วิธีทำ VLOOKUP ในสเปรดชีต Excel

คุณต้องการตรวจสอบค่าใดค่าหนึ่งในสเปรดชีต Excel ของคุณและดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับค่านั้นไปพร้อม ๆ กันหรือไม่? การเรียกใช้ VLOOKUP ช่วยประหยัดความพยายามได้มากในกรณีนั้น เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเรียกใช้คิวรีแนวตั้งใน Microsoft Excel

มาดูวิธีใช้ VLOOKUP ในสเปรดชีต Excel

VLOOKUP คืออะไรและทำงานอย่างไร?

การใช้ VLOOKUP เพื่อตรวจสอบสเปรดชีตของคุณนั้นเหมือนกับการค้นหารายการใน Google หรือการสืบค้นฐานข้อมูลเพื่อส่งคืนรายการใดรายการหนึ่งหากมี

โดยพื้นฐานแล้ว VLOOKUP ทำงานโดยดูผ่านชุดของไอเท็มในคอลัมน์และให้ผลลัพธ์ตามข้อมูลที่คุณเลือกที่จะดูเกี่ยวกับคอลัมน์นั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตัดสินใจค้นหาราคาของสินค้าโดยการค้นหาชื่อรุ่นของสินค้า

แม้ว่า VLOOKUP จะถูกจำกัดให้อยู่ในแนวตั้ง แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้งาน Excel อื่นๆ ง่ายขึ้น งานเหล่านี้อาจรวมถึงการคำนวณค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานใน Excelหรือแม้กระทั่งการทำงานออกค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักใน Excel

VLOOKUP รองรับการค้นหาที่ตรงกันโดยประมาณที่ยืดหยุ่นหรือคุณสมบัติการสืบค้นที่ตรงกันทุกประการที่เข้มงวดยิ่งขึ้น โดยพื้นฐานแล้ว การจับคู่แบบตรงทั้งหมดจะค้นหาค่าที่แม่นยำของข้อมูลในคอลัมน์ Excel แต่คุณลักษณะการจับคู่โดยประมาณจะให้ผลลัพธ์โดยอิงจากคำหรืออักขระที่ตรงกันในข้อความค้นหาของคุณเท่านั้น

วิธีการเขียนสูตร VLOOKUP

สูตร VLOOKUP มักต้องการอาร์กิวเมนต์สี่ตัว และมีลักษณะดังนี้:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, column_index_number, range_lookup)

ค่าการค้นหาคือรายการเป้าหมายที่คุณต้องการชำระเงิน และค่านี้ต้องอยู่ในคอลัมน์แรกของสเปรดชีตของคุณ อาร์เรย์ของตารางคือข้อมูลหลักที่คุณต้องการค้นหา

เมื่อดำเนินการ VLOOKUP คุณต้องการส่งคืนผลลัพธ์ตามค่าใดค่าหนึ่ง ตำแหน่งของคอลัมน์ที่มีค่านั้นคือหมายเลขดัชนีของคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม การค้นหาช่วงใช้ TRUE สำหรับการจับคู่โดยประมาณหรือ FALSE สำหรับการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

ที่เกี่ยวข้อง: ค้นหา Excel Spreadsheets เร็วขึ้น: แทนที่ VLOOKUP ด้วย INDEX และ MATCH

วิธีใช้ VLOOKUP

ตอนนี้คุณรู้โครงสร้างของสูตร VLOOKUP แล้ว มาดูวิธีการทำงานจริงกับตัวอย่างและขั้นตอนของ Excel VLOOKUP ต่อไปนี้

สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้: ชื่อผลิตภัณฑ์ บทวิจารณ์ และราคา จากนั้นคุณต้องการให้ Excel ส่งคืนจำนวนบทวิจารณ์สำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ

