วิธีใช้เครื่องมือ Wiki ใน Microsoft Teams

จากเครื่องมือที่มีอยู่ทั้งหมดบน Microsoft Teams Wiki เป็นคุณลักษณะที่ไม่ค่อยได้ใช้งานมากที่สุด แม้จะเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่สะดวก แต่มีเพียงไม่กี่ทีมเท่านั้นที่ใช้เครื่องมือ Wiki ในช่องทางของตน

เนื่องจากคนส่วนใหญ่ดูเหมือนจะไม่เข้าใจวิธีการใช้งานอย่างชัดเจน หากคุณไม่คุ้นเคยกับวิธีใช้ Wikis ใน Microsoft Teams นี่คือบทความสำหรับคุณ!

เครื่องมือ Wiki ใน Microsoft Teams คืออะไร?

Wikis เป็นแอป Microsoft Teams เริ่มต้นที่อนุญาตให้สมาชิกในทีมใช้แชนเนลของตนเพื่อสร้าง เพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูลภายใน Microsoft Teams เพิ่มเป็นสองเท่าของเครื่องมือแก้ไขข้อความอัจฉริยะและเครื่องมือสื่อสารสำหรับทีม

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเริ่มส่วนต่างๆ ภายในแชนเนล Teams และทำงานร่วมกับสมาชิกคนอื่นๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลในที่ที่รวมศูนย์ มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย Wikis บน Microsoft Teams

การสร้างแท็บ Wiki

แม้ว่าแต่ละแชนเนลใน Microsoft Teams จะมาพร้อมกับแท็บ Wiki เริ่มต้น คุณสามารถสร้างแท็บเพิ่มเติมได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณในขณะนั้นและขนาดของทีมของคุณ คุณยังสามารถลบ Wiki ดั้งเดิมที่มาพร้อมกับ Microsoft Teams และสร้าง Wiki ของคุณเองได้

ในการสร้างแท็บ Wiki ใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกที่ปุ่มเพิ่มแท็บบนแท็บ Wiki ของคุณ

   

2. ค้นหาและเลือกวิกิพีเดีย

   

3. เปลี่ยนชื่อWikiของคุณตามที่คุณต้องการ (ชื่อในอุดมคติจะเป็นหัวข้อของWikiเพราะจะทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น)

   

4. คลิกที่บันทึก
5. เริ่มเพิ่มข้อมูลไปยัง Wiki ของคุณ

การเพิ่มหน้า

สิ่งแรกที่คุณควรทราบเกี่ยวกับแท็บ Wiki ของคุณคือวิธีเพิ่มหน้า เมื่อคุณสร้างหน้าแรกแล้วและต้องการเพิ่มหน้าพิเศษพร้อมข้อมูลเพิ่มเติม คุณเพียงแค่:

1. ยุบเมนู Wiki ของคุณโดยกดปุ่มที่ด้านบนซ้าย
2. คลิกที่ตัวเลือก หน้าใหม่

   

3. เปลี่ยนชื่อเพจของคุณ

   

4. สุดท้ายคลิกที่หน้าและเริ่มแก้ไข

การดูหน้าวิกิ

ในการดูหน้า Wiki ที่มีอยู่แล้ว:

1. เลือกแท็บ Wikiที่คุณต้องการจากช่องของทีม

   

2. เมื่อเปิดขึ้น ให้สแกนหน้าจอสำหรับ Wiki ที่คุณต้องการเข้าถึง

   

3. คลิกที่ปุ่มExpand Wikiเพื่อดูหน้าและส่วนต่างๆ ที่มีอยู่

   

4. เลือกหน้าหรือส่วนที่คุณต้องการ แล้ว Wiki จะแสดงขึ้นบนหน้าจอ

การแก้ไขหน้า Wiki

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้หน้า Wiki คือคุณสามารถแก้ไขและอัปเดตข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องดิ้นรน ตราบใดที่คุณเข้าถึงเพจได้ คุณจะมีสิทธิ์แก้ไขเพจโดยอัตโนมัติ

วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับทีมที่ทำงานร่วมกันในโครงการ ในการแก้ไขหน้า Wiki:

1. คลิกการกระทำใดๆ บนหน้า Wiki ที่คุณต้องการเพื่อเปิดใช้งานโหมดแก้ไข
2. พิมพ์การเปลี่ยนแปลงหรือส่วนเพิ่มเติมของคุณในหน้า
3. จัดรูปแบบหน้าตามที่คุณต้องการโดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ

   

โปรดทราบว่า Wiki มีตัวเลือกการจัดรูปแบบยอดนิยมทั้งหมด รวมทั้งตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ฯลฯ

การเพิ่มส่วน

การเพิ่มส่วนต่างๆ ในหน้า Wiki ของคุณจะช่วยให้คุณจัดระเบียบเนื้อหาของหน้า Wiki เป็นส่วนย่อยได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถสื่อสารและแสดงความคิดเห็นในส่วนที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องกว้างเกินไป

คุณสามารถสร้างหลายส่วนในหน้า Wiki เดียวและติดป้ายกำกับตามที่คุณต้องการเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เพื่อทำสิ่งนี้:

1. วางเมาส์เหนือชื่อส่วนที่มีอยู่
2. คลิกที่+สัญลักษณ์ที่จะปรากฏขึ้นและขอให้คุณเพิ่มส่วนใหม่ที่นี่

   

3. ส่วนใหม่จะปรากฏใต้ส่วนก่อนหน้าของคุณ เปลี่ยนชื่อและเพิ่มข้อมูลตามที่คุณต้องการ

การแก้ไขส่วนของคุณ

คุณสามารถแก้ไขส่วนที่มีอยู่ของคุณโดยจัดลำดับหรือลบส่วนที่คุณไม่ต้องการ

1. ในการตรวจสอบส่วนต่างๆ ของคุณ ให้คลิกที่เมนูยุบส่วนที่อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
2. จัดเรียงส่วนของคุณใหม่โดยเลื่อนขึ้นหรือลงตามที่คุณต้องการ
3. หากคุณไม่จำเป็นต้องมีในหน้าวิกิพีเดียของคุณคุณสามารถลบได้โดยคลิกที่ตัวเลือกเพิ่มเติม > ลบ

   

การพูดถึงผู้คนในหน้า Wiki

การทำงานร่วมกันบนหน้า Wiki มักจะต้องการให้คุณดึงความสนใจของเพื่อนร่วมทีมของคุณไปที่หน้านั้น ๆ ในการวาดพวกเขาไปที่หน้า คุณสามารถใช้ @ กล่าวถึง ตามด้วยชื่อผู้ใช้ของพวกเขา

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการการดำเนินการของสมาชิกคนใดคนหนึ่ง แทนที่จะเป็นทั้งทีม หากต้องการพูดถึงผู้ทำงานร่วมกัน:

1. พิมพ์@ในหน้า Wiki ที่เปิดอยู่ซึ่งคุณกำลังแก้ไข พร้อมกับชื่อของบุคคลนั้น
2. จากรายการคำแนะนำที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกผู้ทำงานร่วมกันเป้าหมายของคุณ
3. สมาชิกในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนการกล่าวถึงพร้อมท์ให้ตอบกลับ

การเริ่มต้นการสนทนาส่วน

เมื่อทำการทำงานร่วมกันของหน้า Wiki คุณอาจต้องให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับหน้า Wiki ที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ อย่างไรก็ตาม สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้ความคิดเห็นเหล่านี้ปรากฏบนหน้า Wiki ด้วยตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถสร้างส่วนการสนทนาแยกต่างหากสำหรับการสนทนาเหล่านี้

1. บนขอบขวาของส่วนที่เลือกสนทนาแสดงมาตราปุ่ม

   

2. ในบานหน้าต่างการสนทนาที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการ

   

3. คลิกที่ส่ง
4. โปรดทราบว่าสมาชิกในทีมยังสามารถเห็นการสนทนานี้บนแชนเนลทีม

ประโยชน์ของการใช้ Wikis ภายในทีมของคุณ

เมื่อคุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับ Wikis และวิธีการใช้งานแล้ว บางทีคุณอาจกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ ในการรวม Wiki เข้ากับทีมของคุณ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการเกี่ยวกับตำแหน่งที่จะใช้ Wikis

กฎการทำงาน

ทุกองค์กรอาศัยกฎเกณฑ์ในการทำงานอย่างราบรื่น ของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น คุณสามารถใช้ Wikis เพื่อบันทึกและแบ่งปันกฎของบริษัทของคุณกับทั้งทีม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานกับทีมที่อยู่ห่างไกล คุณอาจต้องการสร้างหน้า Wiki เพื่อแนะนำพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา

ทรัพยากร

หากคุณประสบปัญหากับวิธีการที่เหมาะสมที่สุดในการออกการเข้าสู่ระบบทีมให้กับสมาชิกโดยไม่เสี่ยงต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณควรพิจารณาโพสต์บน Wiki ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอนุญาตการเข้าถึงอย่างจำกัดเฉพาะผู้ที่ต้องการทรัพยากร ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยไว้ สมาชิกในทีมยังสามารถแชร์ลิงก์ที่เกี่ยวข้องซึ่งจะช่วยพวกเขาในการทำงาน

คำแนะนำและคำแนะนำวิธีใช้

หน้า Wiki เหมาะสำหรับการสรุปคำแนะนำที่คุณอาจต้องการสื่อสารทั่วทั้งทีม คำแนะนำเหล่านี้อาจรวมถึงแนวทางของโครงการหรือลำดับชั้นของสถานที่ทำงาน ทั้งหมดนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องติดต่อกับพนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับคำแนะนำโดยละเอียดและขั้นตอนที่สมาชิกในทีมของคุณอาจต้องอ้างอิงเป็นครั้งคราว

คำถามที่พบบ่อย

ทีมของคุณมีส่วนคำถามที่พบบ่อยหรือไม่? ถ้าไม่เช่นนั้น คุณต้องสร้างด้วย Microsoft Teams คุณสามารถใช้ Wiki ร่วมกับคำถามที่พบบ่อยของคุณเพื่อสรุปคำถามทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นในทีม เช่น กระบวนการที่ทีมต้องดำเนินการ และเมื่อใด สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับทีมของคุณ

การแบ่งปันบันทึกเกี่ยวกับโครงการ

คุณมีโครงการที่คุณต้องดำเนินการเป็นระยะหรือไม่? จากนั้น คุณต้องมีสมุดบันทึกเสมือนที่มีรายละเอียดทั้งหมดของแต่ละขั้นตอนของโครงการ และสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ในแต่ละขั้นตอนของโครงการ

หน้า Wiki ช่วยให้ทีมของคุณทำอย่างนั้นได้ การใช้หน้า Wiki สมาชิกในทีมสามารถให้รายละเอียดข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนของโครงการสำหรับการอ้างอิงของทีมต่อไป ซึ่งช่วยให้ถ่ายโอนข้อมูลได้อย่างราบรื่นและเพิ่มผลผลิต

ที่เกี่ยวข้อง: แอพเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุดสำหรับ Microsoft Teams

ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณวันนี้

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทีมของคุณคือการสนับสนุนการใช้ Wikis ด้วย Wiki ผู้เชี่ยวชาญในทีมสามารถแบ่งปันความรู้และสร้างที่เก็บซึ่งสมาชิกในทีมใหม่สามารถวาดคำแนะนำและความรู้ทางเทคนิคได้

วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดการฝึกอบรมที่ไม่จำเป็นและซ้ำซากทุกครั้งที่มีสมาชิกใหม่ในทีมเข้าร่วม