Suite Office Microsoft mempunyai aplikasi yang berbeza untuk tugasan yang berbeza. Jadi, sebagai contoh, jika anda ingin mencipta pangkalan data, Microsoft Access menyokong anda. Access menyediakan kebanyakan ciri yang anda harapkan daripada sistem pengurusan pangkalan data hubungan. Anda boleh membuat jadual, borang, pertanyaan, perhubungan, laporan, makro, modul, untuk menamakan beberapa.
Tetapi dari semasa ke semasa, anda mungkin mahu mengeksport data daripada Microsoft Access ke Word. Jika anda sedang mencari cara mudah untuk mengeksport data Access ke dalam Word, anda berada di tempat yang betul.
Cara Akses Mengeksport Objek ke Word
Sebelum menunjukkan kepada anda cara mengeksport data daripada Microsoft Access ke Word, anda perlu memahami beberapa asas. Pertama, anda tidak boleh mengeksport semua jenis objek daripada Akses ke Word.
Pada masa ini, anda hanya boleh mengeksport jadual, pertanyaan, borang dan laporan. Walau bagaimanapun, setiap objek masih mempunyai beberapa batasan. Bermula dengan rekod, Access hanya mengeksport rekod yang berada dalam paparan yang dipilih. Aplikasi tidak akan memasukkan semua data tersembunyi dalam laporan. Begitu juga, Access hanya boleh mengeksport borang dan helaian data dengan subbentuk dan helaian sub-data.
Satu-satunya cara mengatasinya ialah dengan mengeksport setiap subbentuk dan sub helaian data. Jika anda mengeksport laporan utama, anda boleh mengeksport berbilang subbentuk dan sublaporan.
Kedua, anda tidak boleh mengeksport perhubungan, makro, modul dan objek grafik seperti gambar dan objek Microsoft Graph daripada Access to Word. Selain itu, Access hanya akan mengeksport hasil daripada ungkapan dan bukan ungkapan itu sendiri.
Akhir sekali, tiada cara untuk mengimport data daripada Microsoft Access ke Word. Anda mesti bermula dalam Access, eksport data anda ke dokumen baharu, kemudian salin kandungan dan tampalkannya ke dalam dokumen Word sedia ada anda.
Cara Mengeksport Data Akses ke Dokumen Word
Mengeksport data Akses ke Word menggunakan alat Export—RTF File Wizard terbina dalam. Sudah tentu, alat ini mempunyai banyak had mengenai pengeksportan data Access, tetapi ia lebih baik daripada tiada.
Tetapi jika itu terlalu mengehadkan, anda boleh mencari beberapa alternatif Microsoft Access percuma terbaik untuk penggantian yang mungkin. Jika tidak, ikuti langkah ini untuk mengeksport data anda daripada Akses ke Word:
- Buka pangkalan data Access anda .
- Pilih objek yang ingin anda eksport dalam Anak Tetingkap Navigasi .
- Periksa jadual, pertanyaan, borang atau laporan untuk memastikan ia bebas ralat. Akses biasanya termasuk penunjuk ralat setiap kali ia mengecam ralat. Ini boleh termasuk segitiga hijau dan pelbagai nombor ralat. Langkah ini penting kerana Access akan menggantikan lokasi ralat secara automatik dengan nilai nol selepas mengeksport data anda.
- Pilih paparan atau bahagian data untuk dieksport. Cara terbaik untuk memilih data untuk dieksport daripada berbilang jadual adalah dengan menjalankan pertanyaan MS Access . Jika anda ingin mengeksport semua data daripada objek, langkau langkah ini.
- Klik tab Data Luaran dan pilih Lagi > Word . Alat wizard Eksport—RTF File eksport akan dibuka.
- Dalam pop timbul Wizard Eksport—RTF File eksport, masukkan nama fail anda dan pilih destinasi.
- Tandai kotak semak Buka fail destinasi selepas operasi eksport selesai jika anda perlu.
- Jika anda memilih data tertentu untuk dieksport, tandai kotak semak Eksport hanya rekod yang dipilih . Jika tidak, biarkan kotak semak untuk mengeksport semua data dalam objek.
- Klik OK untuk memulakan proses eksport.
Jika fail dengan nama yang serupa wujud, anda boleh memilih sama ada Access harus menimpanya atau tidak. Pilih Ya untuk menulis ganti fail, atau Tidak untuk memilih nama baharu untuk fail anda dalam pop timbul.
Secara lalai, Access akan mencipta fail Format Teks Kaya Microsoft Word dengan sambungan RTF. Untuk menambahkan data Akses anda pada dokumen Word, ikuti langkah berikut:
- Buka dokumen RTF.
- Salin semua kandungan dokumen.
- Tampalkan data dalam dokumen Word anda.
Jika anda mendapati alat wizard Eksport—RTF File eksport membosankan untuk digunakan, terdapat jalan keluar yang lebih mudah. Salin data daripada jadual, pertanyaan, borang atau laporan Access anda dan tampalkannya terus ke dalam dokumen Word anda.
Berkaitan: Cara Membuat Borang dalam Microsoft Access
Eksport Data Akses ke Word Tanpa Kerumitan
Pangkalan data ialah cara terbaik untuk menyimpan data. Jika anda perlu mengeksport data Akses anda ke apl lain seperti Word atau Excel, Wizard Fail Eksport—RTF terbina dalam menjadikan keseluruhan proses berjalan lancar, walaupun dengan beberapa batasan.
Jika anda mempunyai data yang luas untuk digunakan, borang Access menawarkan cara yang lebih berkuasa untuk menambahkan lebih banyak data pada pangkalan data anda. Ia lebih mudah digunakan apabila mengedit jadual dan menambah lebih banyak data.