เมื่อใช้ตัวอย่าง VLOOKUP นี้ มาดูวิธีการดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. พิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการค้นหาในเซลล์ใดๆ ด้านล่างหรือข้างข้อมูลหลักของคุณ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิด)
2. จากนั้นเลือกเซลล์ว่างถัดจากเซลล์ใหม่ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นซึ่งขณะนี้มีผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการค้นหา
3. ในการที่มือถือใหม่ชนิด= VLOOKUP โดยทั่วไป Excel จะแนะนำให้เสร็จสิ้น เมื่อคุณเห็นแล้ว ให้กดTabบนแป้นพิมพ์เพื่อดำเนินการตามสูตร VLOOKUP
4. จากนั้นไฮไลต์เซลล์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นซึ่งมีชื่อผลิตภัณฑ์เป้าหมาย การทำเช่นนี้จะเพิ่มตำแหน่งเซลล์ต่อท้ายสูตร VLOOKUP พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังเซลล์ที่ไฮไลต์ในสูตร VLOOKUP ตัวอย่างเช่น หากสินค้าเป้าหมายหรือผลิตภัณฑ์ของคุณอยู่ในเซลล์E6สูตรจะกลายเป็น=VLOOKUP(E6สำหรับตอนนี้)

   

5. ถัดไป เน้นข้อมูลหลักทั้งหมด (อาร์เรย์ตาราง) เพื่อวางลงในสูตรของคุณด้วย ถ้าอาร์เรย์ตารางของคุณอยู่ระหว่าง A2 และ C9 สูตรของคุณจะกลายเป็น=VLOOKUP(E6,A2:C9โดยมีเครื่องหมายจุลภาคต่อท้าย
6. พิมพ์หมายเลขคอลัมน์ของค่าที่คุณต้องการดูรายการเป้าหมาย โดยทั่วไป คอลัมน์จะเชื่อมโยงกับตัวอักษรใน Excel แต่ในกรณีนี้ คุณต้องนับตัวเลข (A คือ 1, B คือ 2 เป็นต้น) พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังจากนั้น
7. พิมพ์FALSEหากคุณต้องการให้รายการที่คุณป้อนตรงกันทุกประการ มิฉะนั้น ให้พิมพ์TRUEเพื่อดูโดยการจับคู่โดยประมาณที่มีให้มากที่สุด
8. สูตรสุดท้ายของคุณควรมีลักษณะดังนี้: =VLOOKUP(E6,A2:C9,2,FALSE)ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ที่คุณป้อน
9. จากนั้นกดEnterเพื่อรับผลลัพธ์ของคุณ

   

หมายเหตุ : หากคุณต้องกำหนดชื่อคอลัมน์ให้กับเซลล์ที่มีผลลัพธ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้คำที่ถอดความที่แตกต่างจากคำในตารางหลัก

วิธีทำ VLOOKUP สำหรับหลายรายการ

คุณยังสามารถค้นหาหลายค่าในคอลัมน์ด้วย VLOOKUP วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการดำเนินการต่างๆ เช่น การพล็อตกราฟ Excel หรือแผนภูมิบนข้อมูลผลลัพธ์ เรามาดูวิธีการทำสิ่งนี้โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. พิมพ์รายการทั้งหมดที่คุณต้องการค้นหาในเซลล์ที่แยกจากกัน (ชื่อผลิตภัณฑ์ที่เลือกในกรณีนี้)
2. เลือกเซลล์ที่อยู่ติดกับผลิตภัณฑ์แรกและพิมพ์= VLOOKUP (
3. ถัดไป ไฮไลต์รายการแรก (ค่าการค้นหา) จากรายการที่คุณเพิ่งพิมพ์เพื่อเพิ่มลงในสูตร VLOOKUP พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังจากนั้น

   

4. เน้นข้อมูลพาเรนต์ทั้งหมด (อาร์เรย์ตาราง) เพื่อเพิ่มช่วงลงในสูตรด้วย จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกดปุ่มF4บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ ดังนั้นจึงไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณคัดลอกสูตร แยกสิ่งนี้ออกจากอาร์กิวเมนต์ถัดไปด้วยเครื่องหมายจุลภาค สูตรของคุณควรเปลี่ยนอะไรเช่นนี้= VLOOKUP (E6, $ A $ 2: $ C $ 13)
5. พิมพ์หมายเลขคอลัมน์ของคอลัมน์ที่คุณต้องการค้นหาข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากจำนวนบทวิจารณ์อยู่ในคอลัมน์ที่สอง ให้พิมพ์ 2 แล้วใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังจากนั้น
6. จากนั้นพิมพ์FALSEเพื่อรับการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

   

7. สูตรสุดท้ายของคุณควรมีลักษณะดังนี้: =VLOOKUP(E6,$A$2:$C$13,2,FALSE)ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ที่คุณเลือก
8. ปิดวงเล็บและกดEnter
9. เมื่อผลลัพธ์ปรากฏเทียบกับค่าการค้นหาแรก ให้ลากเซลล์ผลลัพธ์ลงเพื่อเติมสูตรของผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดด้วย

