลุ่ม> กลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก การทำเช่นนี้ควรเปิดฟิลด์ใหม่ที่คุณต้องป้อนรายละเอียดบางอย่าง ข้อมูลที่ได้รับคำสั่งเป็นชื่อที่แสดงและAliasและสมาชิก คุณสามารถใช้ชื่อเดียวกันสำหรับสองคนแรก
5. ต้องการเพิ่มสมาชิกเลือกประเภทผู้รับทั้งหมดและคลิกบันทึก

ตอนนี้ คุณได้สร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิกอย่างเป็นทางการแล้ว ตอนนี้ คุณต้องตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ขั้นตอนที่สองในการตั้งค่าคือกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เนื่องจากองค์กรมีผู้รับจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่อดูอีเมลที่เข้ามาทางกล่องจดหมายที่รับทั้งหมด พื้นที่นี้เรียกว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน วิธีตั้งค่ามีดังนี้

1. ไปที่พอร์ทัล Office 365 > กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ > +เพื่อสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใหม่

   

2. จากนั้นไปที่พอร์ทัล Office 365 > กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์และเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ ที่นี่เพิ่มของคุณชื่อโดเมนและที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบและคลิกAdd
3. ในแท็บที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกขั้นตอนถัดไปและเลือกเพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้ คลิกและเพิ่มผู้ใช้ที่จะอยู่ในกล่องจดหมายที่แชร์ ใช้กลุ่มไดนามิกของคุณที่นี่

   

4. หลังจากเพิ่มสมาชิกทั้งหมดแล้ว ให้คลิกบันทึก จากนั้นคุณก็จะได้ กล่องจดหมายของคุณได้รับการตั้งค่าทั้งหมดแล้ว ตอนนี้สิ่งที่เหลือระหว่างคุณและคนที่คุณจับทุกกล่องจดหมายเป็นExchange Online ขนส่งกฎ

ขั้นตอนที่ 3: การสร้างกฎการขนส่งของ Exchange Online

ตอนนี้คุณมีกล่องจดหมายที่แชร์พร้อมรายชื่อบุคคลที่คุณต้องการในแบบไดนามิก ได้เวลาสร้างกฎสำหรับการรับทั้งหมดโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. ไปที่เมนูนำทางและเลือกแสดงทั้งหมด > แลกเปลี่ยน > ไหลจดหมาย > โดเมนที่ยอมรับ
2. เธอเลือกพอร์ทัล Office 365 > แสดงทั้งหมด > แลกเปลี่ยน > โฟลว์จดหมาย > โดเมนที่ยอมรับ > รีเลย์ภายใน
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกInternal Relaysภายใต้โดเมนของคุณ นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะเป็นสิ่งที่ทำให้กฎการขนส่งของคุณทำงาน ดังนั้นจงกระตือรือร้นที่จะไม่ข้ามขั้นตอนนี้

   

4. จากนั้นกลับไปที่แผงนำทางและคลิกที่จดหมายไหล > กฎ > + > สร้างกฎใหม่และตั้งชื่อกฎใหม่ของคุณจับทั้งหมด ตอนนี้ คุณต้องสร้างเกณฑ์การสมัคร
5. ไปที่ถ้าผู้ส่งอยู่และเลือกภายนอกองค์กร

   

6. จากนั้นเลือกทำสิ่งต่อไปนี้ > เปลี่ยนเส้นทางข้อความไปที่และเลือกCatchAll ด้วยสิ่งนี้ คุณจะสามารถสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดได้อย่างเป็นทางการ

   

วิธีการทำงานของ Exchange Online Environment (Authoritative vs. Internal Relay)

เมื่อใดก็ตามที่ชื่อโดเมนสาธารณะมีการลงทะเบียนใน Office 365 โดเมนถือว่าเป็นโดเมนที่ยอมรับ เซิร์ฟเวอร์ Exchange Online มองว่าตนเองเป็นผู้มีอำนาจเพียงคนเดียวในชื่อโดเมนสาธารณะที่ลงทะเบียน