   

วิธีสร้างความสัมพันธ์ระหว่างชีต Excel ด้วย VLOOKUP

คุณยังสามารถเชื่อมโยงตารางในชีตต่างๆ โดยใช้ VLOOKUP ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณมีแผ่นงานหลัก (หรือที่เรียกว่าตารางค้นหาของ Excel) และชุดย่อยของแผ่นงานบนแผ่นงานอื่น และคุณต้องการดึงข้อมูลจากสเปรดชีตหลักลงในแผ่นงานย่อย

อย่างไรก็ตาม สำหรับตัวอย่าง VLOOKUP นี้ สมมติว่าชุดย่อยของข้อมูลตัวอย่างที่เราใช้ก่อนหน้านี้อยู่ในแผ่นงาน Excel อื่น เซตย่อยนั้นจะมีเฉพาะผลิตภัณฑ์บางรายการและราคาเท่านั้น แต่ไม่มีจำนวนรีวิว

จุดมุ่งหมายคือการรับบทวิจารณ์สำหรับผลิตภัณฑ์ที่เลือกเหล่านี้จากสเปรดชีตหลัก และวางลงในแต่ละผลิตภัณฑ์ในชีตย่อย มาดูกันว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไรด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สร้างคอลัมน์ Excel ใหม่ในสเปรดชีตย่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อคอลัมน์ที่ถอดความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งชื่อว่า "จำนวนบทวิจารณ์" แทนที่จะเป็น "บทวิจารณ์"
2. ถัดไปวางเคอร์เซอร์ในเซลล์แรก (เทียบกับผลิตภัณฑ์แรก) ภายใต้คอลัมน์ใหม่และพิมพ์= VLOOKUP (
3. เลือกผลิตภัณฑ์แรกจากข้อมูลชุดย่อยเพื่อผนวกเข้ากับสูตร VLOOKUP และใส่เครื่องหมายจุลภาคต่อท้าย

   

4. กลับไปที่สเปรดชีตหลักและไฮไลต์ตารางข้อมูลทั้งหมด จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกดปุ่มF4เพื่อให้ผลลัพธ์ใช้ได้กับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ที่เลือก ตอนนี้คุณจะเห็นสูตรการค้นหาในแถบสูตร พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังจากกดF4
5. ขณะที่ยังอยู่ในแผ่นงานหลัก ให้ดูที่แถบสูตรแล้วพิมพ์หมายเลขคอลัมน์สำหรับคอลัมน์บทวิจารณ์ จากนั้นแยกอาร์กิวเมนต์ออกจากอาร์กิวเมนต์ถัดไปด้วยเครื่องหมายจุลภาค
6. ในแผ่นงานหลักเดียวกัน ให้พิมพ์FALSEเนื่องจากคุณต้องการให้แต่ละผลิตภัณฑ์ตรงกันทุกประการในกรณีนี้

   

7. ปิดวงเล็บและกดEnter จากนั้น Excel จะนำคุณกลับไปที่ข้อมูลชุดย่อยและแสดงผลการตรวจทานสำหรับผลิตภัณฑ์ชิ้นแรก
8. ถัดไป ลากผลลัพธ์สำหรับผลิตภัณฑ์แรกเพื่อดูผลลัพธ์สำหรับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ในชีตย่อย

   

ควบคุมการสืบค้นของคุณด้วยการค้นหาของ Excel

VLOOKUP เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสืบค้นข้อมูลได้เร็วขึ้นใน Microsoft Excel แม้ว่า VLOOKUP จะค้นหาในแนวตั้งทั่วทั้งคอลัมน์และมีข้อจำกัดอื่นๆ บางประการ Microsoft ยังคงอัปเดตคุณลักษณะการค้นหาของ Excel เพื่อขยายฟังก์ชันการค้นหา

ตัวอย่างเช่น HLOOKUP มีการวางแนวในแนวนอน แต่ XLOOKUP เป็นคุณลักษณะใหม่ที่สามารถดูได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอนในสเปรดชีต คุณลักษณะการค้นหาเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้กระบวนการเดียวกัน โดยมีข้อแตกต่างเพียงเล็กน้อย การใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อจุดประสงค์ในการค้นหาเฉพาะเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการรับคิวรี Excel ของคุณ