ดังนั้น หากคุณพยายามส่งอีเมลจากโดเมนสาธารณะที่ลงทะเบียน Exchange Online Server จะผ่าน Global Address List (GAL) เพื่อค้นหาที่อยู่ของผู้รับ หากมีที่อยู่ ข้อความจะถูกส่งไปยังปลายทาง อย่างไรก็ตาม หากตรวจพบว่าไม่มีที่อยู่ใน GAL ผู้ส่งจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่มีผู้รับ

ในการแก้ปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนชื่อโดเมนที่จดทะเบียนจาก Authoritative เป็น Internal Relay เริ่มต้น ในกรณีนี้ หากผู้ส่งของคุณส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่มีอยู่ Exchange Online รู้ว่าต้องส่งต่อข้อความไปยัง 'โครงสร้างพื้นฐานของอีเมลอื่น' แทนที่จะส่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดไปยังผู้ส่ง หากคุณจดทะเบียนชื่อโดเมนสาธารณะมากกว่าหนึ่งชื่อสำหรับองค์กรของคุณ คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าโดเมนแต่ละรายการจาก Authoritative เป็นการส่งต่อภายในแยกต่างหาก

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Exchange Online ไม่สนับสนุนคุณลักษณะกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้วิธีการที่เราได้อธิบายไว้สำหรับคุณ นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่นๆ เช่น รหัส แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ภาษาการเขียนโปรแกรมของพวกเขา ดังนั้นเราจึงคิดว่ามันง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะยึดติดกับสิ่งที่ตรงไปตรงมามากขึ้น

มีข้อเสียในการใช้กล่องจดหมาย Catch-All หรือไม่?

อาจมีความเสี่ยงหรือสองอย่างในการใช้กล่องจดหมายที่รับทั้งหมดบน Office 365 ความเสี่ยงที่ชัดเจนที่สุดคือกล่องจดหมายนี้สามารถเปิดโอกาสให้มีการโจมตีแบบฟิชชิ่งบนระบบอีเมลและบัญชีที่แนบมา

ตัวอย่างเช่น แหล่งที่มาภายนอกสามารถกำหนดเป้าหมายชื่อบัญชีที่รู้จักภายในองค์กร และส่งอีเมลที่มีเจตนาร้ายไปยังกล่องจดหมายเหล่านั้น เนื่องจากอีเมลจะถูกส่งไปยังบัญชีเหล่านั้นโดยอัตโนมัติแทนที่จะทิ้ง การดำเนินการนี้จึงมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมาก ส่งผลให้มีการส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกไปนอกองค์กรโดยที่เจ้าของบัญชีไม่ทราบ

อย่าพลาดอีเมลของคุณอีกต่อไป

เราไม่สามารถเน้นเพียงพอถึงความสำคัญของการกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดสำหรับองค์กรของคุณ กล่องจดหมายเหล่านี้เป็นเรือชูชีพของที่อยู่อีเมลที่สะกดผิดหรือพิมพ์ผิด ด้วยความสุภาพ คุณสามารถบอกลาการพลาดอีเมลสำคัญๆ ได้ เนื่องจากเกิดข้อผิดพลาดเล็กน้อยในที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนกับโดเมนของคุณ

เช่นเดียวกับเรือชูชีพทุกลำที่สามารถพลิกคว่ำจากรูที่ปล่อยน้ำมากเกินไป กล่องจดหมายที่รับได้ทั้งหมดสามารถไปทางใต้จากข้อความสแปมจำนวนมากที่พวกเขาปล่อยให้เข้ามา ดังนั้น พิจารณาตัวเลือกของคุณและเตรียมตัวให้พร้อมก่อนที่คุณจะตัดสินใจตั้งค่าการดักจับ กล่องจดหมายทั้งหมดสำหรับองค์กรของคุณ